Elektroniczny obieg dokumentacji w firmie
Zaufali nam
Każde przedsiębiorstwo to suma zachodzących w nim procesów. Te mają dwa wymiary: organizacyjny i formalny. Wymiar organizacyjny to procedury, decyzje i przepływ informacji. Wymiar formalny tworzą natomiast maile, dokumenty oraz formularze w systemach. Gdy obieg dokumentów w organizacji nie odbywa się według wcześniej ustalonych standardów, staje się coraz bardziej nieefektywny, a każdy z elementów procesów w wymiarze formalnym traci swoją wartość.
Sprawne zarządzanie dokumentami i archiwizacja mogą być banalnie proste
Odkryj nowoczesne podejście do zarządzania dokumentami! Sprawdź nasz system obiegu dokumentów już teraz i zobacz, jak możemy usprawnić przepływ informacji w Twojej firmie.
Zachęcamy do dalszej lektury w celu poznania powodów i rozwiązań problemów, jakie z pozoru tak prosty proces, jak elektroniczny obieg dokumentów może przynieść w Twojej firmie.
Natomiast jeśli trafiłeś tu szukając systemu do obiegu dokumentów, zachęcamy do przescrollowania do dołu strony i przeczytaniu części, która doradzi jaki system obiegu dokumentów wybrać.
Elektroniczny obieg dokumentów – wyzwania
Jedną z kluczowych form wymiaru formalnego występującą w firmach jest papier, a czasami nawet jego nadmiar. Pojawia się on w organizacjach w formie obiegu dokumentów przeważnie z dwóch powodów.
Pierwszym powodem jest wymóg zewnętrzny: regulacje prawne (lub ich brak) dotyczące sposobu dokumentowania procesów czy decyzji, które nie pozwalają na wyeliminowanie dokumentu papierowego z procesu.
Drugim powodem jest często przestarzały proces, w którym obieg dokumentu papierowego stosowany jest z przyzwyczajenia lub braku cyklicznego optymalizowania pracy w firmie. Funkcjonujący dokument jest więc dokumentem wewnętrznym, niewymaganym z perspektywy regulacji czy ewentualnych procesów dowodowych.
W obu tych przypadkach naturalnym krokiem rozwojowym jest postawienie na elektroniczny obieg dokumentów – czyli digitalizacja. W przypadku konieczności zachowania formy papierowej dokumentu, działania powinny zmierzać do skrócenia ścieżki, jaką przebywa dokument i przeniesieniu go w formie skanu do obiegu elektronicznego. Jeżeli dokument papierowy nie jest formalnie wymagany, to powinien zostać wyeliminowany na rzecz informacji przesyłanych elektronicznie. Przy czym nie mówimy tu o mailach, a o formularzach w systemach informatycznych, w których obieg informacji może być w skuteczny sposób raportowany.
Jak przebiega proces digitalizacji w obu przypadkach?
Obieg dokumentów papierowych
W sytuacji, gdy dokument w formie papierowej, nie może zostać wyeliminowany całkowicie z obiegu, w pierwszej kolejności musimy określić ścieżkę, jaką przebywa on obecnie w organizacji. Analizę zaczynamy od określenia wszystkich punktów wejścia obiegu dokumentów, bez względu na ich typ. Albowiem często zdarza się, iż w organizacji istnieje obieg dokumentów mieszany. (Część dokumentów pojawia się w organizacji jako dokument elektroniczny, a część jako papier — dobrym przykładem są faktury). Kluczowym aspektem tej analizy, jest ujęcie wszystkich punktów startowych, takich jak urządzenia (poczta, kurier, mail, skaner, aplikacje, systemy), czy lokalizacje (oddziały, pracownicy mobilni, przedstawiciele, agencje). Jedynie analizując obieg dokumentów całościowo, mamy szansę na ustrukturyzowanie jego przepływu w całej organizacji.
Drugim krokiem analizy całego obiegu dokumentów jest optymalizacja punktów wejścia dokumentów papierowych. Ma to być proces, który zamienia dokument papierowy w dokument elektroniczny tworząc elektroniczny obieg dokumentów. Jest to najbardziej czasochłonny etap przetwarzania dokumentu. Wymaga bowiem zeskanowania i opisania każdego pisma, faktury itp.
Możliwości optymalizacji zależeć będą od rodzaju i wielkości organizacji, głównie ze względu na ilość jej lokalizacji. W każdym przypadku należy skupić się nad trzema wytycznymi:
- skrócenie ścieżki obiegu dokumentu papierowego przed skanowaniem
- umożliwienie łatwej fizycznej archiwizacji oraz późniejszego śledzenia oryginału dokumentu w obiegu już po zeskanowaniu
- zredukowanie ilości pracowników uczestniczących w obiegu dokumentów papierowych do niezbędnego minimum
- Obieg dokumentów przed skanowaniem
Jednym z najważniejszych elementów, o który należy zadbać w procesie digitalizacji dokumentu, jest połączenie jego fizycznej postaci z formą elektroniczną. Prawdopodobnie najprostszym i zarazem najbardziej skutecznym sposobem, jest szeroko stosowane oznaczanie każdego dokumentu wchodzącego w elektroniczny obieg kodem kreskowym. W większości przypadków można użyć zakupionych rolek z wydrukowanymi już kodami. Koszt jednego kodu w takim przypadku oscyluje w granicach 0,01 PLN.
Elektroniczny obieg dokumentów i wykorzystanie w nim kodów kreskowych – pozytywnie wpłynie na dwie podstawowe kwestie:
Archiwum fizyczne
Po pierwsze, pozwala usprawnić sposób archiwizowania fizycznych dokumentów. W firmach, w których obieg dokumentów koncentruje się na fakturach, dokumenty składowane mogą być według indeksu kodu, zamiast na przykład kontrahentów. Ułatwia to odnalezienie takiego dokumentu, w przypadku konieczności sięgnięcia do oryginału.
W firmach zarządzających dużą ilością zróżnicowanej dokumentacji, w których akta muszą być powiązane ze sobą, a archiwum fizyczne stanowi odrębnie zarządzaną przestrzeń, jedną z podstawowych danych opisujących dokument, jest jego fizyczna lokalizacja. Kod kreskowy wykorzystuje się w takim przypadku podczas procesu składowania dokumentu, następnie wchodzi on automatycznie do elektronicznego systemu obiegu dokumentów. Osoba odpowiedzialna skanuje kod kreskowy tuż przed umieszczeniem dokumentu w archiwum, a następnie oznacza jego fizyczną lokalizację. Dzięki temu rozwiązaniu, zarządzanie nawet dużą przestrzenią archiwum fizycznego nie stanowi problemu.
Lokalizacja dokumentu
W przypadku papieru obieg dokumentów w firmie w większości jest jednokierunkowy (od sekretariatu do archiwum), a sięgnięcie do oryginału zdaża się sporadycznie, zarządzanie nimi nie jest wielkim wyzwaniem. Problemy pojawiają się w momencie, gdy mamy do czynienia z częstą obsługą wypożyczania dokumentacji. Bądź, gdy dokumenty pojawiają się w obiegu najpierw w wersji elektronicznej, a dopiero później w postaci dokumentu papierowego.
W tym przypadku, zastosowanie kodów kreskowych umożliwia lokalizację dokumentu w organizacji poprzez oznaczenie każdorazowego przekazania dokumentu skanowaniem kodu. W ten sposób tworzy się jednolita historia obiegu dokumentu, uwzględniając różne lokalizacje firmy i budując jedną cyfrową księgę korespondencji.
Zamiana dokumentów na formularze
Aby obieg danych odbywał się najefektywniej oraz bezproblemowo, firmy powinny dążyć do osiągnięcia ustabilizowanej elektronicznej struktury. W takiej strukturze, obieg dokumentów papierowych może zostać zastąpiony elektronicznym obiegiem informacji.
Analizując kroki, które należy wykonać, aby wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów, zalecamy rozpoczęcie od zdefiniowania celów i korzyści, jakie chcesz, aby Twój biznes tym samym osiągnął.
Podstawowym celem wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów jest możliwość raportowania bieżącego stanu zadań, realizacji, obłożenia pracy oraz efektywności na każdym etapie przepływu informacji. Oznacza to, że przekazywane dane muszą mieć ustrukturyzowaną formę zamkniętą w bazie danych. Każda informacja powinna być porównywalna z inną tego samego typu. Aby mogło się to wydarzyć, niezbędny jest odpowiedni system elektronicznego obiegu dokumentów. Zanim jednak uruchomimy proces transformacji obiegu dokumentów w firmie, na obieg formularzy, musimy rozważyć kilka kluczowych kwestii.
Co należy rozważyć przed wdrożeniem elektronicznego obiegu dokumentów (EOD)?
Pierwszą kwestią są ludzie. Z perspektywy technicznej zamiana formy przepływu informacji z analogowej na cyfrową nie jest zabiegiem skomplikowanym. Jakkolwiek proces jakim jest obieg dokumentów, ma ogromny wpływ na pracowników, którzy przez ostatnie lata funkcjonowali w określonych procesach, budując nawyki, rozwiązując problemy i szukając efektywności, korzystając z określonych narzędzi. Zmiana, jaką pragniemy wprowadzić, będzie więc wymagała nie tyle “przeskoku mentalnego” (jak czasem określają to menadżerowie) ile wypracowania nowej formy organizacji pracy. To, co bowiem dostarczamy digitalizując proces to jedynie narzędzia, które mogą być wykorzystane lepiej lub gorzej.
Dlatego należy mieć świadomość drugiej bardzo istotnej kwestii. Efektywność procesów kryje się często we wspomnianych nawykach wypracowanych w trakcie rozwoju przedsiębiorstwa. Często dochodzi do sytuacji, gdy osoby zarządzające organizacją nie zdają sobie sprawy z większości z nich. Z tego powodu, istotne jest, aby w mądry, przewidywalny sposób zaangażować już na etapie analizy procesów osoby, które na co dzień z procesem mają do czynienia.
Należy mieć pełną świadomość, że źle przeprowadzona cyfryzacja procesu takiego jak obieg dokumentów, może zmniejszyć efektywność pracy zespołu, mimo najlepiej dobranej technologii. Inercję, jaką odczuć można w organizacji podczas projektowania procesów cyfrowych, należy przyjąć jako przewidywaną część wdrożenia. Zazwyczaj słuszną, ponieważ chroniącą przedsiębiorstwo przed zbyt gwałtownymi zmianami.
Od czego zacząć wprowadzanie zmian w dotychczasowym procesie obiegu dokumentów?
Tak jak w każdym procesie zmian w organizacji, pierwszym krokiem, jaki musimy wykonać przed wdrożeniem elektronicznego obiegu dokumentów, jest analiza. Od czego powinniśmy jednak zacząć? Czy możemy określić stan wyjściowy, poszukując nieefektywności procesowych, aby zastąpić je nowymi rozwiązaniami? Czy też odrzucamy dotychczasową formę i projektujemy nową, „idealną”, określając w kolejnych krokach zmiany, jakich należy dokonać, aby taką formę osiągnąć? Odpowiedź na to pytanie zależy niestety od wielu czynników i każda organizacja musi odpowiedzieć sobie na to pytanie indywidualnie.
Zanim się to jednak wydarzy, zrób krok wstecz i odpowiedz sobie na pytanie: „dlaczego chcemy wdrożyć system elektronicznego obiegu dokumentów?”.
Powodów wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów może być kilka. Mimo że firma osiągnie z tego korzyści na wielu płaszczyznach, to zdeterminowanie głównego argumentu jest niezwykle istotne. Wpłynie on zarówno na ostateczny kształt wdrożonego procesu, jak i sam proces jego projektowania.
Jakie więc mogą być powody zmiany formy, w jakiej obieg dokumentów dotychczas się odbywał? Możliwości jest wiele, lecz koncentrują się one głównie na trzech przestrzeniach. Elektroniczny obieg dokumentów pozwoli na:
- Redukcję kosztów
- Zwiększoną efektywność pracy / pojemność procesowa
- Lepszy nadzór / kontrolę
1. Redukcja kosztów
Jeżeli głównym powodem wdrożenia systemu elektronicznego obiegu dokumentów, wskazywanym przez osoby zarządzające organizacją, jest redukcja kosztów, to najpierw należy określić o jakich kosztach mowa. Koszty w procesie, jakim jest obieg dokumentów, rozkładają się w kilku przestrzeniach. Rzadko kiedy mówiąc o kosztach w typ przypadku, mamy na myśli koszt papieru czy druku. Jedynie w największych organizacjach jest to element, który sam z siebie może uzasadnić wdrożenie systemu.
Dużo większe koszta kryją się w samym procesowaniu dokumentów. Co więcej, nie dotyczą one pracowników niższych szczebli w organizacji, zatem redukcja czasu na tym poziomie odnosi się raczej do punktu 2. o którym mowa poniżej. W tym przypadku realna redukcja kosztów odbywa się na poziomie osób zarządzających i kontrolujących procesy. Napływające dokumenty, które wymagają akceptacji, kumulują się czy to na biurku, czy w skrzynce odbiorczej osoby odpowiedzialnej za ich zatwierdzenie. Kumulacja ta powoduje zwolnienie procesu akceptacji, a następnie wypełnia istotną przestrzeń pracownika zarządu, którego czas jest kosztowny dla organizacji. Ponadto nadmiar dokumentów, zmniejsza precyzje kontroli, co kwestionuje cały proces akceptacji, generując koszty spowodowane błędami lub niewłaściwymi decyzjami.
Nagromadzone dokumenty wpływają bezpośrednio na jakość i czas pracy osób z zarządu, a także zwolnienie procesu obiegu tego dokumentu. Ponadto wypełniają istotną przestrzeń pracownika zarządu, którego czas jest kosztowny dla organizacji, oraz zmniejsza precyzje kontroli, co kwestionuje cały proces akceptacji, generując przy tym koszty spowodowane błędami lub niewłaściwymi decyzjami.
2. Efektywność pracy / pojemność procesowa
W odniesieniu do wspomnianej w poprzednim punkcie redukcji czasu pracy pracowników niższego szczebla, nie mamy na myśli przeważnie redukcji kosztów. Zredukowanie czasu pracy przy elektronicznym obiegu dokumentów, nie zredukuje realnie kosztów etatów. Zwiększy natomiast ilość dokumentów czy też informacji, jakie przetworzyć może pracownik w tym samym czasie. Oznacza to, że organizacja może zwiększyć ilość procesowanych realizacji bez konieczności zwiększenia zatrudnienia, co za tym idzie — bez zwiększania kosztów w tej przestrzeni firmy.
3. Nadzór / kontrola
Jednym z częściej wskazywanych celów zastąpienia tradycyjnego obiegu dokumentów systemem do elektronicznego obiegu korespondencji wewnętrznej, jest zwiększenie kontroli procesowej i w konsekwencji zmniejszenie ilości błędów.
Błędy powstające jako efekt nieefektywnie przeprowadzonego procesu, mogą być zdecydowanie poważniejsze niż niezamierzone koszty: od reklamacji, utraty klienta, przez konsekwencje podatkowe, czy nawet utratę licencji, czy też koncesji. Możliwość wychwycenia błędu na jego wczesnym etapie jest często nie do przecenienia w organizacjach różnej wielkości i z różnych branż.
W większości przypadków motywacja do wdrożenia rozwiązań takich jak elektroniczny obieg dokumentów, będzie połączeniem wszystkich trzech punktów. Jakkolwiek zdefiniowanie ich wagi na początkowym etapie analizy przedwrożeniowej pozwoli na precyzyjne określenie planu dalszych działań.
Elektroniczny obieg dokumentów i informacji – EOD – Analiza
Gdy zdefiniowaliśmy już nasze główne cele, jakie chcemy osiągnąć dzięki wdrożeniu systemu elektronicznego obiegu dokumentów, to w kolejnym kroku należy wybrać ścieżkę projektową, którą podążymy dalej. Tutaj, jak wcześniej wspomnieliśmy, wszystko zależeć będzie od charakteru organizacji.
Co zrobić w przypadku średniej wielkości przedsiębiorstwa?
W firmie, w której cyfryzacja procesów jest przygotowaniem do zwiększenia ilości zamówień, powiększenia zespołu lub wdrożenia nowego produktu, czy ekspansji? W pierwszej kolejności, najkorzystniej byłoby zaprojektować docelowy proces obiegu informacji, który zastąpi bieżący obieg dokumentów. Następnie, w kolejnym kroku określenie ścieżki dojścia do pożądanej formy.
Co zrobić w przypadku większej firmy, która obejmuje analizowanym procesem dużą ilość pracowników, i w której występuje wcześniej wspomniana inercja?
Modelowym rozwiązaniem byłoby odtworzenie procesów w stanie obecnym, a następnie poszukiwanie optymalizacji w każdym kroku tych procesów. W miarę możliwości, odseparowując kolejne przestrzenie poddawane optymalizacji.
Oczywiście jak już wspomnieliśmy, czynników wpływających na dobór odpowiedniej ścieżki jest wiele i każdorazowo decyzja ta będzie podejmowana indywidualnie. Przy bardzo rozbudowanych procesach, konieczne może być rozdzielenie go na mniejsze części i przyjęcie odpowiedniej metodologii do każdej z nich osobno.
Elektroniczny obieg dokumentów, a ryzyko popełnienia błędu?
Bez względu jednak na kształt i rozmiar organizacji, najważniejszym aspektem digitalizacji procesu obiegu dokumentów jest automatyzacja. Polega ona na przekazaniu odpowiedzialności za wykonanie określonych czynności lub podjęcie decyzji w procesie, systemowi, który ma obsługiwać elektroniczny obieg dokumentów. Choć wydaje się to ryzykowne, (poprzez brak ingerencji osobowy fizycznej) to paradoksalnie jest elementem zmniejszającym ryzyko.
Decyzje podejmowane na podstawie „twardych” danych, za pomocą algorytmów czy reguł pozostają niezmienne. Te same decyzje podejmowane przez człowieka są poddane dodatkowym czynnikom, takim jak na przykład rozproszenie uwagi w danym momencie. Statystyki pokazują, że najczęściej popełniane błędy w procesach firmowych, nie wynikają z braku kompetencji a braku koncentracji, czy też zwykłych pomyłek.
Jakie zadania można przejąć system elektronicznego obiegu dokumentów?
Wszystkie, które są oparte na danych i nie wymagają refleksji człowieka. Również, a może nawet w szczególności te, które polegają na przeniesieniu czy kopiowaniu danych, a więc:
– Wypełnianie formularzy
– Tworzenie powtarzalnych dokumentów
– Dołączanie skanów dokumentów do formularzy
– Dołączanie / wzbogacanie danych, danymi z innych procesów czy systemów
– Archiwizację dokumentów
– Przekazywanie danych pomiędzy aplikacjami / systemami
Elektroniczny obieg dokumentów między systemami
W ten sposób dochodzimy do jednego z najważniejszych punktów. Poniższe informacje są w szczególności ważne, gdy zdecydowaliśmy się już podjąć proces analizy obieg dokumentów w firmie, czy jakiejkolwiek innej organizacji.
Punktem inicjującym rozważania aby zautomatyzować elektroniczny obieg dokumentów, jest przeważnie chęć zaadresowania konkretnego procesu występującego w organizacji. Czasami nawet konkretnego typu dokumentu, jak na przykład: umowy, faktury, zlecenia, reklamacji itp. Nie jest jednak możliwe wyizolowanie danego procesu z przedsiębiorstwa, bez wpływu na pozostałe.
Każdy element elektronicznego obiegu dokumentów jest tylko częścią głównego procesu i bazuje na danych przetwarzanych również w innych działaniach firmy. Co więcej, elementy te wpływają na czynności w częściach organizacji, które nie uczestniczą bezpośrednio w danym obiegu.
Dlatego ważne jest całościowe spojrzenie na firmę, przed przystąpieniem do analizy oraz wybór odpowiedniego systemu, który zostanie wdrożony.
Jaki system elektronicznego obiegu dokumentów wybrać?
Trafnym wyborem systemu, który spełni oczekiwane wymagania, jest nie tylko program do elektronicznego obiegu dokumentów, lecz system pokrywający wszystkie procesy w organizacji — system low-code workflow.
System workflow, inaczej nazywany również platformą digitalizacji low-code, daje możliwość automatyzacji nie tylko obiegu korespondencji wewnętrznej w firmie, ale każdego procesu w niej występującego. (Niekoniecznie opartego o jakikolwiek dokument). System daje możliwość sięgnięcia po dane występujące w innych procesach organizacji, bez konieczności ingerencji osoby fizycznej.
Najlepszy system to taki, który obsługując elektroniczny obieg dokumentów, może zostać poszerzony o dodatkowe funkcje w dowolnym czasie. Np. gdy tylko firma zdecyduje się przenieść na kolejne poziomy automatyzacji. Dzięki temu eliminujemy potrzebę szkolenia pracowników obsługi kolejnego programu.
Ponadto, systemy workflow i low-code charakteryzują się niezwykle wysoką skutecznością w zakresie eliminowania błędów i oszczędności czasu. Jest to skutek wykorzystania bardziej zaawansowanych algorytmów oraz szerszych możliwości integracji z innymi systemami niż „pudełkowe” programy DMS stworzone jedynie do obsługi elektronicznego obiegu dokumentów.
Analizując możliwości dostępnych na rynku rozwiązań oraz rozważając przyszłość większości rozwijających się organizacji, zasadnym rozwiązaniem jest sięgnięcie po zaawansowany system, już na samym początku automatyzacji.
Zespół e-MSI, dzięki wieloletniemu doświadczeniu, potrafi zamknąć nawet najbardziej skomplikowane procesy w systemie workflow, jakim jest wdrażany przez nas od 7 lat system JobRouter. Świadczy o tym nieustannie powiększające się grono zadowolonych klientów, o których przeczytacie w naszym portfolio. Niezależnie od branży, w jakiej Twoja firma się specjalizuje, z chęcią stawimy czoło nawet największym wyzwaniom w automatyzacji biznesu.
Dowiedz się więcej na temat systemów workflow.
Error: Contact form not found.
