E-teczka vs. teczka papierowa. Co wybrać dla nowoczesnego HR?

W dobie rosnącej cyfryzacji, działy HR stają przed strategicznym wyborem dotyczącym zarządzania dokumentacją pracowniczą. Tradycyjna teczka papierowa odchodzi w cień, ustępując miejsca nowoczesnym, cyfrowym rozwiązaniom, takim jak e-teczka. Zrozumienie kluczowych różnic między tymi dwoma podejściami jest niezbędne do podjęcia świadomej decyzji.

Kluczowe różnice w zarządzaniu dokumentacją HR z wykorzystaniem e-teczki 

Przechowywanie dokumentów

• Teczka papierowa: Wymaga dedykowanej przestrzeni fizycznej, co wiąże się z wysokimi kosztami najmu i utrzymania biura. Każdy nowo zatrudniony pracownik oznacza potrzebę nowego segregatora i miejsca na jego przechowywanie, co sprawia, że skalowanie biznesu jest kosztowne i logistycznie skomplikowane. Dodatkowo, dokumenty są narażone na czynniki fizyczne, takie jak wilgoć, kurz czy pożar, co może prowadzić do ich bezpowrotnej utraty.
• E-teczka: Wszystkie dokumenty są przechowywane w bezpiecznym, szyfrowanym systemie cyfrowym, często w chmurze obliczeniowej. Eliminuje to potrzebę fizycznej przestrzeni, a co za tym idzie – obniża koszty operacyjne. Systemy te są zgodne z wymogami prawnymi, takimi jak RODO, co zapewnia, że dane są przechowywane w sposób bezpieczny i zgodny z regulacjami.

Dostęp do akt

• Teczka papierowa: Dostęp do akt pracowniczych jest ograniczony do fizycznej obecności w biurze i możliwy tylko w standardowych godzinach pracy. W przypadku nagłej potrzeby wglądu w dokumenty, np. w sytuacji pracy zdalnej, jest to niemożliwe.
• E-teczka: Zapewnia natychmiastowy dostęp do dokumentacji z dowolnego miejsca i urządzenia. Pracownik HR, menedżer czy sam pracownik może uzyskać dostęp do swoich akt w dowolnym momencie, co jest kluczowe w modelu pracy hybrydowej i zdalnej.

Wyszukiwanie dokumentów

• Teczka papierowa: Wyszukiwanie konkretnego dokumentu, np. zaświadczenia o zatrudnieniu sprzed pięciu lat, wymaga ręcznego przeglądania stosów papierów. Proces ten jest nie tylko czasochłonny, ale także obarczony ryzykiem pomyłki.
• E-teczka: Wykorzystuje zaawansowane mechanizmy wyszukiwania, które pozwalają na błyskawiczne odnalezienie potrzebnej informacji. Dzięki możliwości tagowania dokumentów, dodawania słów kluczowych i zaawansowanym filtrom, wyszukiwanie zajmuje zaledwie kilka sekund.

Tworzenie dokumentów

• Teczka papierowa: Tworzenie dokumentów, takich jak umowy, wymaga ręcznego wypełniania danych, drukowania, a następnie kserowania. Jest to proces powtarzalny, który pochłania czas i zwiększa ryzyko błędów ludzkich.
• E-teczka: Systemy e-teczki automatyzują proces tworzenia dokumentów. Na podstawie gotowych szablonów, dane pracownika są automatycznie uzupełniane, co eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania informacji i zapewnia spójność danych.

Podpisywanie dokumentów

• Teczka papierowa: Podpisywanie dokumentów wymaga fizycznej obecności i wiąże się z koniecznością drukowania, podpisywania i skanowania, co spowalnia procesy administracyjne.
• E-teczka: Umożliwia podpisywanie dokumentów za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub innych form podpisu cyfrowego. Jest to nie tylko szybsze, ale także w pełni zgodne z wymogami prawnymi, pozwalając na zdalne zarządzanie umowami.

Zgodność z RODO i przepisami

• Teczka papierowa: Zapewnienie zgodności z przepisami RODO jest wyzwaniem. Kontrola dostępu do fizycznych dokumentów, a także zarządzanie ich retencją (okresem przechowywania), opiera się na manualnych procedurach, które są podatne na błędy.
• E-teczka: Systemy cyfrowe są projektowane z myślą o pełnej zgodności z przepisami. Automatycznie zarządzają dostępem do danych i umożliwiają ustawienie reguł retencji, co minimalizuje ryzyko naruszeń.

Bezpieczeństwo danych

• Teczka papierowa: Dokumenty są narażone na fizyczne uszkodzenie (np. w przypadku pożaru lub zalania), zagubienie lub nieautoryzowany dostęp. Trudno jest również monitorować, kto i kiedy miał wgląd w konkretne akta.
• E-teczka: Dane są chronione zaawansowanymi mechanizmami bezpieczeństwa, takimi jak szyfrowanie. Systemy prowadzą również szczegółowy rejestr działań, dzięki czemu można w każdej chwili sprawdzić, kto miał dostęp do konkretnych dokumentów.

Aktualizacja danych

• Teczka papierowa: Wymaga ręcznej aktualizacji, co jest czasochłonne. Może to prowadzić do niespójności danych, jeśli informacja nie zostanie zaktualizowana we wszystkich kopiach dokumentów.
• E-teczka: Umożliwia automatyczną aktualizację danych i synchronizację z innymi systemami, takimi jak systemy kadrowo-płacowe. Zapewnia to, że dane są zawsze aktualne i spójne.

Zarządzanie terminami

• Teczka papierowa: Monitorowanie ważnych terminów (np. koniec umowy, badania lekarskie) opiera się na ręcznych notatkach i kalendarzach, co zwiększa ryzyko przeoczenia ważnych dat.
• E-teczka: Systemy cyfrowe wysyłają automatyczne powiadomienia i przypomnienia o zbliżających się terminach. Eliminuje to ryzyko błędów i znacznie zwiększa efektywność zarządzania procesami kadrowymi.

Archiwizacja dokumentów

• Teczka papierowa: Archiwizacja wymaga fizycznego przenoszenia i porządkowania dokumentów, co jest czasochłonne i wymaga dodatkowych zasobów.
• E-teczka: Automatyzuje proces archiwizacji. Dokumenty są automatycznie klasyfikowane i archiwizowane zgodnie z obowiązującymi normami.

Koszty utrzymania

• Teczka papierowa: Generuje stałe koszty związane z zakupem papieru, drukiem, przechowywaniem i archiwizacją.
• E-teczka: Choć wymaga początkowej inwestycji, w dłuższej perspektywie jest znacznie tańszym rozwiązaniem. Oszczędności na czasie, zasobach i kosztach materiałowych są znaczące.

Ekologia

• Teczka papierowa: Wiąże się z wysokim zużyciem papieru, tonerów i energii.
• E-teczka: Jest zgodna z ideą paperless, co sprawia, że jest to rozwiązanie przyjazne dla środowiska.

Skalowalność i rozwój

• Teczka papierowa: Skalowanie teczek papierowych wraz ze wzrostem liczby pracowników jest trudne i kosztowne.
• E-teczka: Jest łatwo skalowalna i dostosowuje się do rosnących potrzeb organizacji, umożliwiając zarządzanie dokumentacją nowych pracowników bez dodatkowych kosztów infrastrukturalnych.

Audyt i kontrole

• Teczka papierowa: Przygotowanie do audytu jest czasochłonne i wymaga manualnego przeszukiwania dokumentów.
• E-teczka: Zapewnia gotowość do audytu w dowolnym momencie. Wszystkie dokumenty są uporządkowane, a historia działań jest logowana, co ułatwia weryfikację.

Podsumowanie

Wybór pomiędzy teczką papierową a e-teczką jest w istocie decyzją o modelu operacyjnym działu HR. System papierowy, choć tradycyjny, generuje stałe wyzwania w zakresie kosztów, dostępności i zgodności z przepisami. W przeciwieństwie do tego, wdrożenie e-teczki stanowi strategiczną inwestycję w cyfryzację procesów kadrowych, co przekłada się na wyższą efektywność, większe bezpieczeństwo danych i pełną audytowalność. W kontekście dynamicznie zmieniającego się otoczenia biznesowego, e-teczka staje się kluczowym narzędziem dla każdego nowoczesnego działu HR, dążącego do optymalizacji i profesjonalizacji swoich działań.