Efekty wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów najszybciej widoczne są w tych obszarach, w których na co dzień przetwarzane są ogromne ilości danych, często wrażliwych. Na jeden z pierwszych przykładów ilustrujących korzyści z wprowadzenia takiego systemu w firmie wybraliśmy więc proces ułatwiający pracę działu HR, dla którego obieg dokumentów jest kluczowym elementem pracy.

Dział HR każdego dnia ma do czynienia z dziesiątkami różnego typu dokumentów (CV, umowy, zaświadczenia lekarskie, wnioski urlopowe), a ich zagubienie lub wprowadzenie do systemów błędnych danych może wiązać się z nieprzyjemnymi konsekwencjami zarówno dla pracownika, jak i dla firmy. Pokażemy, w jaki sposób elektroniczny proces może usprawnić pracę działu kadr na przykładzie rozliczenia pracownika opuszczającego firmę. Proces ten jest czasem bardziej skomplikowany, niż mogłoby się na pierwszy rzut oka wydawać – dział HR musi nie tylko upewnić się, że pracownicy zwrócili firmowy sprzęt, ale także dopilnować zlikwidowania dostępów do systemów czy zakończenia płatności za różnego rodzaju dodatki (np. karty sportowe lub ubezpieczenie). W średnich i dużych firmach listy takich zadań związanych z odejściem pracownika mogą osiągnąć naprawdę duże rozmiary. Tu z pomocą przychodzą systemy umożliwiające automatyzację tego typu procesów.

Jak to działa? Papierowe listy, które musiałyby być dostarczone do różnych działów w firmie i podpisane przez odpowiednie osoby, zastępujemy jednym elektronicznym rozliczeniem przygotowywanym przez dział HR, dzięki czemu możemy:

• skrócić czas rozliczenia pracownika – rozliczenie jest wysyłane jednocześnie do różnych działów, więc wyznaczeni pracownicy tych działów mogą poświadczyć rozliczenie się pracownika ze sprzętu w tym samym czasie;

• usprawnić pracę działu HR – konieczność pamiętania o licznych, drobnych obowiązkach znacznie zmniejsza produktywność pracowników; elektroniczny proces pozwala pracownikom na odciążenie pamięci i skupienie uwagi na bardziej wymagających zadaniach;

• rozwiązać problem nieobecności – każda osoba może ustalić w systemie swojego zastępcę, do którego automatycznie kierowane będzie zadanie pod jej nieobecność;  pracownik nie musi czekać na powrót osoby odpowiedzialnej ze zwolnienia czy urlopu lub szukać kogoś, kto mógłby podpisać rozliczenie w jej imieniu;

• zwiększyć bezpieczeństwo – mamy pewność, że żaden punkt rozliczenia nie zostanie pominięty, ponieważ system nie pozwoli na zakończenie rozliczenia, dopóki nie zaznaczymy, że wszystkie wymagania zostały spełnione;

• monitorować postępy – pracownicy działu HR mogą w ciągu kilku sekund, bez konieczności wykonywania telefonów lub pisania maili do kilku osób, sprawdzić status procesu i zorientować się, kto jeszcze nie wykonał swojego zadania;

• zapewnić płynne przekazanie obowiązków – możemy wykorzystać ten sam formularz do wskazania osoby przejmującej obowiązki odchodzącego pracownika, dodać zgodę działu kadr i przełożonego, a następnie automatycznie przesłać wszystkie potrzebne informacje np. do działu IT, który zajmie się przyznaniem dostępów do skrzynek pocztowych lub folderów.

Na zalety takiego rozwiązania możemy też spojrzeć szerzej, nie tylko z perspektywy rozliczenia pojedynczego pracownika, ale także zarządzania całym procesem. Jak to wygląda w przypadku papierowych dokumentów? Wymiana formularzy zajmuje sporo czasu, jeśli mamy kilka wersji rozliczenia (dla pracowników z różnych działów), musimy zaktualizować każdy z nich, a gdy ktoś nie zostanie poinformowany o zmianach w procesie (lub przeoczy tę informację), wciąż będzie stosował nieaktualne już kryteria. W procesie elektronicznym wszystkie te problemy znikają:

• tworzymy jeden proces dla wszystkich użytkowników – administrator zarządza tylko jednym formularzem, a część pól może być ukrywana w zależności od tego, jakie opcje zostały wybrane (np. wyświetlane pola mogą być zależne od działu lub stanowiska odchodzącego pracownika); gdy potrzebna jest zmiana, wystarczy dokonać jej raz;

• po wprowadzeniu zmian wszyscy mają od razu dostęp do tej samej wersji procesu, a nowi pracownicy mogą być szybciej wdrożeni do swoich ról, ponieważ nie muszą zapamiętywać licznych reguł i kryteriów;

• mamy pełną kontrolę nad danymi pracowników – możemy zdefiniować w systemie kto i do jakich informacji ma dostęp, dzięki czemu mamy pewność, że dane osobowe przechowywane są zgodnie z wymaganiami GIODO.

Rozliczenie pracownika to tylko jeden z wielu przykładów wykorzystania elektronicznych procesów HR, wystarczy odwrócić ten proces i mamy gotowy drugi proces: przygotowania stanowiska i warunków pracy dla nowoprzyjętego pracownika. W podobny sposób można częściowo zautomatyzować chociażby proces rekrutacji czy składania wniosków urlopowych. Dzięki takim usprawnieniom pracownicy działu personalnego mogą znacznie mniej czasu poświęcać sprawom administracyjnym i z większą uwagą zaangażować się w te zadania, które są szczególnie istotne z punktu widzenia zarządzania firmą, choć często w natłoku obowiązków brakuje na nie czasu: planowanie ścieżek kariery pracowników, rozwijanie ich umiejętności i motywowanie do bardziej efektywnej pracy.