Jak nawigować po Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF)? Tryby pracy i co musisz o nich wiedzieć
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to rewolucja w polskim biznesie, ale jednocześnie budzi wiele pytań. Co się dzieje, gdy zawodzi internet, a co, gdy to sam KSeF ma awarię? Z myślą o takich sytuacjach Ministerstwo Finansów przewidziało kilka trybów pracy. Zrozumienie ich jest kluczem do utrzymania płynności w rozliczeniach, nawet w najbardziej nieprzewidzianych okolicznościach.
Cztery tryby pracy KSeF – od idealnego do awaryjnego
1. Tryb Online – Standard i efektywność
To podstawowy i najczęściej używany tryb. Gdy masz stabilne połączenie z internetem i KSeF działa bez zarzutu, to właśnie w nim pracujesz. Wystawiasz fakturę, a system od razu ją weryfikuje i nadaje unikalny numer KSeF. Odbiorca może natychmiast ją pobrać, a Ty masz potwierdzenie, że dokument dotarł. To najszybszy i najbezpieczniejszy sposób rozliczania.
2. Tryb Offline24 – Gdy to Twój internet zawodzi
Ten tryb został stworzony z myślą o problemach technicznych po stronie podatnika. Wystawiasz ustrukturyzowaną fakturę w formacie XML, a system automatycznie generuje na niej dwa kody QR. Jeden służy do weryfikacji dostępu do KSeF (po wysłaniu faktury), a drugi potwierdza Twoją tożsamość. Masz 24 godziny na wysłanie faktury do systemu po powrocie internetu. W przypadku ogłoszenia awarii KSeF, termin ten wydłuża się do 7 dni roboczych.
3. Tryb Offline – Gdy KSeF ma awarię
Gdy Ministerstwo Finansów oficjalnie ogłosi awarię systemu, włączasz ten tryb. Podobnie jak w Trybie Offline24, wystawiasz ustrukturyzowaną fakturę w formacie XML z dwoma kodami QR i przechowujesz ją lokalnie. Masz 24 godziny na jej wysłanie od momentu usunięcia awarii. Czas ten może zostać wydłużony do 7 dni roboczych, jeśli problem będzie się utrzymywał.
4. Awaria Całkowita – Ostateczny scenariusz
To rzadka i ekstremalna sytuacja. Kiedy Ministerstwo Finansów ogłosi całkowitą awarię, obowiązek korzystania z KSeF zostaje zawieszony. W takiej sytuacji możesz wystawiać faktury w dowolnym formacie (np. papierowym lub PDF), a Twoim jedynym obowiązkiem jest dostarczenie ich kontrahentowi w tradycyjny sposób.
Kody QR – Twój klucz do bezpiecznych rozliczeń
Na fakturach KSeF kody QR nie są tylko ozdobą. Są cyfrowym zabezpieczeniem, które pozwala zweryfikować autentyczność dokumentu, zwłaszcza w trybach awaryjnych.
- Jeden kod QR: Oznacza, że faktura została już przyjęta przez KSeF i otrzymała unikalny numer identyfikacyjny. Skąd go masz, skoro faktura jest już w KSeF? To po prostu wizualizacja, która pozwala szybko sprawdzić, czy dane na dokumencie są zgodne z oficjalną wersją w systemie.
- Dwa kody QR: Pojawiają się na fakturach wystawionych w trybie offline. Wskazują, że faktura nie została jeszcze wysłana do KSeF. Jeden kod pozwala na dostęp do dokumentu po jego wysłaniu, a drugi, powiązany z Twoim kluczem uwierzytelniającym, potwierdza, że to Ty jesteś jej autorem.
Jak zorganizować proces akceptacji faktur w firmie?
Wdrożenie KSeF to nie tylko kwestia techniczna, ale też organizacyjna. Warto dostosować wewnętrzne procesy, by sprawnie obsługiwać faktury, które mogą napływać z różnych źródeł:
- Faktury z KSeF (online): Twój system (np. ERP lub workflow) powinien być zintegrowany z KSeF, by automatycznie pobierać i konwertować faktury XML na czytelny format. Po walidacji, dokument trafia do odpowiedniej osoby, która w systemie akceptuje go merytorycznie i rachunkowo.
- Faktury w trybach awaryjnych: Kiedy dostaniesz fakturę z dwoma kodami QR, Twój proces powinien obejmować skanowanie i weryfikację obu kodów, aby upewnić się, że dokument jest autentyczny. Uporządkowanie tego w systemie workflow zapewni, że żadna faktura nie zostanie zagubiona, nawet jeśli nie trafiła do KSeF od razu.
Podsumowując: Integracja z KSeF to nie tylko sposób na spełnienie wymogów prawnych. To również inwestycja w odporność firmy na nieprzewidziane zdarzenia, które pozwala utrzymać ciągłość działania i chronić się przed błędami.
