Premiera JobRouter® 5!

W ostatnim miesiącu JobRouter wypuścił najnowszą wersję, a mianowicie JobRouter 5. 

Nowa wersja systemu jest jeszcze inteligentniejsza i bardziej intuicyjna dla użytkownika. Zmieniła się również oprawa graficzna systemu.

Poniżej przedstawiliśmy szczegóły zmian w najnowszej wersji systemu JobRouter 5.

“Smarter, more intuitive, more modern” tak sam JobRouter AG opisuje swój najnowszy produkt. 

Za cel zostało obrane stworzenie równie przyjemnego z korzystania środowiska pracy zarówno dla osób tworzących procesy, jak i tych które biorą w nich udział.

W związku z tym – dla tworzących procesy powstał nowy projektant procesów (Flowchart Modeler). Oprócz nowej oprawy graficznej, producent systemu dołożył starań, aby projektanci procesów, którzy nie mieli wcześniej do czynienia z JobRouter, rozpoczęli swoją przygodę z systemem z jeszcze większą łatwością i przyjemnością. 

Dodatkowo, JobRouter 5 to nowe rozszerzona funkcjonalność archiwum dokumentów i zupełnie nowa aplikacja mobilna. Aplikacja umożliwia tworzenie nowych projektów i procesów, które zostają w całości zintegrowane z platformą. Oczywiście aplikacja nadal może być integrowana z innymi używanymi przez firmę aplikacjami.

Nowy projektant procesów (Flowchart Designer)

Każdy zautomatyzowany proces musi mieć swoje odzwierciedlenie w grafice – schemacie procesu, na którym przedstawione będą wszystkie jego etapy. Dlatego JobRouter® sięgnął po ulepszenia w tym obszarze i dostosował system do obecnych przyzwyczajeń i nawyków w pracy.

Nowy design

Nadal w centrum projektanta procesów mieści się flowchart służący do ich modelowania. Jakkolwiek, JobRouter oferuje nowy layout dzięki któremu tworzenie procesów biznesowych jest jeszcze przyjemniejsze. 

Zwiększona funkcjonalność

Użytkownicy systemu tworzący procesy skorzystają z znacznie prostszego i intuicyjnego wykorzystania elementów graficznych w procesach. Na przykład, nowe kroki w procesie mogą być po prostu “Przeciągnięte i Upuszczone” w schemacie procesu. Dodatkowo, użytkownicy skorzystają z nowego katalogu i połączonej z nim wyszukiwarki. Katalog skupia wszelkie procesy i funkcje systemu w jednym oknie, z którego można bezpośrednio przejść do wybranej funkcji.  Dzięki wyszukiwarce, przeszukiwanie katalogu kroków automatycznych jest jeszcze prostsze i umożliwia początkującym użytkownikom modelującym procesy, odnalezienie każdej funkcji, szybciej niż kiedykolwiek.

Intuicyjne łączenie kroków z elementami workflow 

Każdy krok procesu biznesowego może być połączony z drugim w bardzo prosty sposób, za pomocą kursora.

Możliwość przybliżenia podglądu

JobRouter 5 oferuje uproszczony podgląd procesu, dzięki ulepszonej funkcji przybliżenia. Dzięki temu, przybliżenie na poszczególne kroki w procesie oraz podgląd całego procesu mogą zostać indywidualnie dopasowane do potrzeb użytkownika.

Przenoszenie i usuwanie kilku elementów równocześnie

Nowa funkcja pozwala na zaznaczanie wielu elementów równocześnie i przesuwanie na mapie procesu. Jest ona zwłaszcza przydatna w przypadku bardzo złożonych procesów. 

Poprzez zaznaczenie kilku elementów lub fragmentu grafiki przedstawiającej proces, można wykonywać zadania na wszystkich równocześnie zaznaczonych elementach. Na przykład, można je przesunąć do innej pozycji w procesie i stworzyć miejsce dla nowych kroków. Czasochłonny proces przesuwania każdego elementu po kolei został wyeliminowany.

Łatwiejszy eksport schematu procesu

Za pomocą jednego kliknięcia użytkownicy mogą wyeksportować zrzut procesu jako plik graficzny i użyć, na przykład do dokumentacji.

Analiza procesu z Mapą Ciepła

JobRouter 5 oferuje nową Mapę Ciepła – mapę, która pokazuje na schemacie graficznym, które z kroków są najczęściej uruchamiane. Mapa ciepła jest dostępna w module projektanta procesów i służy głównie jako baza do analizy procesów i ich optymalizacji. 

Użycie tej funkcji pozwala na dokładną wizualizację kroków, które odbywają się najczęściej oraz ich typową sekwencję w całym procesie. Na schemacie można wyświetlać zarówno czas oczekiwania na ukończenie kroku oraz częstotliwość jego występowania. 

Automatyczna konwersja istniejących już schematów procesów

Aby uniknąć trudu przenoszenia istniejących procesów do najnowszej wersji systemu, procesy są automatycznie konwertowane i dopasowane do nowego layoutu systemu.

Szkice dla funkcji w PHP i JavaScript

Osoby tworzące procesy mogą skorzystać z opcji tworzenia i przechowywania swoich własnych szablonów dla często używanych funkcji w PHP i JavaScript. 

Jako dodatek do szablonów skryptów przygotowanych już przez JobRouter, spersonalizowane wzorcesą dostępne w edytorze skryptóww PHP i JavaScript. Dzięki użyciu zapisanych wzorów, projektanci procesów mogą znacznie skrócić czas jaki poświęcają na ich tworzenie.

Bardziej rozbudowane Archiwum oraz obsługa dokumentów

Zarządzanie i obieg dokumentów to podstawa efektywnego systemu workflow. Dlatego, JobRouter nieustannie poszerza funkcje oferowanego archiwum, stawiając sobie za cel komfort pracy użytkownika.

Eksportowanie oraz importowanie całego archiwum

Kolejnym dodatkiem dla osób, które tworzą procesy jest możliwość eksportowania stworzonej definicji archiwum i importowanie jej do innych systemów. Przetransferowane zostają nie tylko definicje archiwum, ale również informacje o widokach archiwum, listy wyszukiwania oraz dialogi. Na przykład, transfer archiwum z systemu testowego lub deweloperskiegodo systemu produkcyjnego może odbyć się w ciągu kilku sekund.

Szyfrowanie dokumentów

Dokumenty mieszczące się w JobArchive mogą być przechowywane zaszyfrowane w systemie plików w JobRouter 5.

Opcja szyfrowania może zostać dodana do każdego katalogu danych archiwum. Szyfrowanie dokumentów chroni je przed nieautoryzowanym dostępem.

Edytor anotacji

JobViewer 2 oferuje opcje dodawania wirtualnych adnotacji w formie tekstu, obiektów graficznych lub listy kontrolnej w dokumentach. Wraz z JobRouter5, autor adnotacji wyświetla się po najechaniu kursorem na jej zawartość.

Funkcja przeszukiwania treści e-maili

Funkcja przeszukiwania pełnotekstowego w archiwum jest doceniana przez wszystkich użytkowników. Dokumenty mogą być przeszukiwane po całej treści , a nie tylko po wprowadzonych przez użytkowników indeksach. W wersji 5 nowością jest przeszukiwanie całej treści również w dokumentach typu e-mail.

Wzbogacony o nowe funkcje Document Hub

Już w wersji JobRouter 4.5, Dokument Hub dostarczył indywidualny pulpit z  dokumentami dla każdego z użytkowników. W nowej wersji, dokumenty mogą być przechowywane na pulpicie lub w aplikacji mobilnej, po czym wykorzystywane dowolnie w późniejszych procesach lub archiwum.

JobRouter 5 pozwala na przeszukiwanie wszystkich przechowywanych dokumentów, aby ułatwić i przyspieszyć pracę użytkownika. Dodatkowo, przechowywane dokumenty mogą być pobierane na pulpit. Dokumenty mogą być bezpośrednio transferowane z procesu do Document Hub ze zintegrowanego podglądu dokumentu. Na przykład, Document Hub może zostać użyty aby przetransferować dokument z workflow do archiwum i zostać użyty później w kolejnych procesach.

Eksportowanie i łączenie dokumentów 

Wraz z JobPDF, osoby tworzące procesy mogą również eksportować załączone lub zarchiwizowane dokumenty z adnotacjami jako pliki pdf.

Wszystkie formaty  plików, jakie obsługuje JobViewer służące do wyświetlania dokumentów, mogą zostać wyeksportowane do postaci pliku PDF. Eksportować plik można zarówno wewnątrz procesu (np. wysłać plik pdf jako załącznik e-mail) oraz w systemie zarządzania plikami. 

Technologia i bezpieczeństwo

Większa wydajność

Efektywność i szybkość systemu, to jedne z najważniejszych charakterystyk dla jego użytkowników. Dlatego zespół JobRoutera nieustannie pracuje nad ulepszeniami systemu i tym samym w najnowsza wersja jest znacznie szybsza, co zostanie dostrzeżone zwłaszcza przy systemach z dużą ilością danych.

Ważną zmianą jest też ładowanie danych – teraz wszystkie dane ładowane są na formularz asynchronicznie, co również pozytywnie wpływa na wydajność.
Prowadzi to do szybszego generowania poszczególnych stron, a tym samym zwiększa komfort pracy.

Obsługa MySQL 8 i MariaDB

JobRouter wspiera systemy baz danych takie jakie Microsoft SQL Server i Oracle, oraz MySQL, również w wersji 8.

Dodatkowo JobRouter 5 może również współpracować z MariaDB.

Wsparcie Linux

Całkowitą innowacja w najnowszej wersji JobRouter 5 jest wsparcie systemu operacyjnego Linux dla aplikacji webowych. Poprzednio, aplikacje mogły działać jedynie na serwerach Microsoft.

Użycie systemu Linux wiąże się z następującymi korzyściami:

• Zdecydowanie wyższa wydajność na tym samym sprzęcie
• Brak kosztów licencjonowania systemu operacyjnego.
• W zaawansowanej infrastrukturze serwerowej, bardziej opłacalne jest użycie kilku mniejszych serwerów niż jednego dużego serwera webowego. Dlatego w przypadku systemu Linux, pewną korzyścią jest wydajność serwera. 

Historia użytych już haseł

W wielu przypadkach, JobRouter jest połączony w używanym w firmie systemem Active Directory. Zatem użytkownicy mogą używać istniejących już kont i logować się za pomocą Single Sign-On, czyli bez potrzeby ponownego podawania danych użytkownika.

Jeśli JobRouter jednak nie używa Active Directory lub połączenia LDAP, ochrona haseł jest bardzo istotna. Jako dodatek do już istniejących ustawień kontroli bezpieczeństwa (długości hasła, użycia znaków specjalnych, numerów itd.) historia haseł może również zostać aktywowana. Służy ona temu, aby upewnić się, że użytkownicy nie używają już poprzednio wybranych haseł.

Nowa aplikacja mobilna wspierająca workflow 

Aplikacja JobRouter Scan dla Document Hub pojawiła się już w poprzedniej wersji JobRouter i pozwala na skanowanie i synchronizowanie dokumentów za pomocą aplikacji mobilnej.  

Wraz z JobRouter 5, udostępniona została aplikacja mobilna na systemy Android i iOS umożliwiająca procesowanie kroków workflow. Document Hub został dokładnie zintegrowany z workflow aby ułatwić przeprowadzanie procesów.

Wielostronne dialogi i jego fragmenty

Wielostronicowe okna dialogowe są również obsługiwane w aplikacji mobilnej, co umożliwia realizację bardziej złożonych procesów za pomocą telefonu. Aplikacja umożliwia bezpośrednie przechodzenie na różne strony dialogu. Alternatywą przechodzenia przez strony dialogu jest tradycyjna metoda scrollowania ekranu.

W celu uporządkowania poszczególnych stron, widok mobilny również umożliwia zaznaczanie i operacje na poszczególnych sekcjach dialogu. 

Obsługa podtabel

Aplikacja umożliwia również dostęp do podtabeli w mobilnych oknach dialogowych. Dzięki temu okna dialogowe stały się znacznie bardziej uniwersalne. Na przykład, podtabele z pozycjami faktury liniowe dane elementu mogą być udostępnione podczas procesowania faktur kosztowych, alternatywnie kilku odbiorców może zostać wybranych do przekazania zadania podczas otrzymywania wiadomości w procesie.  Podtabele wyświetlane na smartfonie można sformatować zgodnie z wymaganiami. 

Integracja Skanera Dokumentów i Document Hub 

Użytkownicy JobRouter mogą skanować dokumenty bezpośrednio z dialogów workflow i łatwo zapisywać pojedyncze lub kilkustronicowe dokumenty za pomocą aplikacji mobilnej. Te natomiast są automatycznie załączone do workflow i mogą zostać poddane kolejnym krokom akceptacjiw trybie natychmiastowym.

Dokumenty i grafiki mogą być załączane bezpośrednio z urządzenia mobilnego.

Integracja wokrflow i Document Hub daje wiele korzyści. Użytkownicy mogą otwierać hub bezpośrednio z poziomu dialogu i załączać dokumenty zapamiętane w danym procesie.

Z poziomu ekranu głównego, istnieje również możliwość decyzji czy dokument pozostanie w Document Hub po zakończeniu procesu, czy też zostanie usunięty.

Podpisy, adnotacje i polecenia podjęte w urządzeniu mobilnym

Używanie smartfona w celu obsługi workflow JobRouter, oferuje nowe możliwości. Na przykład, użytkownicy mogą dzwonić i pisać wiadomości bezpośrednio z okna dialogowego, lub logować się za pomocą jednego palca. Używanie nowego pola na adnotacje i rysunki, może również zostać zintegrowane w procesie. 

Zintegrowany czytnik kodów kreskowych umożliwia zapisywanie dokumentów

Aplikacja JobRouter posiada czytnik kodów kreskowych na potrzeby archiwizacji dokumentów. Aplikacja z łatwością robi zdjęcia i odczytuje kody kreskowe, za pomocą kamery w smartfonie.

Wszystkie popularne kody typu 1D oraz 2D są obsługiwane przez aplikację.

Obsługa Offline

Zdarzają się przypadki, że użytkownicy aplikacji mobilnej mają potrzeby zainicjowania procesu offline. 

W takim z pozoru ciężkim przypadku, aplikacja JobRouter oferuje dwa rozwiązania, a mianowicie:

1. Dokumenty mogą zostać zeskanowane i zapisane za pomocą Document Hub w dowolnym momencie, następnie mogą zostać wykorzystane w procesie.
2. Rozpoczęcie procesu w trybie offline jest drugą opcją. Należy rozpocząć od kroków, które mogą zostać pobrane i uruchomione offline. Są to kroki w procesach, które nie wymagają bezpośredniego połączenia z bazą danych lub systemami zewnętrznymi.

Krok rozpoczynający może zostać edytowany i wysłany wraz z załącznikami. Jeśli w danej chwili nie ma połączenia internetowego, krok zostaje oznaczony jako oczekujący do wykonania. W momencie połączenia z internetem, krok procesu zostanie automatycznie uruchomiony.

JavaScript API

W dialogach mobilnych możliwe jest wykorzystanie znanego już projektantom JavaScript Api. 

JavaScript Api w wersji mobilnej oferuje wiele funkcji, takich jak wyświetlanie i ukrywanie elementów lub dostęp do wartości, które posiadają identyczne opcje dla projektanta jak okna dialogowe w wersji desktopowej. Osoby tworzące procesy mogą dzięki temu z łatwością tworzyć jeszcze bardziej skomplikowane dialogi.

Źródło https://www.jobrouter.com