W ostatnim wpisie w kilku słowach wyjaśniliśmy czym jest workflow, dziś chcielibyśmy pokazać, w jaki sposób można wykorzystać system pozwalający na jego automatyzację. Korzyści takiej automatyzacji najszybciej widać tam, gdzie do tej pory trzeba było mierzyć się z wieloma problemami, dlatego jako przykład wybraliśmy procesy wymagające akceptacji wniosków składanych przez pracowników (np. wniosków o urlop, nowy sprzęt czy dostęp do sali konferencyjnej). Dzięki systemowi workflow będziecie mogli zapomnieć o zagubionych mailach, informacyjnym chaosie i niekończącym się oczekiwaniu na odpowiedź.
W jaki sposób system workflow może usprawnić proces akceptacji wniosków?
Jedną z głównych korzyści z automatyzacji procesu akceptacji wniosków jest odciążenie osób odpowiedzialnych za ich zatwierdzanie. Workflow w procesie akceptacji wniosków pozwala uporządkować zadania i informacje, ograniczyć ręczne sprawdzanie statusów oraz skrócić czas potrzebny na obsługę wniosku. To jeden z praktycznych przykładów, jak automatyzacja procesów biznesowych może usprawnić codzienną pracę całej organizacji.
Przede wszystkim każdy z pracowników otrzymuje jasną informację o liczbie oczekujących na niego zadań, więc łatwo może zaplanować, ile czasu potrzebuje na ich wykonanie. Dla wygody zadania mogą być pogrupowane według kategorii, możliwe jest również otrzymywanie powiadomień mailowych, gdy w systemie pojawia się nowe zadanie.
Poza tym cały proces jest dużo szybszy – często zaakceptowanie wniosku wymaga tylko kilku kliknięć. Pracownicy mogą być pewni, że dotrą do nich wnioski z kompletem informacji, ponieważ system nie pozwoli wnioskodawcy przesłać formularza bez uzupełnienia wszystkich wymaganych pól. Dzięki temu nie będzie już konieczne prowadzenie długiej korespondencji w celu zdobycia potrzebnych danych. Pracownicy będą mniej skłonni do odkładania swoich zadań na później i na pewno żadnego nie przeoczą – zadanie nie zniknie z systemu, dopóki nie zostanie zakończone. Z przykrego obowiązku proces akceptacji wniosków może stać się sposobem na krótki odpoczynek od bardziej wymagającej pracy.
Korzyści dla wszystkich
Co ważne, na automatyzacji takich procesów skorzystają nie tylko poszczególni pracownicy, ale też cała organizacja. System workflow pozwoli na większą transparentność i monitorowanie postępów. Osoba odpowiedzialna za dany proces może kontrolować jego przebieg i kontaktować się z pracownikami, którzy nie wykonują swoich zadań na czas. Wiedza o tym, gdzie pojawiają się przestoje, umożliwia odnalezienie ich przyczyn i przyspieszenie procesu (np. poprzez przydzielenie części zadań innej osobie). Pracownicy natomiast mogą być pewni, że wszystkich obowiązują te same kryteria, a w przypadku decyzji negatywnej otrzymają jej pisemne uzasadnienie. Wykorzystanie systemu workflow dla każdej z osób zaangażowanych w proces oznacza oszczędność czasu i możliwość pełnego poświęcenia uwagi swoim najważniejszym obowiązkom.
