Przemysł 4.0 – Jaki wpływ wywiera na sposób funkcjonowania  placówek publicznych?

Przemysł 4.0 to rewolucja, o której słyszy się z każdej strony. Efekty automatyzacji oraz współpracy maszyn i systemów coraz częściej zaczynają przechodzić ludzkie wyobrażenia. Przeciętny człowiek zaczyna się zastanawiać czy to go również dotyczy i gdzie może zobaczyć efekty rewolucji cyfrowej w codziennym życiu.
Placówki publiczne — ile razy godzinami staliśmy w kolejce, ponieważ zabiegani pracownicy nie mogli odnaleźć potrzebnych im dokumentów? Ile razy byliśmy odsyłani z kwitkiem, ponieważ wymagane informacje nie zostały odnalezione w bazach danych placówki?
Przeciętny Polak załatwiający od czasu do czasu sprawy urzędowe, zdrowotne, czy edukacyjne odpowie — wiele.
Nie zrozumcie mnie źle, tu nie chodzi o to, aby narzekać na pracowników placówek publicznych. Ci choćby chcieli, nie zmienią tego, w jaki sposób cała placówka pracuje.

Dlatego warto się zastanowić, czy zarządzanie dokumentami w placówkach publicznych jest trudniejsze niż w prywatnych firmach, jeśli tak, to czy może zostać zmienione?
Być może jest tych dokumentów więcej lub muszą przechodzić przez bardziej skomplikowaną wielopoziomową akceptację. Czy w takim razie istnieje sposób, aby system pracy w urzędach, szkołach, szpitalach — stał się płynny, szybki i niemalże bezbłędny?

Jak przemysł 4.0 może wpłynąć na pracę Twojego urzędu miasta?

Przypatrując się bliżej pracy urzędów, można zacząć się zastanawiać, jak te na przykład, w dużych miastach przetwarzają kilkanaście tysięcy faktur rocznie? Czy urzędnicy muszą przepisywać dane z każdego dokumentu księgowego do systemu na komputerze, po czym przesyłać dalej i czuwać nad ich akceptacją?

Tak, wciąż w większości przypadków. Mimo wszystko, Polska jako kraj członkowski Unii Europejskiej zobowiązuje się do wdrażania w życie przedstawianych przez UE dyrektyw. Jedną z nich jest dyrektywa, która od niedawna zobowiązuje placówki, będące zamawiającymi podczas przetargów publicznych do posiadania systemu umożliwiającego odbiór i przetwarzanie dokumentów księgowych o standardzie unijnym. W ciągu dwóch lat to prawo ma zacząć obowiązywać również placówki będące po stronie wykonującej zamówienie.

Obecnie, nowe prawo dotyczy tylko zamówień powyżej kwoty będącej progiem unijnym. Zgodnie z ustaleniami Urzędu Zamówień Publicznych RP, od stycznia 2020 komunikacja elektroniczna będzie również dotyczyła wszystkich zamówień publicznych niezależnie od kwoty.
W ten oto sposób powoli zmienia się środowisko, w którym pracujemy lub z którym mamy styczność. Czwarta rewolucja przemysłowa, choć wydaje się czymś gwałtownym, zmienia sposób działania firm i placówek stopniowo.

Które miasto wprowadziło zmiany jako pierwsze?

W związku z tym, jak bardzo postępująca i nieunikniona jest elektronizacja dokumentów, organizacje zaczęły wychodzić naprzeciw zapowiedziom zmieniającego się prawa i wprowadzać zmiany. Co jest zrozumiałą i rozsądną decyzją, ponieważ rewolucja systemu, w jakim pracują placówki publiczne, nie może wydarzyć się z dnia na dzień. Rozpoczęcie wprowadzania zmian odpowiednio wcześnie pozwala przeszkolić odpowiednio pracowników organizacji, jak i również dopatrzyć się uchybień i możliwości rozwoju w dotychczas przeprowadzanych procesach.
Interesujące jest jednak to, kto już rozpoczął działania — nie tylko dopasowujące się do innowacyjnych wymogów Europejskich, ale również znacznie zwiększające komfort i efektywność pracowników, a co za tym idzie zadowolenie klientów.

Składająca się z około 270 jednostek organizacyjnych Gmina Wrocław, jako pierwszy urząd w Polsce podjęła się kompletnej elektronizacji dokumentów księgowych, jeszcze przed wejściem wyżej wspomnianej ustawy. Wdrożenie polegało na przeniesieniu zadań wykonywanych dotychczas papierowo na procesy systemu informatycznego. W rezultacie ułatwiono księgowanie i ewidencję podatkową, a dzięki braku konieczności ręcznego przepisywania faktur zaoszczędzono przy tym mnóstwo czasu.

Wdrożony system to nie tylko możliwość przesyłania faktur, ale również archiwum dokumentów, proces OCR, automatyczne generowanie poleceń dla pracowników, wielopoziomowa akceptacja i automatyczne przekazywanie faktury do płatności. W przypadku miasta Wrocław, akceptacja faktury w niektórych przypadkach posiada ponad 20 poziomów i wymaga stabilnego oprogramowania. Natomiast różnorodność dostarczanych plików, np. odwrotne obciążenie, środki trwałe, projekty unijne oraz pozostałe narzędzia używane w placówce wymagają od systemu niezwykłej elastyczności, oraz możliwości integracji.

Korzystne tylko dla placówek publicznych?

W związku z dyrektywą UE urzędy są zmuszone po takie rozwiązanie prędzej czy później sięgnąć. W przeciwieństwie do firm działających w sektorze prywatnym, które w ten sposób zwiększyć swoją konkurencyjność.

Korzyści płynące z wdrożenia systemu obejmującego obieg dokumentów wpływają na, między innymi: Redukcję czasu poświęcanego przez pracowników na przetwarzanie dokumentów, zmniejszenie kosztów pracy i administracji, redukcję ryzyka popełnienia błędu lub zagubienia dokumentu, rozpoznawanie duplikatów, szybkie i intuicyjne rozpoznawanie dokumentów, możliwość pracy wielu osób nad tym samym dokumentem równocześnie i usprawnienie rejestracji dokumentów. Tym samym dobrze dobrany system oferuje również niezliczone możliwości integracji oraz rozwoju wraz ze wzrostem i zmianami organizacji.