4 przeszkody na drodze do pełnej digitalizacji
Automatyzacja procesów biznesowych jest kluczem do pełnej digitalizacji. Decydenci na całym świecie od lat stawiają sobie za cel cyfrową optymalizację firm. Nieustannie poszukują najlepszego narzędzia, które przyczyniłoby się do zwiększonej konkurencyjności ich firmy w tym obszarze. Znalezienie jednego narzędzia które odpowiedziałoby na wszystkie potrzeby automatyzacji firmy, wydaje się jednak prawie niemożliwe. Zatem większość firm, dążąc do pełnej automatyzacji wdrożyło kilka systemów informatycznych odpowiedzialnych za poszczególne obszary firmy. Tym samym wybierając tańszą i szybszą drogę implementacji, niż wdrożenie systemu, który objąłby cala organizację.
Jednak czy w ten sposób firmy zaoszczędziły? Niezupełnie, przecież teraz każdy z tych systemów potrzebuje osób do zarządzania nimi, a dodatkowo pracownicy są obciążeni manualną wymianą danych między tymi systemami.
Dowiedz się, jakie wzorce myślowe hamują sukces Twojej firmy w zakresie cyfryzacji i jak lepiej podejmować właściwe decyzje w przyszłości.
Przeszkoda 1 na drodze do pełnej digitalizacji: Wykorzystanie wielu indywidualnych narzędzi do automatyzacji cyfrowej.
Błędne przekonanie: „Im bardziej specjalistycznie dobrane narzędzia do automatyzacji cyfrowej, tym wydajniejszy biznes”.
Ze względu na przełomowy rozwój technologii w ostatnich latach na rynku istnieje ogromna liczba („izolowanych”) rozwiązań. Każde z nich obiecuje zdigitalizować określony obszar firmy w najlepszy możliwy sposób. Jednak codzienna działalność nie sprowadza się do jednego obszaru firmy: ludzie pracują razem i muszą wymieniać informacje i dane. Często wymiana ta odbywa się tylko manualnie przez użytkowników, a poszczególne narzędzia komunikują się ze sobą gorzej niż powinny, lub nie komunikują się wcale. Pracownicy tracą cenny czas na sprawdzanie procesów, gromadzenie informacji, czy pytanie o status zadania. W biurze bez papieru zadania te powinny być wspierane systemowo i być zautomatyzowane.
Uwaga: Digitalizacja procesów biznesowych nie polega przede wszystkim na posiadaniu najlepszego narzędzia dla każdego przypadku użycia. O wiele ważniejsze jest usprawnienie architektury systemowej i odciążenie pracowników poprzez kompleksowe procesy cyfrowe. Aby to osiągnąć, konieczne jest, aby decydenci firm, a nie tylko użytkownicy, mieli dokładne wyobrażenie o tym, co jest technologicznie możliwe, ale także co ma sens z perspektywy biznesowej. W przeciwnym razie automatyzacja cyfrowa nie tylko będzie postępowała powoli, ale również nie zaowocuje pożądanym wzrostem wydajności czy obniżką kosztów.
Przeszkoda 2: Wyizolowanie cyfrowej automatyzacji określonego procesu biznesowego
Błędne przekonanie: „Potrzebujemy rozwiązania do obsługi „zobowiązań”.”
To zdanie jest często pierwszym powodem rozważania rozwiązania typu ECM (Enterprise Content Management) lub Workflow. Często firmy opracowują jedynie plan w konkretnym przypadku użycia, co sprawia, że przydatność rozwiązania do innych celów aplikacji schodzi na dalszy plan. W szczególności działy finansowe są pełne różnych przypadków użycia i międzydziałowych procesów biznesowych. W rezultacie traci się duży potencjał, a koszty wciąż rosną.
Według ostatnich ankiet branżowych wśród liderów biznesu, 67% procent firm doświadcza rosnącego popytu na produkty i usługi cyfrowe, które spodziewają się utrzymać w 2022 roku. Ponad 80% planuje dalszy rozwój automatyzacji cyfrowej. 75% uważa, że ich cyfrowe umiejętności pomogły im przetrwać zmiany wynikające z pandemii. Wreszcie tylko połowa ankietowanych firm uznała, że inwestycje w inicjatywy cyfrowe zakończyły się sukcesem. Z kolei mniej niż 20% odnotowało wzrost przychodów i rentowności o 10 lub więcej procent, w wyniku wdrożonej strategii cyfrowej w ciągu ostatnich 12 miesięcy. Zwiększone koszty są problemem dla tych decydentów, którzy nie wykorzystują potencjału wzrostu w podjętych inicjatywach w zakresie automatyzacji cyfrowej.
Planowane inicjatywy automatyzacji cyfrowej w firmach w latach 2021-2023
Nieefektywności w procesach i niski wzrost wyników w firmie mogą w dużej mierze wynikać z procesów, które nie zostały kompleksowo zdigitalizowane. Firmy potrzebują całościowych rozwiązań. Na przykład platformy, która może być wykorzystywana w całej firmie do różnych celów aplikacyjnych, dzięki czemu może zauważalnie i trwale zwiększyć wydajność. Dlatego ponowne przemyślenie strategii cyfrowej musi nastąpić jeszcze przed wyborem systemu. Opracowanie strategii kompleksowej automatyzacji może znacząco pomóc w obniżeniu całkowitego kosztu wdrożenia.
Przeszkoda 3: Wykorzystanie systemów ERP do kompleksowej automatyzacji cyfrowej.
Błędne przekonanie „Przetwarzanie naszych procesów biznesowych odbywa się w systemie ERP”.
Zrozumienie systemów ERP jako kompleksowych narzędzi do automatyzacji procesów cyfrowych jest wzorcem myślowym, który rozpoczął się na początku XXI wieku i trwa do dziś. Wzorzec pomija fakt, że standardowe aplikacje bardzo często nie są w stanie kompleksowo zaspokoić specyficznych potrzeb organizacji. Zwłaszcza w odniesieniu do przepływów workflow i związanej z nimi obsługi dokumentów, danych i procesów. Jeśli mimo wszystko systemy ERP są wykorzystywane do kompleksowej cyfryzacji, często powoduje to zakłócenia wynikające z braku integracji. Na przykład ze względu na potrzebę dodatkowego ręcznego wprowadzania danych lub podczas przełączania między różnymi systemami w ramach procesu.
Właśnie dlatego, firma badawcza Gartner twierdzi, że firmy potrzebują elastycznej platformy do całkowitej automatyzacji procesów biznesowych w całej organizacji. Oprócz samych danych z systemu ERP, procesy często wymagają dodatkowych informacji pochodzących z innych źródeł. Najefektywniej zautomatyzowane procesy wymagają zintegrowanej obsługi informacji opartych na dokumentach oraz obsługi danych podstawowych w bardzo elastyczny sposób.
Uwaga: Wysokowydajna platforma j może sprostać zadanu kompleksowej automatyzacji cyfrowej, ponieważ udostępnia dane odpowiednim procesorom w wymaganym momencie procesu. Interfejsy zapewniają płynną komunikację między systemami. Natomiast zautomatyzowane etapy procesów ułatwiają wymianę informacji i dają pewność co do statusu procesu i wymaganych zgód. Same systemy ERP zwykle nie są w stanie tego zrobić.
Przeszkoda 4: Wykorzystywanie systemów zarządzania dokumentami (DMS) do kompleksowej automatyzacji cyfrowej.
Błędne przekonanie: „Kontrolujemy procesy naszej firmy za pomocą rozwiązania DMS”.
System zarządzania dokumentami jest najczęściej używanym narzędziem w digitalizacji procesów opartych na dokumentach. Niemniej jednak powszechnym błędem jest myślenie, że systemy DMS czy ECM oferują kompleksowe oprogramowanie do digitalizacji i automatyzacji procesów biznesowych. Systemy DMS koncentrują się na dokumentach, a tym samym zaniedbują procesy, które są czysto oparte na danych. W rezultacie traci się duży potencjał.
Bardzo często w obszarach HR, finansów czy sprzedaży powstają rozwiązania DMS, które funkcjonalnie koncentrują się na czystej archiwizacji dokumentów, a nie na faktycznym, cyfrowym cyklu życia dokumentu. Szczególnie w sektorze finansowym skupienie się na dokumentach papierowych prowadzi do prób przeniesienia tradycyjnych lub znanych metod. Na przykład, stemplowania dokumentów jeden do jednego, do świata cyfrowego. Bez uwzględnienia cyfrowej wartości dodanej zautomatyzowanych procesów biznesowych i nowych metod pracy. Sama automatyzacja cyfrowa nie wystarczy.
Jeśli decydenci chcą usprawnić automatyzację cyfrową w swojej firmie – powinni szczegółowo przeanalizować podstawową strategię digitalizacji. Jak wyglądają moje procesy? Gdzie znajdują się wąskie gardła? Jak automatyzacja może pomóc tym procesom? Jakie modele biznesowe można z tego wypracować? Jakie oprogramowanie pozwoli mi osiągnąć oczekiwane wyniki na dłuższą metę?
