Integracje z elektronicznym archiwum dokumentów – część III
W poprzednich dwóch częściach omówiłem praktyczne przykłady zastosowania integracji z e-archiwum na przykładach współpracy DMS z innymi systemami oraz zorganizowania obiegu dokumentów składowanych w e-archiwum oraz cyklu ich życia. Dziś pora na trochę informacji dotyczących opisu możliwych rozwiązań i scenariuszy integracji e-archiwum z pozostałymi systemami dostępnymi w firmie.
Integracja może nastąpić na kilka sposobów:
1) aplikacja do integracji dostarczana wraz z oprogramowaniem
2) tabele zewnętrzne
3) kody źródłowe
1. Większość dobrych rozwiązań na rynku ma wypracowane gotowe aplikacje wspierające integrację ze znanymi systemami na rynku. Aplikacje te pozwalają na wygodną i szybką integrację poprzez konfigurację w aplikacji i wskazanie w niej właściwego źródła (np. bazy danych czy plików xml), które zostają zaimportowane i podpięte pod stosowną funkcją lub przyciskiem w danym systemie. Jeśli aplikacja ze strony oprogramowania już obecnego w firmie nie jest dostępna, należy dowiedzieć się czy jest możliwe dopisanie takiej aplikacji przez firmę dostarczającą nowe rozwiązane, które zostaje zintegrowane. Nierzadko aplikacje do integracji dostarczane jako standard do oprogramowania mają wymóg importu danych z konkretnego formatu plików lub odniesienia do konkretnego typu bazy danych.
2. Wymiana danych pomiędzy systemami może następować również poprzez wyeksportowanie danych do tabeli zewnętrznej, z której w następnej kolejności dane te zostają zaimportowane do drugiego systemu. Tego rodzaju formę integracji stosuje się najczęściej gdy brakuje aplikacji do integracji. Jest natomiast dostęp do dokumentacji technicznej systemu, która jest na tyle dokładna, że pozwala na export danych. Tego rodzaju opcję może także dostarczyć na życzenie klienta sam producent oprogramowania. Na powyższym przykładzie można także zastosować bezpieczne udostępnienie danych dla klientów poprzez serwis kliencki na portalu firmy. Po zalogowaniu się klienci danej firmy mają dostęp do wystawionych faktur, historii zamówień i reklamacji oraz protokołów serwisowych. Dla celów bezpieczeństwa nie udostępnia się wówczas bezpośredniego dostępu do danych, a eksportuje się powyższe dane do tabeli skąd są załączane do profilu danego klienta.
3. W przypadku gdy mamy dostęp do kodu źródłowego systemu, którym chcemy zintegrować np. świeżo zainstalowane e-archiwum, programista dokonujący integracji może bezpośrednio odnieść się do elementów z kodu źródłowego i niejako nauczyć nawzajem oba systemy wycinków swoich języków kodowania tak by systemy mogły ze sobą „rozmawiać” i przekazywać sobie wzajemnie dane.
…jeszcze słów parę o integracji.
Większość z użytkowników słysząc o integracji wdrażanego systemu odnosi się do środowiska pozostałych systemów obecnych w firmie. Warto jednak zastanowić się nad niektórymi o wiele prostszymi ale bardzo pomocnymi rozwiązaniami.
Integracja z urządzeniem skanującym, faxem, mailem… Ile czasu byłoby oszczędzone gdyby e-archiwum samo pilnowało za nas i informowało nas gdy przychodzi nowy dokument, nowe zamówienie czy reklamacja, czy nowa korespondencja? Wystarczy wskazać klientom oddzielny adres mailowy np. zamówienia@firma.pl lub serwis@firma.pl by wszystkie maile pobierane były z tego adresu i automatycznie opisane stosownymi indeksami, by w następnym kroku automatycznie rozpocząć proces obiegu dokumentu trafiając stosownie do działu zamówień lub serwisu, gdzie usługi zostają realizowane. Podobnie rzecz ma się z faksami.
Urządzenia wielofunkcyjne z funkcją skanowania także mogą posiadać integrację z e-archiwum. Na panelu skanera wybieramy odpowiednią kartotekę lub folder, do którego pakiet plików zostaje zeskanowany i automatycznie pobrany do stosownej kategorii dokumentów w archiwum, gdzie zostaje opisany. Nieco szersze oprogramowanie integracyjne na panelu pozwala nawet opisać skanowany dokument bezpośrednio z poziomu panela.
Czy integracja zostaje przeprowadzona na szerszą czy węższą skalę…jedno jest pewne – wdrożenie e-archiwum na pewno wymaga integracji. Im szersze zastosowanie i współpraca e-archiwum z pozostałym środowiskiem firmowym tym większe korzyści dla pracowników i zarządu.
