Wdrożenie procesów biznesowych – 6 problemów, które pomoże rozwiązać automatyzacja

Wdrożenie procesów biznesowych i ich optymalizacja to dla wielu organizacji konieczność. Czasem jednak wkładają wiele pracy w zaprojektowanie procesów, określenie osób odpowiedzialnych, czy ustalenie drogi obiegu dokumentów, a jednak… wciąż coś nie działa. Z czego wynikają te rozbieżności między oczekiwanym efektem a rzeczywistością? Zapoznaj się z listą problemów, które pojawiają się przy wdrażaniu procesów biznesowych, a które łatwo można rozwiązać dzięki ich automatyzacji.

1. Czas poświęcony na uzyskanie akceptacji i podpisów

Wszystkie decyzje podejmowane w organizacji muszą zostać zatwierdzona przez osoby odpowiedzialne za dane działania. Często jednak z różnych powodów proces ten bardzo się wydłuża: osób decyzyjnych zaangażowanych w jeden proces może być zbyt wiele, dużo czasu zajmuje też dostarczenie takim pracownikom dokumentów, z którymi muszą się zapoznać i je podpisać – zazwyczaj są to osoby zajmujące wyższe stanowiska w organizacji, a tym samym często uczestniczące w spotkaniach czy wykonujące część pracy poza biurem. Jeśli jeden dokument musi trafić po kolei do dwóch, czy trzech osób, oczekiwanie na akceptację może przeciągać się w nieskończoność.

2. Nieobecności pracowników

Procesy w dużej mierze zależne są od pojedynczych pracowników, których akceptacja wymagana jest do wykonania któregoś z etapów procesu. Jeśli nie ustalono wcześniej, kto jest upoważniony do podejmowania decyzji w imieniu takiego pracownika, jego nieobecność lub odejście z pracy może wywołać chaos. Czasem też pracownicy niechętnie zgadzają się na podejmowanie decyzji w imieniu innych, obawiając się ich słuszności.

3. Problemy z komunikacją

Informacje przekazywane sobie na korytarzu, dokumenty dostarczane na biurko czy nawet wysyłanie maili – wszystkie te formy obiegu dokumentów mogą okazać się niedoskonałe. Pamięć może okazać się zawodna, ważny dokument – zagubić, a pilna wiadomość – zostać przeoczona wśród dziesiątek innych przesyłanych każdego dnia. Tym samym opóźnienie wykonania zadania przez jednego pracownika spowoduje konieczność wymiany kolejnych maili i wykonania

telefonów w celu ustalenia, w którym miejscu zatrzymał się proces. Efektywność pracy w takich warunkach drastycznie spada, powodując frustrację wśród zespołu.

4. Wdrożenie nowych pracowników

Zatrudnienie pracownika lub wdrożenie go w nową rolę to konieczność zapoznania go z procesami, za które jest odpowiedzialny lub zgodnie z którymi musi wykonywać swoją pracę. Zwiększa to ryzyko pomyłek – pracownik musi zapamiętać kolejne kroki, na początku będzie musiał zapewne polegać na doświadczeniu bardziej doświadczonych kolegów, którzy, w związku z tym, że niektóre elementy procesów są już dla nich oczywiste, mogą zapomnieć o przekazaniu pewnych kluczowych informacji. Skutkiem tego mogą być błędy, opóźnienia oraz obniżenie jakości pracy.

5. Trudności we wprowadzaniu zmian w procesie

Zmiany w przepisach prawnych czy polityce organizacji lub nawet najdrobniejsze usprawnienia procesu powodują, że musimy poinformować wszystkich zaangażowanych w proces pracowników o każdej modyfikacji lub wymienić dokumenty (np. wzory formularzy). Pracownicy muszą przyzwyczaić się do nowych zasad i zapamiętać je, niektórzy mogą w wyniku pomyłki wciąż stosować stary proces (i np. korzystać z wcześniejszych wersji dokumentów). Ten problem staje się szczególnie kosztowny wtedy, gdy jakiś proces często wymaga mniejszych lub większych modyfikacji. W konsekwencji, efektywność pracy może znacząco spadać.

6. Brak danych pozwalających na usprawnienia i optymalizację

Każdy proces można usprawnić, zoptymalizować i przyspieszyć. Zazwyczaj jednak organizacjom brakuje danych, które by na to pozwalały. Nie ma żadnych narzędzi monitorowania procesu (szczególnie, gdy obieg dokumentów odbywa się w dużej mierze w formie papierowej), więc trudno jest dowiedzieć się, na jakim etapie proces nie działa prawidłowo, więc tym samym nie ma podstaw do tego, aby go skutecznie naprawić, czy ulepszyć. Brak danych nie pozwala na wykrycie i wyeliminowanie „wąskich gardeł”, co staje się możliwe dzięki wykorzystaniu systemów BPM.

Jeśli zmagasz się z którymiś z powyższych problemów podczas wdrażania procesów biznesowych w swojej organizacji, warto rozważyć wykorzystanie systemu do zarządzania procesami biznesowymi, umożliwiającego ich automatyzację. Pozwoli to na usprawnienie komunikacji, zmniejszenie ryzyka błędów pracowników i sprawi, że procesy rzeczywiście zaczną działać.