BPM – zacznijmy od podstaw

Zdążyliśmy już przedstawić na blogu kilka powodów, dla których warto przyjrzeć się procesom biznesowym w organizacjach, ale specjalnie dla tych z Was, którzy dopiero zaczynają swoją przygodę z zagadnieniami z zakresu zarządzania procesami biznesowymi, chcielibyśmy powrócić do podstaw. Dziś o tym co w praktyce oznacza BPM.

Co to jest BMP?

Business Process Management (BPM), czyli zarządzanie procesami biznesowymi koncentruje się na analizie i ulepszaniu procesów w celu usprawnienia działania organizacji. Czym zatem jest proces? To każdy zbiór wykonywanych krok po kroku czynności, zmierzających do rozwiązania jakiegoś problemu lub ukończenia zadania. Przykład? Złożenie i realizacja zamówienia to jeden z podstawowych procesów w wielu organizacjach.

Systemy informatyczne klasy BPM, takie jak JobRouter, ułatwiają wdrożenie, realizację i monitorowanie procesów biznesowych.

Czym nie jest BPM system?

Organizacje korzystają z wielu różnych rozwiązań wspomagających zarządzanie i na pierwszy rzut oka może wydawać się, że wszystkie realizują podobne funkcje. Na początek przyjrzyjmy się więc różnicom pomiędzy systemami wspomagającymi zarządzanie procesami biznesowymi BPM, a innymi rozwiązaniami.

System BPM:

• nie służy do zarządzania projektem lub zadaniami – tego typu systemy wykorzystywane są wtedy, gdy mamy do czynienia z jednorazowym projektem, natomiast system BPM służy do zarządzania cyklicznie powtarzającymi się seriami powiązanych ze sobą działań

• nie jest checklistą – checklista spełni swoje zadanie wtedy, gdy proces jest bardzo prosty, jednak jej funkcją jest przede wszystkim przypominanie o zadaniach, które pozostały do wykonania; system BPM służy do usprawniania o wiele bardziej złożonych procesów i ma przede wszystkim zapewnić, że dany krok w procesie zostanie wykonany w odpowiednim czasie

• nie działa jak e-mail – proces, w którym wiele informacji przekazywanych jest drogą mailową, jest bardzo trudny do monitorowania i nieprzejrzysty; systemy BPM pozwalają na to, aby osoba odpowiedzialna za dany proces mogła kontrolować postępy, a tym samym w krótkim czasie reagować na pojawiające się problemy

Kiedy zatem warto rozważyć wdrożenie systemu BPM?

Oto kilka sytuacji, w których warto przyjrzeć się bliżej systemom BPM i zastanowić się, czy nie pozwoliłyby na rozwiązanie problemów związanych z realizacją procesów biznesowych. System BPM może okazać się przydatny wtedy, gdy:

• zarządzanie procesami biznesowymi w Twojej organizacji wymaga współpracy między osobami pracującymi w różnych działach lub lokalizacjach,
• korzystasz z procesów, w których dokonywane są częste zmiany i aktualizacje,
• procesy często nie są realizowane na czas,
• nie możesz czerpać korzyści ze świetnie zaprojektowanych procesów, ponieważ nie są prawidłowo wykonywane,
• chcesz mieć dostęp do informacji o tym, przez kogo podejmowane są poszczególne decyzje i możliwość monitorowania przebiegu procesu,
• Twoja organizacja wykorzystuje w pracy kilka różnych dedykowanych systemów do zarządzania procesami biznesowymi,  przez co pracownicy muszą wielokrotnie wprowadzać te same dane;
• liczba procesów i korzystających z nich pracowników jest na tyle duża, że nikt w organizacji nie ma pełnej wiedzy o tym, ile procesów zostało uruchomionych i jaki jest ich status.

Co można osiągnąć dzięki wprowadzeniu rozwiązania klasy BPM?

Przede wszystkim spokój umysłu. Prawidłowo zaprojektowane i wdrożone procesy biznesowe to takie, o których można przestać myśleć. Dzięki systemom BPM, nie trzeba pamiętać o kolejnych krokach, ponieważ przypominają o sobie same, a w razie konieczności osoba odpowiedzialna za dany proces ma łatwy i szybki dostęp do wszystkich informacji.

Jeśli w Waszych organizacjach dostrzegacie procesy, które moglibyście usprawnić dzięki systemowi BPM, zachęcamy Was do dalszego śledzenia naszego bloga, na którym znajdziecie więcej informacji na temat zarządzania procesami i obiegu dokumentów, lub napisanie do nas bezpośrednio na e-mail oferty@e-msi.pl i zapytanie o więcej informacji, lub darmowe demo dotyczące BPM.

BPM (Business Process Management) oznacza zarządzanie procesami biznesowymi. Pojęcie to jest znane również pod innymi nazwami, takimi jak Corporate Performance Management (CPM) czy Enterprise Performance Management (EPM). Proces biznesowy łączy w sobie różne metody i działania, które przekładają się na zoptymalizowanie i automatyzację funkcjonowania przedsiębiorstw. Jest to zbiór czynności, których wykonanie prowadzi do osiągnięcia danego celu czy ukończenia zadania. Procesem biznesowym może być każdy ciąg procedur, który zmierza do zdobycia większego osiągnięcia. Przykładem może być realizacja zamówień, prowadzenie rozmów z kontrahentami czy wiele innych podstawowych obowiązków organizacji.

Dlaczego warto wdrożyć systemy BPM?

Systemy BPM przeznaczone do zarządzania procesami biznesowymi, ułatwiają ich realizację, niezależnie od tego, czym zajmuje się dane przedsiębiorstwo. Takie platformy są wdrażane m.in. w usługach i handlu, w windykacji, księgowości czy transporcie i nie tylko.

Wprowadzenie takich systemów jest szczególnie przydatne w średnich i dużych firmach, które podzielone są na międzymiastowe i międzynarodowe oddziały. Standaryzowany schemat pracy umożliwia oferowanie usług na tak samo wysokim poziomie, niezależnie od lokalizacji danej placówki. Platformy BPM pozwalają również uniknąć wielu błędów, szczególnie przy wykonywaniu powtarzalnych zadań. Dodatkowo pomagają zorganizować i uporządkować wszelkie procesy przeprowadzane przez dużą liczbę pracowników.

Systemy te zwiększają efektywność wykonywanych zadań, przynosząc zarówno oszczędności, jak i zwielokrotnione zyski. Ponadto integrują działanie różnorodnych platform, które są wykorzystywane w codziennej pracy przedsiębiorstw. Niekwestionowanie mocnym punktem systemów jest również szybkie reagowanie na zmiany w procesach, analizowanie i kontrolowanie wszelkich działań. Korzystając z nowoczesnych narzędzi, można zaproponować swoim klientom zindywidualizowane usługi, dopasowane do ich potrzeb.

Business Process Management – transformacja biznesowa na wysokim poziomie

Zarządzanie obiegiem dokumentów, organizowanie obowiązków w zespole czy kierowanie rutynowymi zadaniami to zaledwie niewielki procent możliwości, jakie zapewniają systemy BPM.

Platformy te nie służą do zarządzania pojedynczymi projektami, decydują one o kierowaniu złożonymi i cyklicznymi przedsięwzięciami. BPM to nie zwykła checklista – to narzędzie do usprawniania zaawansowanych procesów, których wykonania w czasie stale nadzoruje.

Inwestując w nowoczesny system automatyzacji, taki jak JobRouter, można zająć się o wiele bardziej złożonymi i skomplikowanymi zadaniami. W tym czasie cykliczne obowiązki, zorganizowane odpowiednio, nie będą wymagały zbyt dużego nakładu czasu i wysiłku. Platformy Business Process Management to kontrola, analiza i efektywność w jednym. To łatwy dostęp do dokumentacji i porzucenie tradycyjnych, analogowych metod pracy na rzecz dopasowanych do danych przedsiębiorstw rozwiązań.