Case Study – Wdrożenie systemu w Gminie Wrocław

Elektroniczny Obieg Faktur w Gminie Wrocław

Przyjęcie przez Parlament Europejski dyrektywy dotyczącej fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych to prawdziwa rewolucja w administracji publicznej. Już od listopada 2018 roku każda instytucja państwowa będzie zobowiązana do wdrożenia systemu odbioru i przetwarzania dokumentów księgowych o standardzie unijnym. W odpowiedzi na to wyzwanie stolica Dolnego Śląska jako pierwsze miasto, uruchomiła innowacyjny elektroniczny system obiegu faktur.

Po wejściu w życie nowych przepisów, wykonawcy zamówień publicznych otrzymają możliwość wysyłki faktur elektronicznych do wszystkich instytucji publicznych. Wprowadzone nowe normy mają umożliwić automatyzację procesów przetwarzania danych, takich jak księgowanie czy ewidencja podatkowa. Wiąże się to z oszczędnością czasu, wynikającą z braku konieczności ręcznego przepisywania faktur. Pierwszym urzędem w Polsce, który zdecydował się na wdrożenie systemu obsługującego e-faktury zgodne z dyrektywą, był Urząd Miejski Wrocławia. W ubiegłym roku firma e-MSI, wdrożyła tam system Elektronicznego Obiegu Faktur (EOF). EOF umożliwia przyjmowanie e-faktur od wykonawców w formacie zgodnym z dyrektywą.

Projekt w Pigułce

W ramach projektu e-MSI, jako Wykonawca wybrany w procedurze przetargu nieograniczonego, wykonało:

• szczegółową analizę przedwdrożeniową
• wdrożenie systemu
• szkolenie 250 użytkowników
• świadczenie asysty powdrożenionej
• rozwinięcie oprogramowania zgodnie z potrzebami klienckimi Zamawiającego

Projekt objął analizę przedwdrożeniową, wdrożenie systemu, szkolenie 250 użytkowników, wsparcie powdrożeniowe oraz dalszy rozwój rozwiązania zgodnie z potrzebami urzędu. Szczegóły realizacji oraz zakres projektu przedstawiamy również w osobnym case study opisującym wdrożenie JobRouter we Wrocławiu.

Analiza

Głównym założeniem wdrożenia było wsparcie procesów biznesowych Urzędu Miejskiego Wrocławia w zakresie obiegu faktur i innych dokumentów. Analiza pozwoliła określić, które zadania wykonywane dotychczas papierowo można przenieść do systemu oraz gdzie automatyzacja procesów biznesowych może wyeliminować zbędne czynności manualne, usprawnić raportowanie i zwiększyć kontrolę nad przebiegiem procesów.

Wdrożenie

Głównym procesem systemu jest proces elektronicznego obiegu faktur. Proces inicjuje wysyłka faktury na adres e-mail. Następnie system archiwizuje dokument w repozytorium dokumentów, przeprowadza proces OCR i generuje zadanie dla pracowników kancelarii. Kancelaria weryfikuje wartości rozpoznane przez OCR oraz wskazuje osoby odpowiedzialne za dalsze prace nad fakturą. Faktura po weryfikacji pod kątem zgodności z umową oraz opisaniu przez osoby merytoryczne przechodzi przez szereg akceptacji. Jeżeli zostanie zaakceptowana przez wszystkie wskazane osoby, zostaje przekazana do płatności obsługiwanej centralnie przez służby Skarbnika Miasta. Ostatni krok to potwierdzenie płatności za fakturę. System Elektronicznego Obiegu Faktur obsługuje wiele wariantów ścieżek akceptacji faktur w zależności od ich typu, wydziału czy spółki, której dotyczy. Proces akceptacji angażuje od kilku do ponad dwudziestu kroków akceptacji.

Proces wprowadzania faktur jest maksymalnie uproszczony, poprzez zastosowanie mechanizmów inteligentnego rozpoznawania treści z dokumentów bez stałej określonej struktury – faktur kosztowych. System przewiduje obsługę skomplikowanych typów dokumentów, np. odwrotne obciążenie, środki trwałe, projekty unijne.

W związku z wykorzystywaną wersją systemu SAP (4.72), do systemu workflow po stronie EOF przeniesiono wiele funkcjonalności typowych dla systemów księgowych, z samym rozksięgowaniem i dekretacją włącznie. Integracja z systemem SAP obejmuje m.in.: dane dostawców, każda faktura podłączana jest do konkretnych pozycji Centralnego Rejestru Umów i Zakupów – pobieranych z systemu SAP, a proces kończy się eksportem danych FV oraz płatnością w systemie SAP. Integracja wymagała implementacji dedykowanych funkcji BAPI po stronie systemu SAP, co zostało zrealizowane przez CUI.

W systemie wdrożono generowanie dokumentów opisujących faktury – metryka dokumentu, podział dokumentów ze wsadów ze skanera po kodach kreskowych, a także wiele procesów wspomagających proces główny, w tym m.in. obsługę cesji, zatwierdzanie przelewów i eksport pliku do iPKO.

Podsumowanie Wdrożenia

Dostarczone rozwiązanie posiada:

1.  Proces elektronicznego obiegu faktur

• z wielostopniową akceptacją
• z równoległymi ścieżkami opisu faktury
• wykorzystującego 7 integracji z systemem SAP
• z modułem podpisu elektronicznego
• z inteligentnym rozpoznawaniem faktur OCR

2. Proces cesji
3. Proces zatwierdzania i wykonywania przelewów

Korzyści Wynikające z Wdrożenia Systemu JobRouter®

• zmniejszenie czasu poświęcanego przez pracowników na obsługę faktur
• zwiększenie przepustowości w Wydziale Księgowości
• zmniejszenie kosztów pracy i administracji
• redukcja ryzyka błędów w przetwarzaniu dokumentów
• niezawodne rozpoznawanie duplikatów
• stały monitoring terminowości
• szybkie i intuicyjne wyszukiwanie dokumentów
• usprawnienie rejestracji dokumentów
• zmniejszenie ryzyka zaginięcia dokumentu
• możliwość wspólnej pracy nad dokumentem wielu osób
• gwarancja pełnej kontroli wszystkich zadań, wielostopniowa akceptacja
• zmniejszenie zapotrzebowania na papier czy miejsce do przechowywania dokumentów
• możliwość rozszerzenia systemu w przyszłości o nowe procesy

Po wdrożeniu systemu elektronicznego obiegu przez e-MSI, został on uruchomiony pilotażowo w wybranych Wydziałach/ Biurach Urzędu Miejskiego Wrocławia. Dzięki takiemu rozwiązaniu system został w pełni dopasowany, dostrojony do potrzeb użytkowników. Obecnie system w pełnym zakresie działa produkcyjnie i umożliwia pełną rejestrację i procesowanie każdego typu dokumentu księgowego. Projekt został zakończony sukcesem i jest kolejnym poważnym krokiem w kierunku całkowitej digitalizacji funkcjonowania Urzędu Miejskiego Wrocławia oraz jednostek współpracujących.

O Gminie Wrocław

Gmina Wrocław obejmuje ok. 270 jednostek organizacyjnych; w tym jednostkę centralną: Urząd Miejski Wrocławia; posiada 100% udziałów w 12 spółkach, m.in. w Wrocławskie Mieszkania sp. z o.o., Wrocławskie Inwestycje sp. z o.o., Miejskie Przedsiębiorstwo Komunikacyjne sp. z o.o. oraz jest udziałowcem większościowym w 6 innych spółkach. Zatrudnia ponad 8000 osób. Jest jednym z pionierów administracji publicznej w kwestiach innowacji oraz nowoczesnych rozwiązań IT. Miasto Wrocław znalazło wyróżnione w rankingu „Najlepsze miasta do życia” w 2015 roku, w którym również – jako jedyne polskie miasto – zostało docenione w kategorii ,,Miasto wyrastające na centrum biznesowe”, a Centrum Usług Informatycznych, jednostka Gminy Wrocław odpowiedzialna za IT, otrzymało w roku 2016 tytuł „Lider Miejskich Innowacji”.