Integracje z elektronicznym archiwum dokumentów część I

Temat integracji elektronicznego archiwum dokumentów jest tak szerokim zagadnieniem, że postanowiłem opisać je w odcinkach. Dziś część I „Funkcjonalne korzyści na przykładzie integracji z różnymi systemami i aplikacjami”

część I

Elektroniczne archiwum dokumentów stanowi świetne narzędzie udostępniające dokument w kilka sekund. I jeśli dany dokument już się w nim znalazł, nikt nie podważa przydatności systemu do zarządzania dokumentami (DMS). Największą bolączką jest sama czynność archiwizacji dokumentu… a przynajmniej tak się może wydawać. Podczas wielu moich rozmów o e-archiwum najczęściej u rozmówców (zdobywających dopiero wiedzę na temat mechanizmów systemów DMS) powtarza się jedno skojarzenie: „Kto ten dokument będzie skanował i opisywał? U nas nikt nie ma na to czasu. Trzeba by osobnego człowieka zatrudnić do skanowania dokumentów”. I tu miła niespodzianka dla wszystkich. Odpowiedź brzmi:  „A właśnie, że nie!” J

Gdyby e-archiwum miało istnieć jako osobny system niepowiązany z żadnym innym, sytuacja faktycznie wymagałaby nieustannego skanowania dokumentów i umieszczania ich w systemie DMS. Tymczasem, zastosowanie elektronicznego archiwum gwarantuje jego współdziałanie w środowisku firmy i POWINNO ZOSTAĆ ZINTEGROWANE Z MOŻLIWIE WSZYSTKIMI SYSTEMAMI, których zasoby powinny zostać archiwizowane lub czerpać dane z e-archiwum, inaczej czas zwrotu inwestycji z wdrożenia archiwum elektronicznego wydłuża się nawet kilkakrotnie. Dlaczego? Otóż, system, który nie ma integracji z e-archiwum zmusza nas do samodzielnego składowania dokumentu w archiwum. Dodatkowo kilka osób powiela tę samą pracę w różnych systemach wprowadzając poszczególne dane. Po co? Przecież można dokonać tego automatycznie, często bez potrzeby opisywania dokumentu – powielanie pracy jest w tym przypadku niepotrzebne, gdyż dane już są i wystarczy z nich tylko skorzystać!

Przykłady:

Poczta e-mail – ile razy dziennie każdy z nas odwołuje się do wiadomości e-mail, w których mamy oferty, draft umowy, ustalenia w temacie realizacji kontraktu, cenniki produktów pod w/w projekt etc. Szukamy pojedynczych maili wydłużając czas pracy. O wiele prościej jest zintegrować e-archiwum z pocztą e-mail. Pod skrzynką odbiorczą, nadawczą i wysłanymi pojawi się nam także skrzynka z nazwą e-archiwum, do której wystarczy przeciągnąć e-mail. Dobrej jakości e-archiwum nie tylko zapisze mail, ale wszystkie jego załączniki (bez względu na ich format) i automatycznie opisze mail uzupełniają pola o nadawcę, tytuł, datę ( i pozostałe dane, których pracownik wymaga do sprawnego zarządzania pocztą). O ile łatwiej pracuje się z tymi samymi mailami z punktu widzenia pracownika, który wszystkie maile i dokumenty ma ze sobą połączone w obrębie jednej sprawy/projektu?

MS Office i zewnętrzne edytory – Dokumenty generowane przez pracownika w Wordzie, Excelu i innym formacie MS Office lub zewnętrznych aplikacjach i edytorach mogą zostać automatycznie składowane bez konieczności przechodzenia do e-archiwum. Integracja może udostępnić funkcjonalność bezpośredniego zapisu dokumentu w e-archiwum poprzez funkcję „Zapisz jako” ze wskazaniem w Windows Explorerze właściwego folderu, skąd plik trafi do odpowiedniej grupy dokumentów ze wstępnym opisem i klasyfikacją (np. umowy),

System finansowo-księgowy – Księgowość w każdej firmie niezwykle ceni sobie możliwość podglądu skanu faktury kosztowej z poziomu systemu finansowo księgowego. O ile mniej czasu poświęcane jest każdorazowo na dokument jeśli po integracji z e-archiwum w systemie F-K pojawia się przycisk. Wystarczy podświetlić dane faktury i nacisnąć przycisk, a skan faktury wyświetli się natychmiast. Do tego bezpośrednio można wyświetlić dokument powiązany ze skanem wyświetlanej faktury (np. umowę zawierającą treści, do których księgowość powinna się odnieść).

System ERP – Skany odpowiednich dokumentów mogą się automatycznie wyświetlać pod przyciskami we wszystkich modułach dowolnego systemu ERP. Tym samym dział zakupów, produkcja, logistyka i magazyn, dział sprzedaży, obsługi klienta i windykacji czy dział prawny mogą mieć dostęp bezpośrednio ze swojego modułu systemu ERP do niezbędnych skanów oraz dokumentów z nimi powiązanych. Dodatkowo, odpowiednia konfiguracja pozwala na automatyczny zapis dokumentów, które powstają w systemie ERP. Faktura wystawiona przez handlowca może zostać przy okazji wydruku lub wygenerowania elektronicznego formatu zostać jednocześnie zarchiwizowana w systemie bez żadnych dodatkowych czynności. Dla pracownika nic się nie zmienia. System natomiast w tle wykonuje dodatkowe zadanie archiwizacji i opisu dokumentu w e-archiwum, co gwarantuje chociażby integralność i autentyczność treści faktur elektronicznych dostarczanych klientom firmy.

Skanery – skanery w firmie można tak skonfigurować, by po wybraniu rodzaju dokumentu na panelu skanera, dokument ten zapisać w odpowiedniej grupie dokumentów (np. faktur) ze statusem „Nowy”.

Przy systemach obsługujących kody kreskowe cały plik dokumentów można hurtowo włożyć do skanera i rozpocząć skanowanie. Jeśli dokumenty mają na pierwszej stronie naklejony kod kreskowy, system sam posegreguje nam dokumenty. Każdy kolejny kod kreskowy będzie dla systemu informacją, że  skanowany jest nowy dokument (pozostałe strony bez kodów kreskowych są częścią składową tego dokumentu). Następnie pozostaje zasiąść wygodnie przed komputerem i szybko opisać dokumenty o statusie „Nowy” wymaganymi informacjami.

Część skanerów posiada możliwość zaprogramowania listy konfiguracji. Można wówczas zebrać wszystkie faktury, wybrać na skanerze rodzaj dokumentu, przez co skanowany komplet faktur pojawi się we właściwej teczce ze statusem „Nowa”. W podobny sposób skanujemy umowy, czy korespondencję.

Całość wymaga o wiele mniej czasu niż późniejsze wielokrotne poszukiwania kiedy do dokumentu będziemy musieli się odnieść (…bez złudzeń, z pewnością będziemy się do niego odnosić…i to niejednokrotnie!).

W kolejnym odcinku przyjrzymy się zagadnieniu e-archiwum z obiegiem dokumentów i spraw (czyli potocznie mówiąc „workflow”) oraz uchylimy rąbka tajemnicy jak integracja wygląda od kuchni…czyli techniczne aspekty integracji (zapewniam, że to wcale nie musi być nudne, a może okazać się niezwykle przydane – choćby podczas negocjacji cenowych z dostawcą i szacowania czasu wdrożenia projektu).