Jak zorganizować archiwum elektroniczne (klasy i atrybuty dokumentów)

Decyzja o przeniesieniu tradycyjnego papierowego archiwum dokumentów do elektronicznego archiwum stanowi punkt zapalny burzy mózgów. Powstaje lista pytań i wątpliwości związanych z organizacją elektronicznego archiwum. Jak podzielić dokumenty? Jakimi kryteriami się kierować. W jaki sposób dokumenty powinny być opisywane? Kto powinien mieć do nich dostęp i na jakim poziomie uprawnień (do edycji, czy tylko do wglądu…a może wcale nie powinny być udostępnione dla większości z pracowników)? Czy istnieją prawne podstawy wykluczające zastosowanie e-archiwum do pewnej grupy dokumentów (np. faktury czy dokumenty pracownicze)?

Od czego zacząć wdrożenie archiwum dokumentów?
Przede wszystkim należy się zastanowić jakie rodzaje dokumentów mamy: księgowe, kadrowe, korespondencję, umowy, zamówienia, reklamacje, windykacyjne, produkcyjne, przetargowe, projektowe, dokumenty firmy i klientów etc. Następnie zastanawiamy się jakimi informacjami te typy/klasy dokumentów muszą być opisane żeby później po tych samych informacjach można było do danego dokumentu dotrzeć. Każda klasa/typ dokumentu wymaga innych pól.
Faktura, na przykład, będzie wymagała pól:

• numer faktury
• kontrahent
• data wystawienia
• data płatności
• wartość netto
• status (np.: nowa/do akceptacji/zaksięgowano/zapłacono).

Podczas gdy korespondencja będzie opisana atrybutami:

• nr pisma
• czego dotyczy
• nr wewnętrzny korespondencji
• nadawca
• data odbioru
• adresat
• wymagany termin odpowiedzi
• etc.

Różnica w opisach poszczególnych dokumentów wskazuje na potrzebę rozróżnienia ich jako oddzielnego typu. Dodatkowo może się zdarzyć, że dwa różne działy lub dwóch różnych pracowników potrzebuje innego zestawu atrybutów określających dokument. Księgowość może wymagać wszystkich pól, podczas gdy dział windykacji interesuje numer faktury, kontrahent, kwota, status (zapłacony/niezapłacony), ilość dni po terminie płatności. System powinien pozwalać na różnorodne zestawy atrybutów by usprawnić pracę danego działu („pracujemy szybciej gdy widzimy tylko tyle ile potrzebujemy – zbędne informacje nas nie rozpraszają”).

Kolejnym pomysłem jest stworzenie szerszej klasy/typu dokumentów, która zawiera podkategorie. Biorąc za przykład dokumentację przetargową, mamy w niej różnorodne dokumenty: oferty, SIWZ, tabele, zestawienia, opisy, charakterystykę, dowody wpłaty wadium (jeśli jesteśmy ubiegającym się) oraz różnorodną dokumentację związaną z realizacją przetargu (jeśli jesteśmy ogłaszającym przetarg lub prowadzimy teczkę dokumentującą jako realizator projektu) etc. Wówczas najlepiej wprowadzić podkategorie pozwalające wyświetlać poszczególne typy dokumentów w różnorodnych konstelacjach. Np. definicja atrybutów opisujących dokumenty:

• typ dokumentu: (budżet/SIWZ/oferta/wadium/umowa/zestawienie/raport/faktury kosztowe/faktury wystawione)
• numer projektu: (120213 / 240513 / 650713)
• kontrahent: (Firma deweloperska / UAM / Klinika Medyczna / Szkoła Podstawowa)
• zakres dat od:… do:…

pozwoli na wyświetlenie wszystkich dokumentów w dotyczących konkretnego projektu o danym numerze, wszystkich umów w obrębie danego kontrahenta lub wszystkich budżetów (bez względu na projekt i kontrahenta) w danym przedziale czasowym (np. by określić sumę gwarantowaną na zapewnienie płynności finansowej i terminowej realizacji projektu).
W dalszej kolejności należy zastanowić się kto powinien do danego dokumentu mieć dostęp i w jakim zakresie (tylko do odczytu, czy możliwość pełnej edycji). Istnieje klasa/typ dokumentów zawierających grupę dokumentów, do których pracownicy mogą mieć dostęp (np. KRS, NIP i Regon spółki), oraz grupę dokumentów, do których dostęp powinien mieć tylko i wyłącznie zarząd. Dlatego wskazane jest by uprawnienia do dokumentu można było określać na co najmniej trzech poziomach: użytkownik, klasa/typ dokumentu, uprawnienia do pojedynczego dokumentu.

Opisany powyżej przykład odnosi się także do dokumentów pracowniczych. Przy tym specyficznym typie dokumentów muszą zostać spełnione wymagania GIODO . Wybierając, zatem, system do elektronicznego archiwum, musimy mieć na uwadze możliwość zdefiniowania uprawnień, by przetwarzanie danych odbywało się zgodnie z wytycznymi. Analogicznie, elektroniczne archiwum dokumentów, w którym przechowywane są faktury w formacie elektronicznym musi spełniać wymagania Ministra Finansów z dnia 17. grudnia 2010r oraz z dnia 20. grudnia 2012r.

Przytoczone przykłady omawiają jedynie początek organizacji elektronicznego archiwum. W dalszej kolejności należałoby się zastanowić w jaki logiczny sposób można dokumentację ze sobą powiązać by (bez względu na klasę/typ dokumentu można było uzyskać dostęp do pozostałych powiązanych z nim zgodnie z założeniami i warunkami).

Przy organizacji elektronicznego archiwum dokumentów można się kierować wzorcami z innych firm o podobnym profilu działalności. Należy jednak zawsze pamiętać, że każda firma jest inna i może mieć indywidualne założenia, standardy i politykę bezpieczeństwa zarządzania dokumentami. Mając na uwadze fakt wygody i intuicyjności danego e-archiwum, osobiście zalecam by korzystać z wzorców innych firm (by przenosić na własny grunt dobre praktyki) jednak zawsze oceniać czy zalecane jest dostosowanie ich do indywidualnych potrzeb firmy.