Workflow – czy dokumenty mogą być akceptowane elektronicznie?

Na co dzień każdy z nas korzysta z dziesiątek przykładów elektronicznej akceptacji. Przelewy w bankowości internetowej, odbicie e-karty po wejściu do pracy, tankowanie na stacji benzynowej za pomocą karty flotowej, zakupy internetowe czy choćby samo naciśnięcie „Lubię to” na popularnym portalu internetowym. Ostatnio spotkaliśmy się nawet z zarejestrowaniem obecności dzieci w przedszkolu za pomocą kart elektronicznych. Dlaczego by zatem nie przejść na elektroniczną akceptację dokumentów?
W każdej firmie jest niezliczona ilość dokumentów, które podlegają akceptacji (od umów, budżetów, bilansów, raportów, regulaminów i uchwał zarządu, przez wnioski urlopowe, delegacje, rezerwację zasobów, zamówienia i faktury kosztowe na procedurach specyficznych dla każdej branży kończąc – jak: procesy produkcyjne i sprzedażowe, zamówienia usług, zgłoszenia serwisowe, reklamacje, dokumentacja przetargowa i projektowa). W czym akceptacja elektroniczna jest lepsza od podpisu? Korzyści jest cała lista:

Precyzja i monitoring
Każdy użytkownik posiadający swój unikalny login i hasło nie przemknie niepostrzeżony. Wszystkie działania związane z akceptacją, wprowadzaniem zmian lub odczytem dokumentu są zarejestrowane w systemie z dokładnością nie tylko co do daty, ale także godzin, minut i sekund.
Tym samym w sprawny sposób regulaminy, uchwały czy komunikaty mogą zostać dostarczone do poszczególnych pracowników. Pracownicy, po zapoznaniu się z dokumentem, akceptują go jednym kliknięciem, dzięki czemu zarząd firmy ma udokumentowaną znajomość nowych przepisów.

Bezpieczeństwo
Biorąc pod uwagę politykę bezpieczeństwa panującą w bankach, nikt nie kwestionuje zasad elektronicznej akceptacji przelewów za pomocą tokenów, kodów przesyłanych w smsach lub certyfikatów. Bank nie jest w stanie śledzić czy dany klient przekazał kartę z numerem PIN swojemu partnerowi celem wypłaty gotówki z bankomatu. Świadomy użytkownik nie zrobi tego ze względu na bezpieczeństwo swoich środków.
Podobnie świadomy pracownik nie udostępni swoich danych innemu współpracownikowi ze względu na zagrożenie konsekwencjami. Ponadto, polityka bezpieczeństwa może wymagać regularnej zmiany hasła dostępu do systemu, w którym akceptujemy dokumenty. A nawet gdyby nieuprawniony użytkownik próbował podszyć się pod kogoś innego, to zawsze pozostanie ślad pewnej niekonsekwencji działań (np. zmiany zostały dokonane podczas nieobecności właściwego pracownika, o czym świadczyć będzie data i godzina w raportach systemowych).
Dla kluczowych procesów akceptacji, szczególnie tych związanych z zewnętrznymi organami kontroli, podpisy elektroniczne mogą zostać zintegrowane z podpisem elektronicznym kwalifikowanym. Dokumentacja elektroniczna opatrzona elektronicznym podpisem kwalifikowanym i przedkładana w urzędach posiada status równy z dokumentacją papierową podpieczętowaną i podpisaną odręcznie.

Raporty
Na podstawie wprowadzonych danych (zarówno tych opisujących dokument, jak i danych systemowych dotyczących informacji technicznych co działo się z dokumentem i kto dane czynności przeprowadzał) można wygenerować wygodne raporty. Tym sposobem, na przykład, ewidencja godzin pracy kancelarii prawnej nad dokumentacją danej sprawy nie stanowi problemu. Raport jest natychmiastowy i stanowi wiarygodny załącznik do faktury dla klienta oraz rozliczenia godzin pracy poszczególnych pracowników kancelarii.

Wygoda
Dzięki elektronicznej akceptacji dokumentów możliwe jest ich zatwierdzanie w trybie zdalnym (forma dostępu różni się w zależności od polityki bezpieczeństwa firmy – najczęściej pracownik loguje się za pomocą VPN). Wyobraźmy sobie o ile szybciej jest zaakceptować faktury kosztowe handlowcowi lub serwisantowi, który praktycznie nieustannie jest w terenie poza firmą. Możemy zagwarantować, że z faktu szybkiej akceptacji faktury najbardziej cieszy się księgowość, a i sam pracownik jest zadowolony, że ma „pracę papierkową z głowy” za pomocą jednego kliknięcia.
Oszczędności przy jednoczesnym rozszerzenie zakresu działalności
Wiele firm korzysta z elektronicznej akceptacji dokumentów, by móc usprawnić współpracę kilku oddziałów w różnych lokalizacjach. Nierzadko firmy posiadają jeden dział marketingu, księgowości lub HR dla wielu oddziałów (nawet w strukturach międzynarodowych). Akceptacja elektroniczna dokumentów pozwala wówczas na funkcjonowanie zbliżone do firmy posiadającej biura w jednym budynku. Oszczędności wynikające z braku konieczności tworzenia kopii oraz kosztów przesyłek pocztowych i kurierskich są w skali roku zaskakująco wysokie.

Konkurencyjność
Dzięki elektronicznej akceptacji dokumentów, mniejsze firmy mogą zyskać poprzez dotarcie do szerszego grona klientów nawet w odległych miejscach. Dostarczenie dokumentacji do elektronicznej akceptacji przez klienta (np. dokumentacji technicznej do produkcji, planów i rysunków technicznych do budowy, projektu realizacji zlecenia) nie wymaga, by klient pochodził z tej samej lokalizacji, co dostawca. Jest to znacznie wygodniejsza i szybsza metoda niż wymiana korespondencji poprzez e-mail. Ponadto, firma posiada każdorazowo wiarygodny i jednoznaczny dowód zatwierdzenia przez klienta projektu. Dzięki zaproponowanemu rozwiązaniu nawet niewielka firma w małej miejscowości może zyskać referencje z odległych obszarów wielkomiejskich, dla których niższa cena jest nierzadko podstawowym warunkiem zlecenia. Do decyzji firmy należy także czy oszczędności wynikające z zastosowania elektronicznej akceptacji dokumentów wykorzysta jako dodatkowy procent marży czy też rabat podnoszący konkurencyjność cen.

Workflow
Elektroniczna akceptacja dokumentów poprzez danego pracownika to tylko jeden krok, który może mieć konsekwencje w przekazaniu zaakaceptowanego dokumentu do kolejnej osoby. Dla szybkiej i efektywnej pracy firmy można zbudować cały ciąg takich kroków i powiązać je odpowiednio warunkami i scenariuszami. Powstaje w ten sposób mapa procesu biznesowego pozwalająca na sprawny workflow. I tu właśnie ujawnia się sens elektronicznej akceptacji dokumentów.
Wracając do przywołanego przez nas na początku przykładu banku… Wszystkie powyższe argumenty przekonały właśnie sektor bakowości komercyjnej do zastosowania m.in. elektronicznej akceptacji dokumentacji kredytowej. W bankach komercyjnych kompletowanie, przekazywanie do centrali, analiza i decyzyjność dotycząca dokumentacji kredytowej oparta jest właśnie o mapę procesów z wielopoziomową akceptacją elektroniczną na wielu krokach danego procesu. Jeśli ktoś z Państwa zastanawiał się skąd biorą się promocje w bankach oraz jakie mechanizmy pozwalają na wyścig który bank szybciej udzieli decyzji kredytowej, teraz już wszystko pozostaje jasne.