Zdążyliśmy już przedstawić na blogu kilka powodów, dla których warto przyjrzeć się procesom biznesowym w organizacjach, ale specjalnie dla tych z Was, którzy dopiero zaczynają swoją przygodę z zagadnieniami z zakresu zarządzania procesami biznesowymi, chcielibyśmy powrócić do podstaw. Dziś o tym co w praktyce oznacza BPM.

Co to jest BMP?

Business Process Management, czyli zarządzanie procesami biznesowymi koncentruje się na analizie i ulepszaniu procesów w celu usprawnienia działania organizacji. Czym zatem jest proces? To każdy zbiór wykonywanych krok po kroku czynności, zmierzających do rozwiązania jakiegoś problemu lub ukończenia zadania. Przykład? Złożenie i realizacja zamówienia to jeden z podstawowych procesów w wielu organizacjach.

Systemy informatyczne klasy BPM, takie jak JobRouter, ułatwiają wdrożenie, realizację i monitorowanie procesów biznesowych.

Czym nie jest system BPM?

Organizacje korzystają z wielu różnych rozwiązań wspomagających zarządzanie i na pierwszy rzut oka może wydawać się, że wszystkie realizują podobne funkcje. Na początek przyjrzyjmy się więc różnicom pomiędzy systemami wspomagającymi zarządzanie procesami biznesowymi a innymi rozwiązaniami.

System BPM:

• nie służy do zarządzania projektem lub zadaniami – tego typu systemy wykorzystywane są wtedy, gdy mamy do czynienia z jednorazowym projektem, natomiast system BPM służy do zarządzania cyklicznie powtarzającymi się seriami powiązanych ze sobą działań

• nie jest checklistą – checklista spełni swoje zadanie wtedy, gdy proces jest bardzo prosty, jednak jej funkcją jest przede wszystkim przypominanie o zadaniach, które pozostały do wykonania; system BPM służy do usprawniania o wiele bardziej złożonych procesów i ma przede wszystkim zapewnić, że dany krok w procesie zostanie wykonany w odpowiednim czasie

• nie działa jak e-mail – proces, w którym wiele informacji przekazywanych jest drogą mailową, jest bardzo trudny do monitorowania i nieprzejrzysty; systemy BPM pozwalają na to, aby osoba odpowiedzialna za dany proces mogła kontrolować postępy, a tym samym w krótkim czasie reagować na pojawiające się problemy

Kiedy zatem warto rozważyć wdrożenie systemu BPM?

Oto kilka sytuacji, w których warto przyjrzeć się bliżej systemom BPM i zastanowić się, czy nie pozwoliłyby na rozwiązanie problemów związanych z realizacją procesów biznesowych. System BPM może okazać się przydatny wtedy, gdy:

• realizacja procesów w Twojej organizacji wymaga współpracy między osobami pracującymi w różnych działach lub lokalizacjach,
• korzystasz z procesów, w których dokonywane są częste zmiany i aktualizacje,
• procesy często nie są realizowane na czas,
• nie możesz czerpać korzyści ze świetnie zaprojektowanych procesów, ponieważ nie są prawidłowo wykonywane,
• chcesz mieć dostęp do informacji o tym, przez kogo podejmowane są poszczególne decyzje i możliwość monitorowania przebiegu procesu,
• Twoja organizacja wykorzystuje w pracy kilka różnych systemów, przez co pracownicy muszą wielokrotnie wprowadzać te same dane;
• liczba procesów i korzystających z nich pracowników jest na tyle duża, że nikt w organizacji nie ma pełnej wiedzy o tym, ile procesów zostało uruchomionych i jaki jest ich status.

Co można osiągnąć dzięki wprowadzeniu rozwiązania klasy BPM?

Przede wszystkim spokój umysłu. Prawidłowo zaprojektowane i wdrożone procesy biznesowe to takie, o których można przestać myśleć. Nie trzeba pamiętać o kolejnych krokach, ponieważ przypominają o sobie same, a w razie konieczności osoba odpowiedzialna za dany proces ma łatwy i szybki dostęp do wszystkich informacji.

Jeśli w Waszych organizacjach dostrzegacie procesy, które moglibyście usprawnić dzięki systemowi BPM, zachęcamy Was do dalszego śledzenia naszego bloga, na którym znajdziecie więcej informacji na temat zarządzania procesami i obiegu dokumentów. Na początek proponujemy zapoznanie się z artykułem przedstawiającym kilka podstawowych problemów, które na zawsze rozwiąże automatyzacja procesów biznesowych.