Lubuski Bank Spółdzielczy – proces automatycznej archiwizacji papierowych dyspozycji klientów

Lubuski Bank Spółdzielczy (LBS) został założony w 1877 roku, w celu zapewnienia mieszkańcom tego regionu kompleksowych usług bankowych. Od tego czasu bank nieustannie się rozwija, będąc ważnym podmiotem na polskim rynku bankowym. Lubuski Bank Spółdzielczy oferuje swoim klientom szeroką gamę produktów i usług finansowych, takich jak rachunki osobiste, kredyty hipoteczne, kredyty konsumpcyjne, lokaty, ubezpieczenia i wiele innych.

Jednym z kluczowych obszarów działań Lubuskiego Banku Spółdzielczego jest jego silne zaangażowanie społeczne. Bank aktywnie wspiera lokalne inicjatywy i projekty mające na celu rozwój społeczności i regionu. Lubuski Bank Spółdzielczy kładzie również duży nacisk na innowacje technologiczne. Wprowadza nowoczesne rozwiązania, takie jak bankowość internetowa i mobilna, aby zapewnić swoim klientom wygodę i łatwy dostęp do usług bankowych.

Mimo aktywnie wykorzystywanych kanałów elektronicznych, dyspozycje składane w oddziałach Banku w formie papierowej nadal stanowią znaczącą część operacji. Obsługa, wprowadzanie i archiwizowanie tych tradycyjnych dokumentów zajmuje znaczącą część czasu pracy personelu obsługującego klientów. Zgodnie z polskim prawem, banki mają obowiązek przechowywania dyspozycji operacji przez okres co najmniej 5 lat. W niektórych przypadkach, na przykład przy umowach kredytowych, okres przechowywania może być dłuższy i wynosi 5 lat od zamknięcia umowy.

Na żądanie uprawnionych organów, takich jak na przykład prokuratura, Bank zobowiązany jest udostępnić wszystkie dyspozycje dla wskazanego rachunku bankowego.

Lubuski Bank Spółdzielczy – główne potrzeby to:

• zmiana formy przechowywanych dokumentów z analogowych na cyfrowe,
• zmniejszenie ilości przechowywanych dokumentów w formie papierowej,
• przyspieszenie realizacji procesu,
• uporządkowanie dokumentów,
• szybki dostęp z możliwością łatwego wyszukiwania.

Pomimo postępu technologicznego i rozwoju nowoczesnych rozwiązań cyfrowych, banki nadal zapewniają swoim klientom tradycyjny i fizyczny sposób składania zleceń bankowych. Papierowe druki przeznaczone do różnych rodzajów operacji mają zwykle niewielki format, co ułatwia ich przechowywanie i archiwizację. W zależności od rodzaju druku oraz zleconej operacji, na tak małym formacie klient poprzez ręczne uzupełnienie musi zawrzeć dużą ilość danych, w tym dane osobowe, numery kont, daty, rodzaje dyspozycji oraz podpis. Sprawia to, że uzupełniane dane są nierzadko mało czytelne, a ich rozczytanie czasochłonne, co stanowi dodatkowe wyzwanie dla wszelkich systemów odczytujących dane z dokumentów.

Aby utrzymać porządek i dokładność oraz zgodność z wymogami przepisów prawa, istotne jest odpowiednie archiwizowanie tych dokumentów. W przypadku archiwizacji dyspozycji w formie papierowej, są one umieszczane w bezpiecznym miejscu i ręcznie uporządkowane. Dokładnie taki proces archiwizacji dyspozycji operacji wyglądał w Lubuskim Banku Spółdzielczym przed wdrożeniem systemu JobRouter przez e-MSI. Dokumenty zajmowały zbyt wiele miejsca, a dostęp do nich był ograniczony – proces odnajdywania dokumentów w przypadku takiej potrzeby był czasochłonny i nieefektywny.

Wdrożenie systemu JobRouter oraz implementacja procesu archiwizacji dyspozycji operacji wraz z narzędziem IDR (Intelligent Data Recognition) do automatycznego odczytywania treści.

Lubuski Bank Spółdzielczy podjął się współpracy z e-MSI Sp. z o.o. w celu automatyzacji procesu archiwizacji dyspozycji. Proces został zaimplementowany w systemie workflow JobRouter.

1. Projekt zrealizowany został z wykorzystaniem metodyki zwinnej, a kolejne etapy realizacji obejmowały:
   
   
   • Przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej, przygotowanie „Koncepcji rozwiązania”,
   • Wytworzenie, wdrożenie i uruchomienie Systemu w środowisku teleinformatycznym Lubuskiego Banku Spółdzielczego,
   • Przeprowadzenie testów,
   • Przeprowadzenie szkoleń z obsługi Systemu dla administratorów IT i użytkowników,
   • Dostarczenie dokumentacji Systemu,
   • Udzielenie licencji niezbędnych do korzystania z Systemu i przeniesienie na Zamawiającego praw autorskich,
   • Wsparcie Użytkowników i utrzymanie Systemu.
     
     
2. Implementacja: Automatyzacja procesów:
   
   Proces uruchamiany jest automatycznie po pobraniu pliku z ustalonej skrzynki mailowej, na którą przesyłane są skanowane dyspozycje operacji we wszystkich placówkach Banku. Możliwe jest również ręczne zarejestrowanie dyspozycji poprzez dodanie pliku PDF ze skanami z dysku. Następnie skany zostają podzielone na dokumenty – dyspozycje. Wdrożone rozwiązanie zawiera narzędzie IDR, które wykorzystując technologię OCR, pozwala na automatyczny odczyt numeru rachunku bankowego z dokumentu. Jeżeli odczyt numeru kończy się powodzeniem, to nie jest wymagane żadne działanie ze strony użytkownika. Jeżeli numer rachunku nie zostaje rozpoznany, to plik jest przekazywany do użytkownika w celu uzupełnienia. Po uzupełnieniu danych dyspozycja zostaje zapisana w archiwum JobRouter.

Dodatkowe funkcjonalności:

• Automatyczne eskalacje: Automatyzacja procesu archiwizacji dyspozycji operacji w JobRouter umożliwia również wprowadzanie informacji o zamkniętych rachunkach w formie list. Informacje te są łączone z przechowywanymi dokumentami dla danego rachunku. Skutkiem tego system zaczyna odliczać czas w przypadku obowiązku przechowywania dokumentów minimum 5 lat od daty zamknięcia rachunku.
• Raporty: JobRouter również pozwala tworzyć raporty na bazie informacji o wprowadzonych w system dyspozycjach operacji oraz zamkniętych rachunkach. System umożliwia pobranie dyspozycji dla rachunku na żądanie uprawnionego organu. Po wprowadzeniu numeru rachunku lub klienta generowana jest paczka dokumentów, zawierająca wszystkie dyspozycje dla tego rachunku z określonego przedziału czasu.

KORZYŚCI

Archiwizowanie blisko 15 tys. dokumentów miesięcznie w formie cyfrowej, pełna automatyzacja 85% zadań – tylko 15% przypadków trafia do ręcznej weryfikacji.

1. Możliwość szybkiego udostępniania dyspozycji uprawnionym organom.
   
2. Proste i szybkie wyszukiwanie historii operacji na podstawie numeru rachunku lub powiązanych z nim informacji.
   
3. Wszystkie dyspozycje są uporządkowane i dostępne w jednym miejscu, co daje nie tylko lepsze możliwości raportowania, ale i monitorowania.
   
4. Sam system jest elastyczny i skalowalny, jeśli bank zdecyduje się objąć nim kolejne procesy.