Efektywne zarządzanie elektronicznym obiegiem dokumentów

W dobie cyfryzacji i rosnącej liczby dokumentów generowanych przez przedsiębiorstwa, elektroniczny obieg dokumentów staje się kluczowym elementem efektywnego zarządzania informacją. W tym materiale dotyczącym zarządzaniu dokumentami dowiesz się, czym jest system elektronicznego obiegu dokumentów, jak go wdrożyć, jak zarządzać różnymi rodzajami dokumentów oraz jakie narzędzia i technologie wspierają ten proces. Przyjrzymy się również zaletom i wyzwaniom związanym z elektronicznym obiegiem dokumentów oraz sposobom radzenia sobie z nimi.

Czym jest system elektronicznego obiegu dokumentów?

System elektronicznego obiegu dokumentów to zintegrowane narzędzie informatyczne, które umożliwia przechowywanie, przetwarzanie, wyszukiwanie oraz wymianę dokumentów w formie cyfrowej. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów organizacje mogą znacznie usprawnić zarządzanie informacją, zwiększyć efektywność pracy oraz zmniejszyć koszty związane z przechowywaniem i przetwarzaniem dokumentacji.

Zarządzanie obiegiem dokumentów: klucz do efektywności

Zarządzanie obiegiem dokumentów polega na planowaniu, organizowaniu, nadzorowaniu oraz kontrolowaniu procesów związanych z tworzeniem, przetwarzaniem, przechowywaniem i udostępnianiem dokumentów. Efektywne zarządzanie obiegiem dokumentów pozwala na szybsze podejmowanie decyzji, lepszą komunikację wewnętrzną oraz ograniczenie ryzyka utraty lub nieautoryzowanego ujawnienia informacji. Dobrymi praktykami zarządzania obiegiem dokumentów są m.in. standaryzacja formatów plików, wprowadzenie systemu kontroli wersji oraz zastosowanie mechanizmów autoryzacji i uwierzytelniania użytkowników.

Porównanie systemu obiegu dokumentów online i tradycyjnego obiegu dokumentów

System obiegu dokumentów online oraz tradycyjny obieg dokumentów różnią się pod względem technologii, kosztów oraz efektywności. W systemie online, dokumenty są przechowywane w chmurze, co pozwala na łatwy dostęp do nich z dowolnego miejsca i urządzenia. W przypadku tradycyjnego obiegu, dokumenty są przechowywane w formie papierowej, co generuje większe koszty związane z drukiem, przesyłką oraz magazynowaniem.

Wśród zalet systemu obiegu dokumentów online można wymienić:

• szybki dostęp do dokumentów z każdego miejsca na świecie dzięki systemowi działającemu w oparciu o przeglądarkę stron www, 
• możliwość współpracy wielu użytkowników,
• automatyzacja procesów,
• redukcja kosztów związanych z drukiem i przesyłką,
• bezpieczeństwo danych dzięki zastosowaniu szyfrowania i kopii zapasowych.

Z kolei możliwe do wskazania wady systemu online to m.in.:

• ryzyko awarii systemu,
• konieczność dostępu do Internetu,

W przypadku tradycyjnego obiegu dokumentów, zalety to:

• brak zależności od dostępu do Internetu,
• możliwość przechowywania oryginałów dokumentów.

Natomiast wady to:

• wolniejszy dostęp do dokumentów,
• ograniczona możliwość współpracy,
• zdecydowanie większy nakład pracy ludzkiej dla realizacji procesów
• większe koszty związane z drukiem, przesyłką i magazynowaniem,
• ryzyko utraty lub uszkodzenia dokumentów.

Wobec wymienionych zalet cyfrowego obiegu dokumentów oraz wad tradycyjnego systemu, wiele firm decyduje się na implementację Elektronicznego Obiegu Dokumentów (EOD). Przejście na EOD pozwala na zwiększenie efektywności, oszczędność kosztów i poprawę bezpieczeństwa danych, stając się kluczowym elementem nowoczesnego zarządzania dokumentacją w firmach.

Jak wdrożyć prawidłowy obieg dokumentów w firmie?

Prawidłowe wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie to proces, który pozwala na zastąpienie tradycyjnego obiegu papierowego nowoczesnym, cyfrowym systemem. Wdrożenie takiego systemu może przynieść wiele korzyści, takich jak zwiększenie efektywności pracy, oszczędność czasu i pieniędzy oraz poprawa bezpieczeństwa danych. W tym artykule omówimy kroki, które należy podjąć w celu wdrożenia systemu obiegu dokumentów oraz zautomatyzowanego obiegu dokumentów.

Kroki do wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów

Instrukcja obiegu dokumentów przedstawia szczegółowy plan wdrożenia systemu. Poniżej przedstawiamy kroki, które należy podjąć w celu wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów:

1. Analiza potrzeb organizacji – określenie celów, wymagań oraz oczekiwań związanych z wdrożeniem systemu obiegu dokumentów.
2. Wybór odpowiedniego systemu – porównanie dostępnych na rynku rozwiązań i wybranie tego, które najlepiej spełnia potrzeby organizacji.
3. Przygotowanie infrastruktury technicznej – zapewnienie odpowiednich warunków dla wdrożenia systemu, takich jak dostęp do Internetu, serwery czy sprzęt komputerowy.
4. Szkolenie pracowników – przeprowadzenie szkoleń z zakresu obsługi systemu oraz wprowadzenie nowych procedur związanych z obiegiem dokumentów.
5. Import danych – przeniesienie istniejących dokumentów do nowego systemu oraz wprowadzenie metadanych, które ułatwią ich wyszukiwanie i przetwarzanie.
6. Testowanie i optymalizacja – sprawdzenie działania systemu, wykrywanie ewentualnych błędów oraz wprowadzenie niezbędnych poprawek.
7. Wdrożenie systemu – uruchomienie systemu obiegu dokumentów i monitorowanie jego funkcjonowania w celu zapewnienia ciągłości pracy organizacji.

Zautomatyzowany obieg dokumentów: jak to działa?

Zautomatyzowany obieg dokumentów to system przepływu dokumentów, który pozwala na automatyzację wielu procesów związanych z tworzeniem, przetwarzaniem, przechowywaniem i udostępnianiem dokumentów. Działa on na zasadzie przepływu informacji między różnymi działami organizacji oraz automatycznego wykonywania zadań, takich jak przekazywanie dokumentów do akceptacji, archiwizacja czy generowanie raportów.

Przykłady zastosowania systemu przepływu dokumentów to:

• obieg faktur kosztowych,
• obieg wniosków urlopowych,
• obieg dokumentów magazynowych,
• obieg dokumentów księgowych.
• obieg dokumentów w obszarze HR

Przykład obiegu dokumentów w praktyce

W praktyce, przykład obiegu dokumentów może wyglądać następująco: pracownik działu księgowości otrzymuje fakturę od dostawcy. Faktura jest skanowana i przesyłana do systemu obiegu dokumentów. Następnie, system automatycznie przekazuje fakturę do odpowiedniego działu (np. działu zakupów) w celu sprawdzenia i akceptacji. Po zaakceptowaniu faktury, system przekazuje ją z powrotem do działu księgowości, który może zaksięgować ją w systemie księgowym dzięki integracji z systemem finansowo księgowym lub systemem klasy ERP. Finalnie dokument jest archiwizowany w elektronicznym repozytorium systemu, do którego uprawnieni użytkownicy mają ciągły i szybki dostęp.

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów pozwala na usprawnienie pracy organizacji, oszczędność czasu i pieniędzy oraz poprawę bezpieczeństwa danych. Warto zainwestować w odpowiedni system, który spełni oczekiwania i potrzeby organizacji.

Zalety i wyzwania związane z elektronicznym obiegiem dokumentów

Wprowadzenie elektronicznego obiegu informacji w organizacji niesie ze sobą wiele korzyści, ale także wyzwań. W tej sekcji omówimy zalety i wyzwania związane z cyfryzacją obiegu dokumentów oraz procesem digitalizacji dokumentów. Przyjrzymy się także automatyzacji księgowości i obiegu faktur kosztowych.

Korzyści z cyfryzacji obiegu dokumentów

Cyfryzacja obiegu dokumentów przyczynia się do znacznego usprawnienia procesu obiegu informacji w organizacji. Wśród najważniejszych korzyści wynikających z cyfryzacji obiegu dokumentów można wymienić:

• redukcję kosztów związanych z przechowywaniem i drukowaniem dokumentów,
• przyspieszenie procesu obiegu informacji,
• redukcję kosztów pracy ludzkiej dla prawidłowej realizacji procesu,
• poprawę bezpieczeństwa danych,
• łatwiejszy dostęp do dokumentów dla pracowników,
• zmniejszenie wpływu na środowisko,
• możliwość tworzenia reguł eskalacji nadzorujących prawidłowy przebieg procesu

Wyzwania i rozwiązania w procesie digitalizacji dokumentu

Wdrożenie procesu digitalizacji dokumentu może napotkać na różne wyzwania, takie jak opór ze strony pracowników, problemy związane z bezpieczeństwem danych czy trudności w integracji z istniejącymi systemami. Aby sprostać tym wyzwaniom, warto zastosować następujące rozwiązania:

• szkolenia dla pracowników w celu zwiększenia akceptacji nowych technologii,
• wdrożenie odpowiednich zabezpieczeń i polityk bezpieczeństwa danych,
• korzystanie z narzędzi umożliwiających łatwą integrację z istniejącymi systemami.

Automatyzacja księgowości i obieg faktur kosztowych

Automatyzacja księgowości oraz obieg faktur kosztowych to procesy, które przyczyniają się do usprawnienia pracy działu księgowości. Dzięki automatyzacji obiegu faktur, możliwe jest skrócenie czasu przetwarzania faktur, ograniczenie błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych oraz poprawa kontroli nad płatnościami. Przykłady zastosowań automatyzacji księgowości i obiegu faktur kosztowych to:

• automatyczne wprowadzanie danych z faktur do systemu księgowego dzięki mechanizmom OCR (Optical Character Recognition),
• elektroniczne zatwierdzanie faktur przez odpowiednie osoby,
• automatyczne generowanie raportów i analiz finansowych.

Wdrożenie elektronicznego obiegu informacji oraz automatyzacji księgowości i obiegu faktur kosztowych przyczynia się do znacznego usprawnienia pracy organizacji, jednak warto pamiętać o wyzwaniach związanych z procesem digitalizacji dokumentów i odpowiednio się do nich przygotować.

Narzędzia i technologie wspierające obieg dokumentów

Wybór systemu elektronicznego obiegu dokumentów nie jest prostą decyzją. Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań, jednak kluczowe jest wybranie takiego, które najlepiej odpowiada na specyficzne potrzeby i wymagania firmy.

Jaki system elektronicznego obiegu dokumentów wybrać?

Odpowiedź na to pytanie może być złożona, ale jednym z rozwiązań, które warte są uwagi, jest oferowany przez e-MSI system JobRouter. Jest to platforma workflow typu low-code, która umożliwia nie tylko efektywny obieg dokumentów, ale również integrację z innymi procesami i systemami w organizacji, co pozwala na osiągnięcie znacznych korzyści operacyjnych i finansowych.

Wybierając system JobRouter, decydujesz się na rozwiązanie, które przez ostatnie 20 lat zostało skutecznie wdrożone w wielu organizacjach, niezależnie od branży. Nasz zespół ekspertów dostosowuje system do indywidualnych potrzeb Twojej firmy, zapewniając wsparcie na każdym etapie implementacji i użytkowania. Dzięki temu zyskujesz narzędzie, które nie tylko usprawni elektroniczny obieg dokumentów, ale również pozwoli na pełną automatyzację procesów biznesowych, przyczyniając się do zwiększenia efektywności i konkurencyjności Twojej organizacji.

Podsumowanie

Elektroniczny obieg dokumentów to klucz do efektywności w zarządzaniu dokumentami w organizacji. Wdrożenie takiego systemu przynosi liczne korzyści, takie jak usprawnienie procesów, zwiększenie bezpieczeństwa danych czy redukcja kosztów związanych z przechowywaniem i drukowaniem dokumentów. Warto zwrócić uwagę na różne rodzaje dokumentów, takie jak dokumenty księgowe, cyfrowe, papierowe czy magazynowe, które mogą być zarządzane w ramach elektronicznego obiegu.

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów wymaga odpowiedniego planowania oraz wyboru narzędzi i technologii. Wybór odpowiednich rozwiązań zależy od potrzeb organizacji oraz możliwości integracji z istniejącymi systemami.

Warto również pamiętać o wyzwaniach związanych z wdrożeniem elektronicznego obiegu dokumentów, takich jak digitalizacja istniejących dokumentów czy szkolenie pracowników w obsłudze nowych narzędzi. Jednak korzyści płynące z wdrożenia takiego systemu zdecydowanie przeważają nad potencjalnymi trudnościami, przyczyniając się do zwiększenia efektywności pracy organizacji.