Obieg faktur kosztowych

Obieg Faktur System

Obieg faktur w firmie – tradycyjny proces

Tradycyjny obieg faktur kosztowych wraz ze wzrostem firmy staje się coraz mniej efektywny. Przekładanie dokumentów z biurka na biurko, ich ginięcie, czy mechaniczne uszkodzenia papieru często opóźniają proces akceptacji faktury. W związku z tym pracownicy tracą cenny czas, a firma ponosi większe koszty z racji przeprowadzania mało efektywnego procesu. W każdej rozwijającej się organizacji dochodzi do momentu, kiedy należy postawić sobie pytanie, co zmienić, aby praca stała się efektywniejsza?

Obieg faktur dzisiaj – jeśli istnieją ułatwienia, dlaczego warto po nie sięgnąć?

Zarząd rozpocznie poszukiwania odpowiedniego rozwiązania, gdy zda sobie sprawę jak niewydajny jest obecnie przeprowadzany obieg faktur kosztowych w firmie. Mogłoby się to wydawać całkiem proste. Jednak ilość dostępnych na rynku rozwiązań dedykowanych konkretnym procesom, a nawet branżom, może zaskoczyć, a jego wybór sprawić nie lada wyzwanie.

Samo podjęcie decyzji, a przede wszystkim dokładne przeanalizowanie problemu i proponowanych rozwiązań, jest niezwykle istotne, aby osiągnąć maksimum korzyści. Należy pamiętać, że przeniesienie procesu opisu, akceptacji, dekretacji i księgowania faktur kosztowych do systemu elektronicznego archiwum dokumentów zdecydowanie zredukuje czas tego procesu, likwidując problem zagubionych dokumentów. Jednocześnie umożliwiając bieżącą kontrolę nad budżetem i przepływami pieniężnymi.

Jakkolwiek, wielkość firmy, stopień zaawansowania procesu i potencjał jego rozwoju muszą być wzięte pod uwagę przy wyborze rozwiązania. Podczas poszukiwań, zarząd może się natknąć, z jednej strony na rozwiązania dedykowane i tanie, ale ograniczone w możliwościach integracji i przyszłego rozwoju. Z drugiej strony mogą być to systemy drogie i odpowiednie dla międzynarodowych korporacji. Dlatego ważnym jest przeanalizowanie kilku ofert. My zalecamy skorzystanie z często oferowanych darmowych analiz przedwdrożeniowych lub wdrożeń testowych (pilotażów).

Jakie korzyści przyniesie elektroniczny obieg faktur?

Oprócz wyżej wspomnianych, zaoszczędzenia czasu pracowników oraz budżetu firmy. Obieg faktur w odpowiednim systemie przyniesie również inne korzyści. Na przykład, w tradycyjnym obiegu dokumentów możliwa jest jedynie akceptacja faktury przez jedną osobę w danym momencie. Faktura musi zostać fizycznie dostarczona na biurko, lub wysłana mailem, następnie przekazana dalej. W systemie, takim jak JobRouter® dostęp do faktury mają wszystkie wskazane osoby, poziomy akceptacji mogą zostać odgórnie ustalone i odbywać się w tym samym czasie. Równocześnie, wskazane osoby mają podgląd gdzie dana faktura jest w danym momencie i przez kogo, kiedy została przeczytana, czy też zaakceptowana.

Ponadto, nowoczesny system do obiegu faktur, powinien być również wyposażony w funkcję OCR. OCR faktur to metoda rozpoznawania treści faktury z jej skanu lub zdjęcia przez algorytmy wbudowane w system obiegu faktur i ich automatyczne procesowanie. To znaczy — wysyłanie do odpowiednich osób/działów na podstawie wcześniej ustalonych reguł dotyczących rozpoznanej treści, czy też przekazywanie informacji z systemami finansowo-księgowym, ERP itp. równocześnie ustalając zgodność tych informacji. Algorytmy OCR, w takim systemie jak JobRouter® z wbudowanym modułem IDR,  nieustannie się uczą, wraz ze wzrostem wprowadzonych faktur, rozbudowują swoją siatkę prawdopodobieństwa wystąpienia danej wartości w okół poszczególnych fraz. Dzięki temu nawet mechanicznie uszkodzone faktury (np. zaplamione) mogą zostać rozczytane przez system.

Jak wygląda przykładowy proces akceptacji faktury w systemie?

Poniżej prezentujemy Państwu przykładowy proces ilustrujący obieg faktur kosztowych w firmie za pomocą JobRouter®:

  1. Zwykle proces ten rozpoczyna się od odebrania wiadomości e-mail z załączoną fakturą lub od zeskanowania papierowej wersji faktury. Skan może zostać automatycznie pobrany do archiwum dokumentów z dysku komputera lub z dowolnego folderu, do którego skaner po odpowiedniej konfiguracji wysyła plik.
  2. Następnie dokument zostaje opisany w JobRouter® danymi nagłówkowymi. Jeśli jest taka możliwość dane kontrahenta pobierane są z systemu Finansowo-Księgowego na podstawie wpisanego NIP. Dzięki zastosowanemu mechanizmowi rozpoznawania tekstu OCR, IDR umożliwia zaznaczenie tekstu na skanie faktury i wklejenie go w pole opisujące dokument – szybko i wygodnie.
  3. Opisany wstępnie dokument jest przydzielany do odpowiedzialnego działu, gdzie asystent przydziela fakturę osobie odpowiedzialnej za opis merytoryczny.
  4. Opisana faktura przechodzi jedno lub wielostopniową akceptację.
  5. Następnie trafia do księgowości. Tam – po weryfikacji księgowej – dane eksportowane są do systemu finansowo-księgowego.
  6. System automatycznie tworzy tak zwaną metryczkę faktury -> czyli dodatkową stronę faktury z podsumowaniem procesu akceptacji i dekretacją księgową
  7. Po akceptacji faktur do płatności system tworzy automatycznie plik z definicją przelewów do systemu bankowości elektronicznej.

Pozostałe działy także mogą korzystać z informacji zawartych w opisach dokumentu np. w celu szybkiego tworzenia raportów lub zestawień.

Dlaczego warto przenieść obieg faktur do JobRouter®?

Mimo wspólnego prawa, różnice w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstw sprawiają, że proces akceptacji faktur kosztowych w każdej organizacji jest unikalny. JobRouter® to system, po którego sięgnięcie zachęcamy firmy z wszelakich branży (Dowiedz się więcej o branżach, w których działamy), ponieważ jego zaletą jest ogromna elastyczność, która pokryje dowolnego rozmiaru organizacje.

System ma na celu odwzorowanie ścieżki akceptacji dokumentu papierowego w elektronicznym obiegu. Niezwykle istotne są również możliwości integracji systemu z bankami, bazami danych takimi jak bazy kontrahentów, słowniki, bazy danych podmiotów gospodarczych GUS, bazy zamówień itp. oraz innymi systemami używanymi w organizacji. Raz wprowadzone w system dane, nie muszą być nigdy więcej przepisywane.
Ponadto dokumentom w obiegu zawsze towarzyszy metryka spraw wygenerowana przez system. Natomiast zarząd ma dostęp do raportów wykazujących ilość obciążeń firmy w dowolnym czasie. Nawet tych zawartych na fakturach, które są w danej chwili w obiegu i oczekują na akceptacje. Wszystkie faktury przechodzące przez organizacje są automatycznie archiwizowane we wbudowanym elektronicznym archiwum, do którego dostęp można ustalić za pomocą upoważnień.

Ile kosztuje elektroniczny obieg faktur?

Koszt systemu do elektronicznego obiegu faktur zależy od rodzaju licencji, w niektórych wypadkach jest to opłata jednorazowa, w innych cena zależy od okresu korzystania lub ilości użytkowników. W przypadku systemu JobRouter® cena zależy od stopnia zaawansowania procesu i jest ceną jednorazową. Jakkolwiek, system ma możliwość rozbudowania, ponieważ obieg faktur jest najczęściej pierwszym procesem w firmach decydujących się na wdrożenie elektronicznego archiwum i obiegu dokumentów. To znaczy, że gdy w przyszłości  firma, która skorzystała z systemu IDR i objęła nim obieg faktur, zdecyduje się zautomatyzować również inne procesy, będzie mogła dokupić taki proces. Bez potrzeby zmieniania całego oprogramowania i ryzyka utraty dotychczasowych danych i integracji z innymi systemami. Co zdecydowanie jest tańszym rozwiązaniem cenowo i eliminuje potrzebę szkolenia pracowników z obsługi nowego systemu.

Dowiedz się więcej i wypróbuj JobRouter®

Aby dowiedzieć się więcej o systemie JobRouter® umożliwiającym elektroniczny obieg faktur, zapraszamy do kontaktu e-mail: biuro@e-msi.pl lub wypełnienia formularza znajdującego się u góry strony. Zespół naszych ekspertów wykonuje bezpłatne prezentacje oraz analizy przedwrożeniowe i z chęcią udzieli wszystkich niezbędnych informacji potrzebnych do wybrania właściwego narzędzia do elektronicznego obiegu faktur w Państwa firmie.

Umów się na bezpłatną prezentację i analizę potrzeb.
Dowiedź się więcej :
Workflow, System BPM
Jak zwiększyć efektywność firmy?
Obieg Dokumentów w Firmie
Jaki system wybrać?
Obieg Faktur
Jak zautomatyzować obsługę faktur kosztowych?
Invoice Data Recognition
Wykorzystanie technologi OCR. Uczący się system do rozczytywania faktur.
Anonimizacja Dokumentów
Automatyzacja anonimizacji i wymazywania danych wrażliwych



Czym jeszcze się zajmujemy?
Systemy IT
Zleć stworzenie systemu stworzonego na miarę indywidualnych potrzeb
Strony WWW
Przekaż stworzenie strony www w ręce ekspertów
Aplikacje Mobilne
Udostępnij swoje usług lub produky większej liczbie klientów

Możliwość komentowania jest wyłączona.