Zarządzanie procesami BPM (Business Process Management)

BPM ( Business Process Management ) –oznacza zarządzanie procesami biznesowymi. 

Skrót BPM również określa typ systemu stosowanego do automatyzacji procesów biznesowych. Systemy BPM  pozwalają na tworzenie i modelowanie procesów, w celu automatyzacji działań biznesowych oraz niektórych czynności wykonywanych przez pracowników, pracujących w różnych działach i lokalizacjach.

Procesy biznesowe, które można objąć systemem BPM odbywają się za pomocą za pomocą stałej liczby schematów. System BPM zostaje zaprogramowany w ten sposób, aby podejmować decyzje na bazie uprzednio zdefiniowanych reguł i przechodzić przez kolejne kroki wyznaczonej ścieżki. W ten sposób dochodzi do automatyzacji kroków, w niektórych przypadkach całych procesów, poprzednio wykonywanych przez pracowników.

Automatyzacja procesów – walka z papierem, mailami i Excel’ami

Automatyzacja procesów synchronizuje działania pracowników, oferując narzędzia do znacznie szybszego, efektywnego i mniej podatnego na błędy wykonywania obowiązków. Przepisywanie danych z papierowych dokumentów do systemu księgowego (lub innego typu systemu) należy do jednych z najbardziej żmudnych i monotonnych zadań pracowników biura. To samo dotyczy weryfikacji przepisanych danych, planowania pracy za pomocą excela, czy przekazywania zadań za pomocą maili i upominania się o ich status. Bez systemu do automatyzacji procesów, nigdy nie wiadomo czy osoba z którą wchodzimy w interakcję otworzyła dokument, rozpoczęła pracę nad przekazanym zadaniem/ lub na jakim jest jego etapie.

Wniosek jest jeden, automatyzacja procesów pozytywnie wpływa na sposób funkcjonowanie firmy i zwiększa satysfakcję pracowników. Przeczytaj więcej o wewnętrznych wyzwaniach firm w materiale na temat Low-code w procesach biznesowych.

Modelowanie procesów

Modelowanie procesów polega na łączeniu pojedynczych kroków procesów, tak aby uzyskać ich sekwencje, która pozwoli osiągnąć jak największą efektywność w danym obszarze biznesowym. Modelowanie procesów zazwyczaj odbywa się w sposób graficzny. Proces modelowania rozpoczyna się od analizy problemu, następnie ułożenia i modyfikacji modelu procesu, który później może być testowany i edytowany. Modelowanie procesów zapewnia wgląd w głębie procesu, co sprawia, że łatwiej jest dostrzec niewydajności na poszczególnych jego etapach. Dostrzegając wąskie gardła, osoba modelująca proces, może tworzyć kopie modeli, edytować je i testować w odpowiednim systemie. 

Systemy BPM, podobnie jak platformy low-code i no-code w większości oferują funkcje modelowania i zarządzania procesami, z czym wiążą swoją elastyczność, skalowalność, intuicyjność i konkurencyjność na rynku podobnych rozwiązań.

Kroki automatyczne i kroki użytkownika

Jak już wyżej wspomnieliśmy, nie wszystkie kroki w procesie objętym systemem BPM są automatyczne, w procesy są również zaangażowani pracownicy.

Przyjrzyjmy się procesowi obiegu faktur.

W tradycyjnym procesie obiegu faktur, dokument jest przekazywany z rąk do rąk. Aby dowiedzieć się na jakim etapie jest faktura, musimy skontaktować się z innym pracownikiem, lub nawet kilkoma, którzy następnie muszą sprawdzić, czy pracowali nad danym dokumentem i co się z nim dalej stało.

W systemie bpm, ten proces wyglądałby całkiem inaczej. Nadal zawierałby kroki użytkownika – takie jak weryfikacja danych na fakturze, opisanie faktury, akceptacja, przekazanie do księgowości. Jednak zadania pomiędzy nimi odbywałyby się automatycznie. Dodatkowo, dane dotyczące interakcji każdego pracownika w procesie, byłyby dostępne do wglądu każdego upoważnionego do tego użytkownika. 

W przypadku faktury, mogłaby zostać ona zeskanowana przez silnik OCR, dzięki czemu dane nie musiałyby być ręcznie przepisywane do systemu. Zamiast tego, trafiłaby od razu użytkownika weryfikującego poprawny odczyt faktury. Po weryfikacji, faktura zostałaby wysłana do osoby opisującej dokument, a następnie akceptującej. Odpowiednio zintegrowany system, może nawet generować automatyczne polecenia zapłaty.

Wiele osób zastanawia się, czy automatyzacja procesów zmniejszy zapotrzebowanie firmy na pracowników. Nie koniecznie, jakkolwiek duża ilość zaoszczędzonego czasu, może zostać wykorzystana na podniesienie jakości pracy, szkolenie, podjęcie nowych obszarów działalności, jak i tworzenie, modelowanie i zarządzanie procesami. Ponadto wprowadzanie odpowiedniego systemu wpłynie na zwiększoną satysfakcję z pracy w zespole.

Zarządzanie procesami – cyklem życia procesu biznesowego

Dobrze zaplanowany, częściowo zautomatyzowany i sprawnie funkcjonujący proces biznesowy oznacza duży sukces dla każdej organizacji. Często jednak zapomina się o tym, że gdy chcemy mówić o zarządzaniu procesami biznesowymi, poprzez system workflow, etap ten nie jest końcem pracy nad procesem, lecz właściwie jej początkiem. Jeśli organizacji zależy na nieustannym rozwoju, to zarząd musi wziąć pod uwagę także usprawnianie swoich procesów biznesowych. Oto jak wygląda cykl życia procesu biznesowego i na czym polegają jego poszczególne etapy.

Projektowanie i modelowanie:

Na tym etapie powstaje teoretyczny projekt. Przedstawia przepływ procesu, obowiązujące procedury, czynniki wpływające na jego przebieg czy czas wykonania.

Nowe projekty już istniejących procesów mogą brać pod uwagę skuteczność przepływu informacji między pracownikami, systemami lub między pracownikiem a systemem, a także odpowiadać na zmiany dotyczące przepisów prawnych, rynku lub konkurencji.

Po zaprojektowaniu procesu następuje jego modelowanie, czyli stworzenie formalnego opisu procesu.

Wykonanie:

Na tym etapie należy podjąć decyzję, w jaki sposób proces ma być wykonywany. Jeśli chcielibyśmy go częściowo zautomatyzować, wykorzystując do tego celu specjalne oprogramowanie, jest to czas na jego implementację i konfigurację.

Realizacja:

Regularna realizacja procesu w organizacji.

Monitorowanie: zbieranie informacji na temat przebiegu procesu. Informacje te będą specyficzne dla każdego procesu i mogą dotyczyć np. liczby procesów wykonanych w danym tygodniu / miesiącu lub czasu ich wykonania. Monitorowanie procesów pozwala zarówno na reagowanie na bieżąco na pojawiające się problemy (np. poprzez dostęp do informacji o statusie procesu), jak i na ich ulepszanie w przyszłości.

Optymalizacja: 

Etap ten polega na analizie zebranych danych i na ich podstawie, zlokalizowaniu tzw. wąskich gardeł lub potencjalnych możliwości redukcji kosztów procesu. Wyniki takiej analizy mogą zostać następnie wykorzystane w fazie projektowania i modelowania procesu.

Proces pozostawiony samemu sobie szybko stałby się nieaktualny i przestał odpowiadać na potrzeby organizacji. Żadna organizacja nie działa w oderwaniu od rzeczywistości, na jej funkcjonowanie mają wpływ zmiany rynku, konkurencji czy przepisów prawnych. Ponadto każdy, nawet najlepiej zaprojektowany proces, będzie miał swoje słabe strony, które warto zlokalizować i zlikwidować. Dlatego zarządzanie procesami ma tak wielkie znaczenie. Dzięki różnego rodzaju narzędziom służącym do monitorowania procesów możliwy jest dostęp do niezbędnych do tego celu, szczegółowych danych. Dbałość o jakość i aktualność procesów biznesowych pozwoli na usprawnienie pracy całej organizacji, a tym samym wzrost zadowolenia klientów.

Aby dowiedzieć się więcej na temat systemów BPM, poznać zalety, wady oraz porady na temat tego, jaki system wybrać, zapraszamy do dalszej lektury tutaj.