Wdrożenie archiwum dokumentów – od czego zacząć?

Jest to pytanie, które jako pierwsze powinno zostać zadane, a odpowiedź na nie warunkuje jak powinno wyglądać wdrożenie archiwum dokumentów. Każda implementacja powinna zostać poprzedzone wnikliwą i dokładną analizą przebiegającą na trzech podstawowych płaszczyznach:

• analizą potrzeb,
• analizą potencjalnych zysków (ekonomicznych, czasowych, pracochłonności),
• oraz analizą samego wdrożenia, jego zakresu i potrzebnych zasobów.

Wdrożenie archiwum dokumentów a analiza potrzeb

Jako pierwszym powinniśmy się przyjrzeć potrzebom. Potrzeby to przede wszystkim ilości dokumentów które chcemy składować w elektronicznym archiwum. Dokumenty są dwojakiego rodzaju: dokumenty papierowe i dokumenty elektroniczne.

Dokumenty papierowe to wszelkiego rodzaju dokumenty zawierające elementy nie poddające się cyfryzacji. Takim koronnym przykładem są: faktury, wszelkiego rodzaju umowy – wszystko co zawiera odręczny podpis. Dokumenty takie muszą pozostać do wglądu w oryginale dla potrzeb np. organów prawa. Dowiedz się więcej o e-archiwum a kontroli skarbowej. Przeciętny użytkownik pracujący z dokumentem jest zainteresowany tylko jego treścią – w takiej sytuacji wystarczy skan dokumentu.

Dokumenty elektroniczne to wszelkiego rodzaju wytwory programów komputerowych typu Word, Excel, Photoshop, Auto Cad itp. Takie dokumenty mają wartość przede wszystkim ze względu na treści w nich zawarte oraz na pracochłonność która została włożona w ich wytworzenie. Oczywiście dokumenty takie mogą również zostać podpisane podpisem cyfrowym. Taka sytuacja zwiększa elastyczność archiwum, i jeżeli jest wymagany podpis cyfrowy, należy to uwzględnić w wymaganiach systemu elektronicznego archiwum.

Na potrzeby analizy musimy określić ilości obydwu typów dokumentów oraz ewentualnie rozmiary plików archiwizowanych w formie elektronicznej. Przyda się to nam na etapie określania wymagań sprzętowych. Zarówno ilości jak i rozmiary plików należy określić w zadanym okresie – np.: ilość dokumentów skanowanych na miesiąc, albo ilość dokumentów typu photoshop w miesiącu i szacowany rozmiar plików.

Wdrożenie archiwum dokumentów a kryterium dostępności

Kolejnym kryterium w zakresie potrzeb jest kryterium dostępności: jaka grupa osób powinna mieć dostęp do archiwum? Jakie grupy dokumentów składujemy w archiwum? Z dwoma poprzednimi pytaniami wiąże się w sposób oczywisty kolejne: jakie uprawnienia poszczególnych grup osób przyporządkować do grup rodzajów dokumentów, np. księgowość ma dostęp do faktur oraz umów w zakresie tylko do odczytu, ale nie ma dostępu do dokumentów zarządu. Kolejnym przykładem jest np.: pracownicy mają dostęp do swoich dokumentów projektów graficznych w zakresie odczytu i modyfikacji oraz zapisu, ale nie muszą i nie powinni widzieć faktur.

Bardzo ważnym kryterium analizy potrzeb jest również szacowana ilość dostępów/wyświetleń dokumentów w zadanym okresie (np. w miesiącu). Pozwoli to określić kolejne punkty analizy – jakiej klasy sprzęt będzie potrzebny, jakie oprogramowanie dodatkowe (VPN, IIS itp). Jakie połączenie internetowe w wypadku przesyłania dużych plików.

Wdrożenie archiwum dokumentów a analiza korzyści

Uzbrojeni w analizę potrzeb jesteśmy gotowi do drugiego etapu analizy potencjalnego zysku.

Zyskiem z wprowadzenia elektronicznego archiwum jest niewątpliwie czas potrzebny na wyszukanie dokumentu w archiwum (zysk zależny bezpośrednio od ilości dostępów, np.: 1000 wyszukań w archiwum papierowym – po 5 minut na dokument to około 83 godziny pracy, podczas gdy 1000 wyszukań w archiwum elektronicznym, zakładając że otwarcie przeglądarki, automatyczne logowanie i wpisanie kryteriów to około 45 sekund daje czas wyszukiwania na poziomie 12 godzin pracy).

W tej analizie należy uwzględnić również czas który należy poświęcić na dostęp do dokumentów, gdy jesteśmy poza miejscem ich przechowywania (gdy archiwum jest udostępnione np. poprzez VPN).

Potencjalnym zyskiem ekonomicznym jest również możliwość przeniesienia składowania dokumentów z bieżącej – być może droższej lokalizacji, do zewnętrznego archiwum – w nowej lokalizacji, oddalonej od firmy. Zakładamy, że dokumenty są przeglądane elektronicznie, a konieczność przejrzenia dokumentu papierowego jest sytuacją nadzwyczajną, np. wymieniona wyżej konieczność przejrzenia dokumentów papierowych przez organy prawne.

Analiza zakresu wdrożenia

Ostatnią płaszczyzną analizy jest odpowiedź na pytanie o zakres i etapy wdrożenia. Jest to etap bezpośrednio związany z pozostałymi analizami – potrzeb i zysków. Nie da się w sposób ogólny opisać kolejnych kroków tej analizy, na tym etapie zazwyczaj jesteśmy już ukierunkowani na jakiś konkretny system, albo na rodzinę systemów. Znając zyski i ilości dokumentów, możemy wybrać wdrożenie archiwum dokumentów, który jest najbardziej opłacalny pod względem wydajności i ceny.

Znając potrzeby użytkowników oraz schemat uprawnień, możemy również doprecyzować wymagania dotyczące samego archiwum.

Harmonogram wdrożenia, sposób jego realizacji oraz zasoby sprzętowe są uzależnione od konkretnego systemu archiwum elektronicznego. Jest to zupełnie osobny temat, czas i koszt takiej analizy jest zazwyczaj zawarty w kosztach samego wdrożenia.

Analiza wdrożeniowa się opłaca

Na koniec warto podkreślić jedną generalną zasadę. Czas poświęcony na analizę potrzeb, zysków oraz samej implementacji jest na pewno opłacalny. Pozwoli zaoszczędzić pieniądze oraz dobrać wdrożenie archiwum dokumentów, które spełni postawione przed nim wymagania. Zaniedbania w tym zakresie będą się mściły jeszcze bardzo długo i mogą doprowadzić do totalnej dysfunkcji systemu archiwum elektronicznego, albo wycieku ważnych dokumentów do osób niepowołanych. Zachęcamy do zgłębienia tematu archiwum elektronicznego w tym wpisie.