Ustrukturyzowane faktury elektroniczne KSeF – czym są i dlaczego warto?

Co to jest ustrukturyzowana faktura elektroniczna?

Ustrukturyzowane faktury elektroniczne w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) to ujednolicone dokumenty cyfrowe, zgodnie z obowiązującymi przepisami, który zastępują tradycyjne faktury w wersji papierowej. Są zapisane w formie pliku XML i są dokumentami potwierdzającymi sprzedaż towarów lub usług.

Faktury te posiadają jedynie postać elektroniczną i są zgodna we wzorem wyznaczonym przez Ministerstwo Finansów. Można je wystawić w rządowej Aplikacji Podatnika albo poza nią, analogicznie do ustalonego wzoru KSeF.

Po wypełnieniu wymaganych pól i podpisaniu dokumentów podpisem elektronicznym lub pieczęcią elektroniczną, faktury otrzymają specjalny numer identyfikacyjny przydzielany przez system KSeF. W tej postaci są dostępne do pobrania przez kontrahenta.

Ustrukturyzowane faktury elektroniczne są obsługiwane przez bezpłatne narzędzie dostarczane przez Ministerstwo Finansów lub dedykowane systemy komercyjne.

Struktura elektronicznej faktury może zostać pobrana ze strony Ministerstwa Finansów, tutaj.

Jakie są zalety ustrukturyzowanych faktur elektronicznych?

Chociaż księgowość kiedyś mogła być niechętna zmianom i przyzwyczajona do pracy z tradycyjnymi, papierowymi fakturami, to standardy się zmieniły, a niedługo zostaną wprowadzone zmiany w prawie, które zobowiązują każdego przedsiębiorcę do korzystania z ustrukturyzowanych faktur elektronicznych KSeF.

Przy każdym wystawieniu faktury tradycyjnej, oprócz wypełnienia danych, musimy ją wydrukować, a następnie wysłać pocztą lub samodzielnie dostarczyć klientowi. Im większa firma, tym więcej transakcji, a co za tym idzie – więcej czasu przeznaczonego na fakturowanie.

Do tego dochodzi czas zmarnowany na stanie w kolejkach na poczcie czy w banku. Kwoty przeznaczone na papier, tusz do drukowania, koperty i znaczki, a także koszty wysyłki mogą wydawać się niskie w przypadku kilku faktur miesięcznie, ale stają się znaczne wraz z rozwojem firmy.

Faktury elektroniczne są też po prostu szybciej dostarczane – wystawioną fakturę sprzedawca przesyła ze swojego komputera w ciągu kilku sekund. Właściwie można ją wystawić jeszcze w trakcie spotkania z klientem.

Kolejną zaletą jest oszczędność miejsca. Faktury należy przechowywać przez okres 5 lat. Nawet w przypadku małej firmy, w przeciągu kilka lat liczba faktur sięga co najmniej kilku tysięcy dokumentów, które trzeba gdzieś umieścić. Papierowe faktury zabierają powierzchnię biurową, podczas gdy e-faktury jedynie miejsce na dysku.

Do tego dochodzi kwestia bezpieczeństwa – papierowe dokumenty łatwo można zgubić lub zniszczyć, natomiast fakturą elektronicznym zapisanym np. w chmurze to nie grozi. Co więcej, mamy do nich dostęp z każdego miejsca, w każdej chwili.

Łatwiejsze jest też wyszukanie faktur elektronicznych na dysku, niż jej tradycyjnego odpowiednika w stosie segregatorów i teczek. Oznacza to, że dostęp do e-faktury jest niezwykle łatwy, szybki i nieograniczony.

Ostatnią kwestią jest ekologia. Szacuje się, że drukowanie faktur w samej Polsce wymaga ścięcia ponad 200 tysięcy drzew w ciągu roku! Do tego dochodzą zanieczyszczenia miliardów litrów wody podczas przetwarzania papieru oraz koszty energii wykorzystanej na jego produkcję.

Elektroniczne faktury stanowią narzędzie w walce z oszustwami podatkowymi. Elektroniczne fakturowanie umożliwia rejestrowanie każdej transakcji, co przyspiesza rozliczenia i zwiększa kontrolę nad przepływem dokumentów.

Przejście z faktur tradycyjnych jest praktyczne i wygodne. Pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze oraz zwiększa bezpieczeństwo przechowywanych dokumentów. Dodatkowo jest korzystne dla środowiska, wpisując się w proekologiczne trendy w biznesie.

Choć zmiana ta jest korzystna i niezbędna, wymaga od firm dostosowania swoich procesów finansowych. Im szybciej wdrożymy i przetestujemy te zmiany, tym większa będzie pewność, że spełnią one nadchodzące wymagania.

Kiedy wejdzie obowiązek korzystania z ustrukturyzowanych faktur elektronicznych KSeF?

Polscy przedsiębiorcy są na progu kolejnej istotnej zmiany, jaką jest wprowadzenie obowiązku ustrukturyzowanych faktur elektronicznych. Choć pierwotnie planowano jego wdrożenie na 1 lipca 2024 roku, termin został przesunięty na 2026 rok. 

Warto potraktować tę opóźnienie jako okazję do odpowiedniego przygotowania się na ostateczny termin, zwłaszcza dla dużych przedsiębiorstw, które będą musiały zmierzyć się z nowymi wymogami. Mogą one skorzystać z dostępnych, zaawansowanych systemów wspomagających ten proces.

Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) to kluczowy krok dla wielu firm, wymagający spełnienia określonych przepisów. Przygotowania do tego procesu są istotne, aby firmy mogły sprostać wszystkim wymogom ustawy. 

W KSeF dostępne są dwie główne metody wystawiania i rejestrowania faktur ustrukturyzowanych: bezpośrednio w systemie lub poprzez automatyzujące rozwiązania księgowe. Przykładem takiego narzędzia jest moduł e-MSI KSeF HUB, który zapewnia aktualizację zgodnie z przepisami, wspiera automatyzację, redukuje błędy, optymalizuje obieg dokumentów i wprowadza politykę paperless.

E-fakturowanie nie wiąże się jedynie z nowymi obowiązkami, ale także z szansą na optymalizację procesów biznesowych dla polskich firm, szczególnie tych, które codziennie generują i przetwarzają dużą liczbę dokumentów. Automatyzacja tych procesów przynosi znaczne oszczędności czasu i redukcję kosztów operacyjnych, jednocześnie minimalizując ryzyko błędów ludzkich.

Czy ustrukturyzowane faktury elektroniczne będą obowiązkowe dla wszystkich?

Wszystkie podmioty mające siedzibę w Polsce oraz podmioty zagraniczne posiadające stałe miejsce prowadzenia działalności VAT w Polsce będą zobligowane do dokumentowania transakcji B2B za pomocą ustrukturyzowanych faktur elektronicznych KSeF.

Z obowiązku korzystania z KSeF wyłączone będą firmy zarejestrowane na VAT, które nie mają stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, oraz podmioty zagraniczne bez rejestracji na VAT w naszym kraju.

W przypadku zagranicznych podmiotów stosujących samofakturowanie w transakcjach z polskimi kontrahentami, korzystanie z KSeF-u napotyka na praktyczne trudności, co prowadzi niektóre firmy do rozważania rezygnacji z samofakturowania.

Ministerstwo Finansów początkowo planowało wyłączenie faktur konsumenckich z KSeF-u, jednak obecnie rozważa możliwość dobrowolnego wystawiania takich faktur z anonimowym dostępem dla konsumentów (kod QR). Nowelizacja ustawy o VAT pozwoli na wystawienie faktury elektronicznej dla konsumenta bez jego zgody, z możliwością wyboru formy faktury przez wystawcę (elektroniczna lub papierowa). Konieczne będzie dostosowanie procesów do różnych sposobów wystawiania faktur dla odbiorców krajowych, konsumentów oraz transakcji B2B zagranicznych.