Elektroniczny obieg dokumentów w firmie
Zwiększ efektywność dzięki cyfryzacji procesów
Elektroniczny obieg dokumentów pozwala skrócić czas przetwarzania dokumentów i znacząco poprawić efektywność firmy. Dzięki cyfryzacji obiegu dokumentów, automatyzacji procesów i integracji z innymi systemami biznesowymi, Twoja organizacja może zwiększyć kontrolę nad przepływem informacji, ograniczyć koszty operacyjne i wyeliminować papierową administrację.
Zaufali nam
Nowoczesne zarządzanie dokumentacją z JobRouter
Niezależnie od tego, czy masz do czynienia z wieloma dokumentami, nasze rozwiązanie umożliwia bezpieczne przechowywanie i błyskawiczne wyszukiwanie potrzebnych informacji.
W erze cyfryzacji efektywny system zarządzania dokumentami jest kluczem do sukcesu każdej organizacji. JobRouter to zaawansowany system Elektronicznego Obiegu Dokumentów (EOD), który automatyzuje i przyspiesza procesy biznesowe, eliminując potrzebę tradycyjnej, papierowej administracji. Dzięki e-MSI Twoja firma zyska pełną kontrolę nad przepływem informacji, zwiększając wydajność i redukując koszty operacyjne.
Elektroniczny Obieg Dokumentów z JobRouter® i e-MSI® – Synergia na rzecz najwyższej jakości
Połączenie globalnie uznanego oprogramowania JobRouter®, wdrażanego w setkach organizacji na całym świecie, z doświadczeniem i wiedzą ekspertów e-MSI tworzy unikalną wartość dla klientów.
Dzięki tej synergii użytkownicy zyskują dostęp do zaawansowanego systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów oraz lokalnego wsparcia, które gwarantuje dopasowanie rozwiązania do specyfiki polskiego rynku i indywidualnych potrzeb każdej organizacji.
Taki model współpracy zapewnia najwyższą jakość wdrożeń, stabilność działania systemu i pełne wsparcie na każdym etapie użytkowania.
Kluczowe funkcjonalności systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów
Automatyczne tworzenie i wypełnianie dokumentów
JobRouter® automatycznie łączy dane z procesów biznesowych z szablonami dokumentów, podpisami cyfrowymi, grafiką, tworząc spójne i aktualne dokumenty. Proces jest bezpieczny i automatyczny, umożliwiając także pobieranie, drukowanie i wysyłanie dokumentów bez konieczności interwencji.
- Łączenie danych z procesów z szablonami dokumentów.
- Automatyczne pobieranie, drukowanie i wysyłanie dokumentów.
- Zautomatyzowane wysyłanie e-maili do określonych odbiorców.
JobArchive – Integralna część systemu EOD
JobArchive to moduł umożliwiający zarządzanie dokumentami elektronicznymi, zapewniając szybki dostęp, archiwizację i kontrolę dostępu. Dzięki pełnej integracji z procesami biznesowymi, masz dostęp do dokumentów w jednym miejscu, bezpiecznie i z łatwym wyszukiwaniem.
- Nielimitowana liczba dokumentów i archiwów.
- Szybkie przeglądanie, pobieranie i drukowanie dokumentów.
- Zintegrowana archiwizacja z procesami i kontrolą dostępu.
JobViewer 2 – Inteligentny sposób edycji dokumentów
JobViewer 2 to aplikacja webowa, która umożliwia przeglądanie i edytowanie dokumentów bezpośrednio w przeglądarce.
- Przeglądanie dokumentów w przeglądarce webowej.
- Dodawanie adnotacji i pieczęci do dokumentów.
- Integracja z przepływem pracy dla pełnej identyfikowalności.
Aplikacja JobRouter® Scan – Zarządzanie dokumentami z każdego miejsca na świecie
JobRouter® Mobile pozwala na dostęp do centrum dokumentów na urządzeniach mobilnych, umożliwiając jednocześnie skanowanie, robienie zdjęć i przesyłanie dokumentów do procesów lub archiwów, co sprawia, że praca z dokumentami jest możliwa z dowolnego miejsca.
- Skanowanie i przesyłanie dokumentów do procesów z urządzeń mobilnych.
- Wykorzystanie dokumentów w formacie PDF w procesach i archiwach.
JobRouter® Sign – Zintegrowane podpisy elektroniczne
JobRouter® Sign umożliwia cyfrowe podpisywanie dokumentów, takich jak umowy czy potwierdzenia zamówień, w sposób bezpieczny, łatwy i zgodny z wymaganiami prawnymi. Dostępne zarówno na urządzeniach stacjonarnych, jak i mobilnych.
- Cyfrowe podpisywanie dokumentów bez papieru.
- Bezpieczne podpisy zgodne z podpisami cyfrowymi.
Integracja systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów z innymi systemami
Platformę JobRouter® z istniejącym lub predefiniowanym środowiskiem IT i wykorzystywanymi narzędziami. Nowoczesne systemy ERP, CRM lub ECM oraz internetowe narzędzia do współpracy.
Nasza platforma pasuje do każdego środowiska IT i może łączyć się zarówno ze starszymi, jak i istniejącymi systemami, aby zapewnić zgodność i przejrzystość.
Co mówią o nas inni?
Opinie klientów są naszą wizytówką
Kluczowe aspekty systemu obiegu dokumentów
Tworzenie własnych typów dokumentów
Użytkownicy mogą samodzielnie definiować nowe typy dokumentów i tworzyć indywidualne ścieżki przepływu pracy, dopasowane do specyficznych procesów organizacyjnych.
Automatyczne odczytywanie danych (OCR)
Zaawansowana funkcjonalność OCR pozwala na automatyczne wyodrębnianie danych z faktur i innych dokumentów, co znacznie usprawnia procesy rejestracji i obiegu dokumentów.
Elektroniczne archiwum
Platforma umożliwia przechowywanie dokumentów oraz łatwe zarządzanie zarówno bieżącymi, jak i archiwalnymi, z dostępem 24/7, przy zapewnieniu pełnego bezpieczeństwa danych.
Ułatwiona dekretacja
Po digitalizacji procesów następuje automatyczna dekretacja faktury, co pozwala na szybsze i dokładniejsze przypisanie odpowiednich kategorii do dokumentów, co wspiera poprawność i efektywność księgowania, co przekłada się na oszczędność czasu.
Intuicyjny interfejs użytkownika
System oferuje przyjazny, łatwy do nauki interfejs, wyposażony w funkcje, które wspierają efektywność użytkowników w codziennej pracy z dokumentami.
Elastyczność i skalowalność
System jest w pełni skalowalny i elastyczny, co pozwala na jego łatwe dostosowanie do zmieniających się potrzeb organizacji i rozwoju nowych procesów biznesowych.
Technologia low-code
Platforma low-code umożliwia szybkie i intuicyjne tworzenie oraz dostosowywanie aplikacji i procesów bez potrzeby zaawansowanego programowania, co przyspiesza wdrożenia i zmiany.
Integracja z systemami IT
System wspiera integrację z różnorodnymi narzędziami IT, w tym programami księgowymi, ERP czy CRM. Umożliwia to płynne przesyłanie danych, synchronizację procesów oraz efektywne zarządzanie danymi w ramach istniejącej infrastruktury.
Jak przebiega wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów?
Analiza biznesowa i rekomendacje
Nasze warsztaty analityczne pomagają zrozumieć specyfikę Twojej firmy i wskazać obszary do optymalizacji procesów. Dzięki doświadczeniu w digitalizacji wielu branż pomożemy Ci zwiększyć przewagę konkurencyjną i wspierać skalowanie biznesu.
Wdrożenie poprzez prototypowanie
Tworzymy prototypy procesów i weryfikujemy postępy co 1-3 tygodnie z Twoim zespołem. Dzięki temu wdrożenie jest szybkie, bezproblemowe, a system spełnia wszystkie oczekiwania. Zapewniamy materiały szkoleniowe wspierające przyszłe wdrożenia.
Testy i uruchomienie
Przygotowujemy scenariusze testowe, a podczas uruchomienia produkcyjnego zapewniamy pełne wsparcie konsultantów i helpdesku. Wdrożone procesy są dokumentowane, aby ich przyszły rozwój był stabilny i efektywny.
Rozwój w trzech odsłonach
Procesy w Twojej organizacji muszą ewoluować wraz z jej rozwojem. Niezależnie od tego, czy chcesz rozwijać system wewnętrznie, czy z naszym wsparciem, jesteśmy gotowi na dalszą współpracę.
Rozpocznij swoją cyfrową podróż z JobRouter®
Przekształć procesy biznesowe w cyfrowe, zautomatyzowane środowisko z JobRouter®: systemem oferującym niskokodowość, szybkość i elastyczność.
Przypadki użycia systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów
System e-MSI pozwala realizować pełną automatyzację procesów związanych z obiegiem umów w firmie. Dzięki elektronicznemu podpisowi i możliwości konfiguracji przepływu pracy, każda umowa przechodzi przez określone etapy, takie jak przygotowanie, akceptacja, podpisanie i archiwizacja. System umożliwia:
- Śledzenie statusu umowy w czasie rzeczywistym.
- Powiadomienia o wymaganych działaniach, np. o potrzebie akceptacji lub podpisu.
- Automatyczne przechowywanie umów w centralnym repozytorium, z pełnym dostępem do historii zmian.
Elektroniczny obieg dokumentacji z e-MSI to rozwiązanie idealne dla firm i instytucji, które chcą zwiększyć efektywność korespondencji przychodzącej i wychodzącej. Dzięki integracji z systemem e-doręczeń, użytkownicy mogą przesyłać i odbierać korespondencję w formie cyfrowej, zgodnie z wymogami prawnymi. System wspiera:
- Automatyczną rejestrację korespondencji wpływającej i wysyłanej.
- Przypisywanie dokumentów do odpowiednich osób lub działów.
- Monitorowanie terminów odpowiedzi i archiwizację dokumentów zgodnie z procedurami.
Procesy, takie jak rozliczenia delegacji czy urlopu, stają się proste i szybkie. Pracownicy mogą złożyć wniosek bezpośrednio w systemie, który automatycznie przekazuje go do przełożonego. Funkcje obejmują:
- Automatyczne sprawdzanie dostępności dni urlopowych.
- Powiadomienia o zaakceptowanych lub odrzuconych wnioskach.
- Zintegrowanie z kalendarzem firmowym, co pozwala na planowanie zasobów.
SSystem umożliwia pełną automatyzację procesu zakupowego, zapewniając kontrolę i transparentność na każdym etapie. Dzięki integracji z innymi systemami ERP oraz zaawansowanej funkcjonalności, procesy zakupowe są szybsze, bardziej precyzyjne i łatwiejsze do monitorowania:
- Elektroniczne składanie wniosków o zamówienie, zgodnie z ustaloną polityką zakupową firmy.
- Automatyczne przekazywanie zamówień do odpowiednich osób lub działów zatwierdzających.
- Śledzenie statusu zamówienia oraz generowanie raportów dotyczących realizacji zakupów i wydatków.
System obsługuje faktury i automatyczną wysyłkę przelewu, jednocześnie rejestrując, dekretując i archiwizując dane. Proces akceptacji, pozwala na szybkie zatwierdzanie faktur oraz śledzenie ich statusu w czasie rzeczywistym:
- Automatyczne odczytywanie danych z faktur za pomocą OCR, co eliminuje ręczne wprowadzanie danych.
- ntegracja z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) zaczyna się od otrzymania faktury, umożliwiając jej automatyczne pobieranie, rejestrację i archiwizację zgodnie z przepisami prawa.
- Bezproblemową współpracę z systemami ERP i księgowymi, zapewniając płynną wymianę danych.
Korzyści z wdrożenia systemu elektronicznego obiegu dokumentów
Oszczędność czasu w procesach operacyjnych
Automatyzacja tradycyjnego obiegu dokumentów skraca czas realizacji procesów administracyjnych nawet o 70%, eliminując przestoje i ręczne działania.
Redukcja kosztów związanych z obsługą dokumentów
Cyfrowy pozwala zmniejszyć wydatki na materiały biurowe, przechowywanie i drukowanie nawet o 50%.
Zwiększenie przejrzystości procesów
System umożliwia pełne monitorowanie etapów realizacji dokumentów, co poprawia kontrolę i efektywność działań w organizacji.
Podniesienie poziomu bezpieczeństwa danych
Zaawansowane technologie szyfrowania i śledzenie zmian w dokumentach zapewniają zgodność z RODO i ochronę przed nieautoryzowanym dostępem.
Zgodność z wymaganiami prawnymi
System wspiera organizacje w spełnianiu norm prawnych dotyczących archiwizacji, audytów i przechowywania danych wrażliwych.
Wsparcie pracy zdalnej i mobilnej
Umożliwia dostęp do dokumentów z dowolnego urządzenia, co usprawnia współpracę zespołową i efektywność w modelu pracy hybrydowej.
Umów się na bezpłatną analizę potrzeb
Jesteśmy tu, aby wspierać Twój rozwój i sukces.
Bartosz Wicijowski
Chief Sales Officer
+48 577 992 636
bartosz.wicijowski@e-msi.pl
Nasze osiągnięcia
Efektywne zarządzanie dokumentami – jak usprawnić obieg informacji w firmie?
Każde przedsiębiorstwo to suma zachodzących w nim procesów. Te mają dwa wymiary: organizacyjny i formalny. Wymiar organizacyjny to procedury, decyzje i przepływ informacji. Wymiar formalny tworzą natomiast maile, dokumenty oraz formularze w systemach.
Gdy obieg dokumentów w organizacji nie odbywa się według wcześniej ustalonych standardów, staje się coraz bardziej nieefektywny, a każdy z elementów procesów w wymiarze formalnym traci swoją wartość.
Sprawne zarządzanie dokumentami i archiwizacja mogą być banalnie proste
Odkryj nowoczesne podejście do zarządzania dokumentami! Sprawdź nasz system obiegu dokumentów już teraz i zobacz, jak możemy usprawnić przepływ informacji w Twojej firmie.
Zachęcamy do dalszej lektury w celu poznania powodów i rozwiązań problemów, jakie z pozoru tak prosty proces, jak elektroniczny obieg dokumentów może przynieść w Twojej firmie.
Natomiast jeśli trafiłeś tu szukając systemu do obiegu dokumentów, zachęcamy do przescrollowania do dołu strony i przeczytaniu części, która doradzi jaki system obiegu dokumentów wybrać.
Elektroniczny obieg dokumentów – wyzwania
Jedną z kluczowych form wymiaru formalnego występującą w firmach jest papier, a czasami nawet jego nadmiar. Pojawia się on w organizacjach w formie obiegu dokumentów przeważnie z dwóch powodów.
Pierwszym powodem jest wymóg zewnętrzny: regulacje prawne (lub ich brak) dotyczące sposobu dokumentowania procesów czy decyzji, które nie pozwalają na wyeliminowanie dokumentu papierowego z procesu.
Drugim powodem jest często przestarzały proces, w którym obieg dokumentu papierowego stosowany jest z przyzwyczajenia lub braku cyklicznego optymalizowania pracy w firmie. Funkcjonujący dokument jest więc dokumentem wewnętrznym, niewymaganym z perspektywy regulacji czy ewentualnych procesów dowodowych.
W obu tych przypadkach naturalnym krokiem rozwojowym jest postawienie na elektroniczny obieg dokumentów – czyli digitalizacja. W przypadku konieczności zachowania formy papierowej dokumentu, działania powinny zmierzać do skrócenia ścieżki, jaką przebywa dokument i przeniesieniu go w formie skanu do obiegu elektronicznego.
Jeżeli dokument papierowy nie jest formalnie wymagany, to powinien zostać wyeliminowany na rzecz informacji przesyłanych elektronicznie. Przy czym nie mówimy tu o mailach, a o formularzach w systemach informatycznych, w których obieg informacji może być w skuteczny sposób raportowany.
Jak przebiega proces digitalizacji w obu przypadkach?
Obieg dokumentów papierowych
W sytuacji, gdy dokument w formie papierowej, nie może zostać wyeliminowany całkowicie z obiegu, w pierwszej kolejności musimy określić ścieżkę, jaką przebywa on obecnie w organizacji. Analizę zaczynamy od określenia wszystkich punktów wejścia obiegu dokumentów, bez względu na ich typ. Albowiem często zdarza się, iż w organizacji istnieje obieg dokumentów mieszany. (Część dokumentów pojawia się w organizacji jako dokument elektroniczny, a część jako papier — dobrym przykładem są faktury). Kluczowym aspektem tej analizy, jest ujęcie wszystkich punktów startowych, takich jak urządzenia (poczta, kurier, mail, skaner, aplikacje, systemy), czy lokalizacje (oddziały, pracownicy mobilni, przedstawiciele, agencje). Jedynie analizując obieg dokumentów całościowo, mamy szansę na ustrukturyzowanie jego przepływu w całej organizacji.
Drugim krokiem analizy całego obiegu dokumentów jest optymalizacja punktów wejścia dokumentów papierowych. Ma to być proces, który zamienia dokument papierowy w dokument elektroniczny tworząc elektroniczny obieg dokumentów. Jest to najbardziej czasochłonny etap przetwarzania dokumentu. Wymaga bowiem zeskanowania i opisania każdego pisma, faktury itp.
Możliwości optymalizacji zależeć będą od rodzaju i wielkości organizacji, głównie ze względu na ilość jej lokalizacji. W każdym przypadku należy skupić się nad trzema wytycznymi:
- skrócenie ścieżki obiegu dokumentu papierowego przed skanowaniem
- umożliwienie łatwej fizycznej archiwizacji oraz późniejszego śledzenia oryginału dokumentu w obiegu już po zeskanowaniu
- zredukowanie ilości pracowników uczestniczących w obiegu dokumentów papierowych do niezbędnego minimum
- Obieg dokumentów przed skanowaniem
Jednym z najważniejszych elementów, o który należy zadbać w procesie digitalizacji dokumentu, jest połączenie jego fizycznej postaci z formą elektroniczną. Prawdopodobnie najprostszym i zarazem najbardziej skutecznym sposobem, jest szeroko stosowane oznaczenia każdego dokumentu wchodzącego w elektroniczny obieg kodem kreskowym.
Zamiana dokumentów na formularze
Aby obieg danych odbywał się najefektywniej oraz bezproblemowo, firmy powinny dążyć do osiągnięcia ustabilizowanej elektronicznej struktury. W takiej strukturze, obieg dokumentów papierowych może zostać zastąpiony elektronicznym obiegiem informacji.
Analizując kroki, które należy wykonać, aby wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów, zalecamy rozpoczęcie od zdefiniowania celów i korzyści, jakie chcesz, aby Twój biznes tym samym osiągnął.
Podstawowym celem wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów jest możliwość raportowania bieżącego stanu zadań, realizacji, obłożenia pracy oraz efektywności na każdym etapie przepływu informacji.
Oznacza to, że przekazywane dane muszą mieć ustrukturyzowaną formę zamkniętą w bazie danych. Każda informacja powinna być porównywalna z inną tego samego typu. Aby mogło się to wydarzyć, niezbędny jest odpowiedni system elektronicznego obiegu dokumentów. Zanim jednak uruchomimy proces transformacji obiegu dokumentów w firmie, na obieg formularzy, musimy rozważyć kilka kluczowych kwestii.
Elektroniczny obieg dokumentów i wykorzystanie w nim kodów kreskowych – pozytywnie wpłynie na dwie podstawowe kwestie:
Archiwum fizyczne
Po pierwsze, pozwala usprawnić sposób archiwizowania fizycznych dokumentów. W firmach, w których obieg dokumentów koncentruje się na fakturach, dokumenty składowane mogą być według indeksu kodu, zamiast na przykład kontrahentów. Ułatwia to odnalezienie takiego dokumentu, w przypadku konieczności sięgnięcia do oryginału.
W firmach zarządzających dużą ilością zróżnicowanej dokumentacji, w których akta muszą być powiązane ze sobą, a archiwum fizyczne stanowi odrębnie zarządzaną przestrzeń, jedną z podstawowych danych opisujących dokument, jest jego fizyczna lokalizacja.
Kod kreskowy wykorzystuje się w takim przypadku podczas procesu składowania dokumentu, następnie wchodzi on automatycznie do elektronicznego systemu obiegu dokumentów. Osoba odpowiedzialna skanuje kod kreskowy tuż przed umieszczeniem dokumentu w archiwum, a następnie oznacza jego fizyczną lokalizację. Dzięki temu rozwiązaniu, zarządzanie nawet dużą przestrzenią archiwum fizycznego nie stanowi problemu.
Lokalizacja dokumentu
W przypadku papieru obieg dokumentów w firmie w większości jest jednokierunkowy (od sekretariatu do archiwum), a sięgnięcie do oryginału zdarza się sporadycznie, zarządzanie nimi nie jest wielkim wyzwaniem. Problemy pojawiają się w momencie, gdy mamy do czynienia z częstą obsługą wypożyczania dokumentacji. Bądź, gdy dokumenty pojawiają się w obiegu najpierw w wersji elektronicznej, a dopiero później w postaci dokumentu papierowego.
W tym przypadku, zastosowanie kodów kreskowych umożliwia lokalizację dokumentu w organizacji poprzez oznaczenie każdorazowego przekazania dokumentu skanowaniem kodu. W ten sposób tworzy się jednolita historia obiegu dokumentu, uwzględniając różne lokalizacje firmy i budując jedną cyfrową księgę korespondencji.
Co należy rozważyć przed wdrożeniem elektronicznego obiegu dokumentów (EOD)?
Pierwszą kwestią są ludzie. Z perspektywy technicznej zamiana formy przepływu informacji z analogowej na cyfrową nie jest zabiegiem skomplikowanym. Jakkolwiek proces jakim jest obieg dokumentów, ma ogromny wpływ na pracowników, którzy przez ostatnie lata funkcjonowali w określonych procesach, budując nawyki, rozwiązując problemy i szukając efektywności, korzystając z określonych narzędzi. Zmiana, jaką pragniemy wprowadzić, będzie więc wymagała nie tyle “przeskoku mentalnego” (jak czasem określają to menadżerowie) ile wypracowania nowej formy organizacji pracy. To, co bowiem dostarczamy digitalizując proces to jedynie narzędzia, które mogą być wykorzystane lepiej lub gorzej.
Dlatego należy mieć świadomość drugiej bardzo istotnej kwestii. Efektywność procesów kryje się często we wspomnianych nawykach wypracowanych w trakcie rozwoju przedsiębiorstwa. Często dochodzi do sytuacji, gdy osoby zarządzające organizacją nie zdają sobie sprawy z większości z nich. Z tego powodu, istotne jest, aby w mądry, przewidywalny sposób zaangażować już na etapie analizy procesów osoby, które na co dzień z procesem mają do czynienia.
Należy mieć pełną świadomość, że źle przeprowadzona cyfryzacja procesu takiego jak obieg dokumentów, może zmniejszyć efektywność pracy zespołu, mimo najlepiej dobranej technologii. Inercję, jaką odczuć można w organizacji podczas projektowania procesów cyfrowych, należy przyjąć jako przewidywaną część wdrożenia. Zazwyczaj słuszną, ponieważ chroniącą przedsiębiorstwo przed zbyt gwałtownymi zmianami.
Od czego zacząć wprowadzanie zmian w dotychczasowym procesie obiegu dokumentów?
Tak jak w każdym procesie zmian w organizacji, pierwszym krokiem, jaki musimy wykonać przed wdrożeniem digitalizacji obiegu dokumentów, jest analiza.
Od czego powinniśmy jednak zacząć? Czy możemy określić stan wyjściowy, poszukując nieefektywności procesowych, aby zastąpić je nowymi rozwiązaniami?
Czy też odrzucamy dotychczasową formę i projektujemy nową, „idealną”, określając w kolejnych krokach zmiany, jakich należy dokonać, aby taką formę osiągnąć?
Odpowiedź na to pytanie zależy niestety od wielu czynników i każda organizacja musi odpowiedzieć sobie na to pytanie indywidualnie.
Elektroniczny obieg informacji – Analiza
Gdy zdefiniowaliśmy już nasze główne cele, jakie chcemy osiągnąć dzięki wdrożeniu elektronicznego obiegu faktur, to w kolejnym kroku należy wybrać ścieżkę projektową, którą podążymy dalej. Tutaj, jak wcześniej wspomnieliśmy, wszystko zależeć będzie od charakteru organizacji.
Co zrobić w przypadku średniej wielkości przedsiębiorstwa?
Każda firma, w której cyfryzacja procesów jest przygotowaniem do zwiększenia ilości zamówień, powiększenia zespołu lub wdrożenia nowego produktu, czy ekspansji? W pierwszej kolejności, najkorzystniej byłoby zaprojektować docelowy proces obiegu informacji, który zastąpi bieżący obieg dokumentów. Następnie, w kolejnym kroku określenie ścieżki dojścia do pożądanej formy.
Co zrobić w przypadku większej firmy, która obejmuje analizowanym procesem dużą ilość pracowników, i w której występuje wcześniej wspomniana inercja?
Modelowym rozwiązaniem byłoby odtworzenie procesów w stanie obecnym, a następnie poszukiwanie optymalizacji w każdym kroku tych procesów. W miarę możliwości, odseparowując kolejne przestrzenie poddawane optymalizacji.
Oczywiście jak już wspomnieliśmy, czynników wpływających na dobór odpowiedniej ścieżki jest wiele i każdorazowo decyzja ta będzie podejmowana indywidualnie. Przy bardzo rozbudowanych procesach, konieczne może być rozdzielenie go na mniejsze części i przyjęcie odpowiedniej metodologii do każdej z nich osobno.
Jaki system elektronicznego obiegu dokumentów wybrać?
Trafnym wyborem systemu, który spełni oczekiwane wymagania, jest nie tylko program do elektronicznego obiegu dokumentów w firmie, lecz system pokrywający wszystkie procesy w organizacji — system low-code workflow.
System workflow, inaczej nazywany również platformą digitalizacji low-code, daje możliwość automatyzacji nie tylko obiegu korespondencji wewnętrznej w firmie, ale każdego procesu w niej występującego. (Niekoniecznie opartego o jakikolwiek dokument). System daje możliwość sięgnięcia po dane występujące w innych procesach organizacji, bez konieczności ingerencji osoby fizycznej.
Najlepszy system to taki, który obsługując elektroniczny obieg informacji, może zostać poszerzony o dodatkowe funkcje w dowolnym czasie. Np. gdy tylko firma zdecyduje się przenieść na kolejne poziomy automatyzacji. Dzięki temu eliminujemy potrzebę szkolenia pracowników obsługi kolejnego programu.
Ponadto, systemy workflow i low-code charakteryzują się niezwykle wysoką skutecznością w zakresie eliminowania błędów i oszczędności czasu.
Jest to skutek wykorzystania bardziej zaawansowanych algorytmów oraz szerszych możliwości integracji z innymi systemami niż „pudełkowe” programy DMS stworzone jedynie do obsługi elektronicznego obiegu faktur.
Analizując możliwości dostępnych na rynku rozwiązań oraz rozważając przyszłość większości rozwijających się organizacji, zasadnym rozwiązaniem jest sięgnięcie po zaawansowany system, już na samym początku automatyzacji.
Zespół e-MSI, dzięki wieloletniemu doświadczeniu, potrafi zamknąć nawet najbardziej skomplikowane procesy w systemie workflow, jakim jest wdrażany przez nas od 7 lat system JobRouter. Świadczy o tym nieustannie powiększające się grono zadowolonych klientów, o których przeczytacie w naszym portfolio. Niezależnie od branży, w jakiej Twoja firma się specjalizuje, z chęcią stawimy czoło nawet największym wyzwaniom w automatyzacji biznesu.
Elektroniczny obieg dokumentów, a ryzyko popełnienia błędu?
Bez względu jednak na kształt i rozmiar organizacji, najważniejszym aspektem digitalizacji procesu obiegu dokumentów jest automatyzacja. Polega ona na przekazaniu odpowiedzialności za wykonanie określonych czynności lub podjęcie decyzji w procesie, systemowi, który ma obsługiwać elektroniczny obieg dokumentacji. Choć wydaje się to ryzykowne, (poprzez brak ingerencji osobowy fizycznej) to paradoksalnie jest elementem zmniejszającym ryzyko.
Decyzje podejmowane na podstawie „twardych” danych, za pomocą algorytmów czy reguł pozostają niezmienne. Te same decyzje podejmowane przez człowieka są poddane dodatkowym czynnikom, takim jak na przykład rozproszenie uwagi w danym momencie. Statystyki pokazują, że najczęściej popełniane błędy w procesach firmowych, nie wynikają z braku kompetencji a braku koncentracji, czy też zwykłych pomyłek.
Jakie zadania można przejąć EOD?
Wszystkie, które są oparte na danych i nie wymagają refleksji człowieka. Również, a może nawet w szczególności te, które polegają na przeniesieniu czy kopiowaniu danych, a więc:
– Wypełnianie formularzy
– Tworzenie powtarzalnych dokumentów
– Dołączanie skanów dokumentów do formularzy
– Dołączanie / wzbogacanie danych, danymi z innych procesów czy systemów
– Archiwizację dokumentów
– Przekazywanie danych pomiędzy aplikacjami / systemami
Elektroniczny obieg dokumentów między systemami
W ten sposób dochodzimy do jednego z najważniejszych punktów. Poniższe informacje są w szczególności ważne, gdy zdecydowaliśmy się już podjąć proces analizy obieg dokumentów w firmie, czy jakiejkolwiek innej organizacji.
Punktem inicjującym rozważania aby zautomatyzować elektroniczny obieg dokumentów, jest przeważnie chęć zaadresowania konkretnego procesu występującego w organizacji. Czasami nawet konkretnego typu dokumentu, jak na przykład: umowy, faktury, zlecenia, reklamacji itp. Nie jest jednak możliwe wyizolowanie danego procesu z przedsiębiorstwa, bez wpływu na pozostałe.
Każdy element elektronicznego obiegu faktur jest tylko częścią głównego procesu i bazuje na danych przetwarzanych również w innych działaniach firmy. Co więcej, elementy te wpływają na czynności w częściach organizacji, które nie uczestniczą bezpośrednio w danym obiegu.
Dlatego ważne jest całościowe spojrzenie na firmę, przed przystąpieniem do analizy oraz wybór odpowiedniego systemu, który zostanie wdrożony.
Umów się na bezpłatną analizę potrzeb
Jesteśmy tu, aby wspierać Twój rozwój i sukces.
Bartosz Wicijowski
Chief Sales Officer
+48 577 992 636
bartosz.wicijowski@e-msi.pl
Nasze osiągnięcia
Error: Contact form not found.
