Wraz z rozpoczęciem bieżącego roku w życie weszły przepisy regulujące kwestie wyboru sposobu przechowywania akt osobowych pracowników przez przedsiębiorstwa. Pracodawca będzie mógł decydować, czy chce archiwizować dokumentację w formie papierowej, czy w elektronicznej.

Era Postępu

Postępująca cyfryzacja sięga coraz głębiej w sposób funkcjonowania przedsiębiorstw. Nowe ustawy i wprowadzane prawa mają na celu standaryzowanie norm zgodnie z rozwijającą się potrzebą digitalizacji. Żyjemy w czasach czwartej
– cyfrowej – rewolucji przemysłowej, która kreuje potrzebę normalizacji sposobu działania przedsiębiorstw. Nastała nowa era biznesu.

Procedura Zmiany

Aby odnosić korzyści z wygody, jaką niesie ze sobą możliwość zmiany formy prowadzenia dokumentacji, należy zachować odpowiednie, określone ustawą warunki.
Chcąc unowocześnić sposób funkcjonowania przedsiębiorstwa poprzez przekształcenie dokumentacji papierowej na elektroniczną, koniecznie należy cyfrowo odwzorować oryginały dokumentów – zeskanować je. Każdy dokument elektroniczny trzeba następnie opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowanę pieczęcią elektroniczną przedsiębiorstwa. Potwierdzają one zgodność wersji elektronicznej z papierowym oryginałem. Pracodawca ma możliwość do upoważnienia wskazanych osób do składania kwalifikowanego podpisu elektronicznego w jego imieniu.

Kolejny krok ku cyfrowej ewolucji to konieczność poinformowania przez pracodawcę pracowników – zarówno obecnych, jak i byłych – o zmianie sposobu prowadzenia dokumentacji. Aktualni pracownicy przedsiębiorstwa mogą zostać poinformowani w sposób przyjęty w firmie (intranet, e-maile, tablica ogłoszeń), natomiast osoby dawniej zatrudnione, muszą otrzymać od eks-pracodawcy informacyjny list polecony lub e-mail, koniecznie opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W treści pisma należy poinformować o możliwości odebrania dokumentacji wraz ze wskazaniem 30-dniowego terminu jej odbioru. Doręczenie może się odbyć za pośrednictwem przesyłki pocztowej lub kurierskiej, osoby upoważnionej lub poprzez komunikację elektroniczną, z warunkiem możliwości pozyskania potwierdzenia doręczenia. W przypadku braku sposobności doręczenia, będzie ono uznane za dokonane po terminie upływu terminu określonego w powtórnym awizie wystawionym przez operatora.

Obecni pracownicy przedsiębiorstwa również mają prawo do pozyskania swojej dokumentacji w dotychczasowej formie. Należy ją wydać każdemu, kto zgłosi się do pracodawcy po odbiór w wyznaczonym 30-dniowym terminie. Obowiązek ten obowiązuje również, gdy po odbiór dokumentacji zgłosi się rodzina zmarłego pracownika.
Nieodebrana w wyznaczonym terminie dokumentacja podlega zniszczeniu.

Dodatkowe Zmiany

Wraz z nastaniem ustawy e-akta nie tylko pojawia się możliwość unowocześnienia sposobu gromadzenia dokumentów firmowych, ale i skraca się obowiązkowy okres ich przechowywania.
Od stycznia 2019 r. dla wszystkich zatrudnianych osób akta pracownicze pracodawca lub zleceniodawca musi przechowywać przez 10 lat (zamiast 50 lat) od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia.

Dzięki nowym regulacjom będzie można również zminimalizować okres przechowywania dokumentów pracowniczych osób zatrudnionych w latach 1999 – 2018.  Aby skorzystać z tej możliwości, wymogiem jest złożenie przez przedsiębiorcę w ZUS oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych za wszystkich pracowników i zleceniobiorców, których zatrudnił
w latach 1999 – 2018 oraz raportów informacyjnych za wszystkich pracowników
i zleceniobiorców z lat 1999 – 2018.

Archiwa zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. będą przechowywane na dotychczasowych zasadach, czyli przez 50 lat.
Ponadto, przez nastanie ustawy o e-aktach, od stycznia 2019 roku zmienią się zasady dotyczące wypłaty wynagrodzenia pracownikom. Podstawową formą będzie wpłata na konta zatrudnionych.

Obopólne Korzyści

Omawiana ustawa o e-aktach jest częścią wdrażanego pakietu #100ZmianDlaFirm. Z założenia pakiet ten ma wprowadzać zmiany przynoszące ułatwienie funkcjonowania zarówno pracodawcom, jak i osobom przez nich zatrudnianym.

Elektronizacja niesie ze sobą przede wszystkim oszczędność  poprzez obniżenie kosztów oraz zminimalizowanie liczby obowiązków. Forma cyfrowa jest tańsza
i wygodna w obsłudze. Standaryzacja elektroniczna nie tylko umożliwia ekologiczne gromadzenie archiwów, czy usprawnia szybki i łatwy dostęp do dokumentów, ale dzięki nowoczesnym formom zabezpieczeń chroni ważne dane przed utratą, zniszczeniem, czy dostępem osób niepożądanych.

Nowocznesny Biznes

Możliwość elektronizacji akt osobowych to duże ułatwienie dla przedsiębiorstw. Umiejętne wykorzystanie możliwych form obsługi biznesu prowadzi do jego unowocześniania. Sprawne działanie firmy wyznacza jej konkurencyjność i prowadzi do postępu, umożliwiając podjęcie kolejnych kroków ku rozwojowi.