Skanowanie dokumentów
Jak skanować dokumenty?
Skanowanie jest jedną z najbardziej powszechnych form udostępniania, przekazywania oraz przechowywania różnego rodzaju dokumentów, grafik, ilustracji, zdjęć itp. Często jednak otrzymany dokument jest zbyt duży lub jego jakość jest słaba. Podczas skanowania musimy dokonać wyboru szeregu parametrów technicznych, mających wpływ na jakość i wielkość pliku, który otrzymamy – w tym miejscu może pojawić się problem, jeśli nie jesteśmy pewni co tak naprawdę potrzebujemy.
DOKUMENT KOLOROWY CZY CZARNO-BIAŁY?
Podstawowe pytanie, na które musimy sobie odpowiedzieć to: skan kolorowy czy czarno-biały? Należy pamiętać, że skanując w kolorze otrzymujemy plik znacznie większy niż w przypadku jego czarno-białego odpowiednika. Większość biznesowych dokumentów można spokojnie skanować w wersji czarno-białej, nawet jeżeli pierwotnie zawierają kolorowe elementy (np. nagłówki, wykresy czy diagramy). Oczywiście są dokumenty, które należy skanować w kolorze, ponieważ w przeciwnym razie będą nieczytelne. Optymalnym rozwiązaniem może być skanowanie dokumentów w odcieniach szarości, co zwiększy czytelność pliku, jednocześnie nie zajmując tyle miejsca (a co za tym idzie – generując mniejsze koszty).
FORMAT I KONWERSJA PLIKU
Wybór formatu pliku w znacznej mierze zależy od tego, czy decydujesz się skanować plik w kolorze czy czarno-biało.
Dla czarno-białych dokumentów przeznaczonych do konwersji do formatu PDF najczęściej używa się CCITT-G4 TIFF. TIFF jest obsługiwany przez większość programów graficznych i może być używany na wielu platformach.
Wybór formatu dla skanów kolorowych jest bardziej skomplikowany i zależy od rodzaju skanowanego obrazu. Należy tak dobrać format, aby zmniejszyć rozmiar obrazu z minimalnym wpływem na jakość. Rzuty ekranu oraz grafiki wektorowe najlepiej zapisywać jako pliki PNG. Inne obrazy kompresujemy przy użyciu JPEG lub JPEG-2000.
Niektóre systemy konwersji obrazu używają zaawansowanego oprogramowania w celu poprawy jakości lub zmniejszenia rozmiaru pliku. Na przykład Adobe Systems posiada kilka narzędzi optymalizacji skanowanych dokumentów; między innymi ClearScan, który rozpoznaje tekst i obrazy podczas skanowania i automatycznie konwertuje zawartość.
ROZDZIELCZOŚĆ
Rozdzielczość to liczba, która określają ilość punktów przypadających na jednostkę długości. Wyrażana jest w dpi (dots per inch) – liczbie punktów na cal. Wraz ze wzrostem rozdzielczości polepsza się jakość skanowanego dokumentu, ale jednocześnie zwiększa się objętość pliku.
Aby odpowiedzieć na pytanie w jakiej rozdzielczości skanować plik należy ustalić do czego będziemy go potrzebować. Nie ma sensu skanować w wysokiej rozdzielczości czarno-białego pliku przeznaczonego do publikacji w Internecie, ponieważ będzie za duży. Przy skanowaniu skomplikowanych schematów czy szczegółowych fotografii lepiej wybrać rozdzielczość wyższą, nawet jeżeli pociąga to za sobą wyższy rozmiar pliku. Poniżej przedstawię typowe parametry używane przy skanowaniu dokumentów czarno-białych i kolorowych.
Dokumenty czarno-białe:
- Najniższa dopuszczalna rozdzielczość: 200 dpi (jakość porównywalna z kopią faksową)
- Standardowa rozdzielczość: 300 dpi
- Wysoka rozdzielczość: 600 dpi (używana do skanowania dokumentów pisanych małą czcionką, o dużej ilością małych detali)
Dokumenty kolorowe:
- Najniższa dopuszczalna rozdzielczość: 150 dpi
- Standardowa rozdzielczość: 200 dpi
- Wysoka rozdzielczość: 300 dpi (używana do skanowania dokumentów zawierający tekst pisany małą czcionką, itp.)
- Do skanowania kolorowych fotografii wysokiej jakości: 600 dpi
Przy skanowaniu dokumentów w kolorze należy pamiętać, że im niższa rozdzielczość tym bardziej wrażliwy jest pliki na kompresję. Przy wyborze niskiej rozdzielczości i kompresji do JPEG możemy otrzymać nieczytelny, „spikselowany” obraz, dlatego podczas skanowania dokumentu z małą czcionką lub drobnymi detalami należy stosować wyższą rozdzielczość (przynajmniej 300 dpi).
Podsumowując skanowanie jest prostym oraz stosunkowo tanim sposobem powielania dokumentów i archiwizowania. Odpowiednia analiza potrzeb pozwoli na dobranie optymalnych parametrów skanowania, dzięki czemu otrzymane przez nas pliki będą zajmowały niewiele miejsca przy jednoczesnym zachowaniu wszystkich istotnych dla nas informacji.
Co się dzieje z Twoimi dokumentami po zeskanowaniu?
Bez znaczenia, jaki rodzaj działalności prowadzisz, zeskanowane dokumenty powinny być przechowywane w odpowiedni sposób. Najwygodniejszym i najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest korzystanie z elektronicznego archiwum dokumentów, zwłaszcza w wypadku, gdy zeskanowane dokumenty zawierają dane osobowe objęte ochroną. (Więcej o RODO dowiesz się tutaj).
W przypadku większej działalności, gdzie dochodzi do wymiany informacji i dokumentów między pracownikami, najrozsądniejszym rozwiązaniem jest korzystanie z systemu, który taki obieg zautomatyzuje. Większość systemów umożliwia sprawny obieg dokumentów w firmach, jednak tylko nieliczne korzystają z funkcji OCR.
OCR – Optical Character recognition to narzędzie, które rozpoznaje treści na zeskanowanym dokumencie czy obrazie. Co więcej, przenosi odczytane dane do wybranego zintegrowanego systemu, np. Finansowo-Księgowego, Workflow czy ERP. W przypadku dużych i średnich przedsiębiorstw jest to ogromną zaletą, ponieważ wyklucza możliwość zaginięcia dokumentu i wpływa na zaoszczędzenie dużej ilości czasu przeznaczonej na ręczne przepisywanie danych do systemu. Narzędzie OCR jest niezwykle przydatne w przypadku skanowania faktur. Wdrożone w odpowiedni system potrafi całkowicie zautomatyzować proces obiegu faktur w nawet największym przedsiębiorstwie.
