Elektronizacja Zamówień Publicznych
Elektronizacja – Najważniejsze Informacje
Zgodnie z zarządzeniem Unii Europejskiej odnoszącym się do modernizacji procedur udzielania zamówień publicznych, od dnia 18 października wejdzie nowa ustawa, nakazująca firmom w krajach członkowskich wprowadzenie obowiązkowej komunikacji drogą elektroniczną w postępowaniu o udzielenie zamówień.
Oznacza to, że do 18 października nastąpi pełna elektronizacja komunikacji, która obejmie zamawiających, którzy realizują zamówienia publiczne powyżej progów unijnych.
W przygotowaniu do wchodzącej ustawy Ministerstwo Cyfryzacji tworzy platformę e-zamówienia. Wersja testowa platformy miała ruszyć już 1 sierpnia, natomiast od 1 października miała być dostępna dla wszystkich zamawiających. Jakkolwiek, doszło do zmiany terminu wdrożenia obowiązku komunikacji elektronicznej przy zamówieniach poniżej progu unijnego, co oznacza, że obowiązek całkowitej elektronizacji został przesunięty z dnia 18 października 2018 na 1 stycznia 2020 roku. Tym samym została opóźniona publikacja platformy mającej być docelowym rozwiązaniem w komunikacji dla zamawiających. Taże platforma do tego czasu zostanie zastąpiona miniportalem, zawierającym profile nabywców i biuletyn zamówień. Miniportal będzie dostępny od 1. października 2018 roku pod adresem https://www.uzp.gov.pl/e-zamowienia2/miniportal
Dlaczego Ministerstwo dąży do pełnej elektronizacji?
Elektronizacja zamówień publicznych ma na celu zmniejszenie kosztów, odciążenie administracji oraz ułatwienie procesu ubiegania się o dostęp do zamówień publicznych przez wykonawców.
Ponadto, od 18 kwietnia 2018, obowiązuje elektroniczne oświadczenie – „Jednolity Europejski Dokument Zamówień”. Dla wykonawców oznacza to, że mają możliwość złożenia zamówienia za pomocą jednego dokumentu elektronicznego, zamiast dostarczania fizycznie kilku dokumentów papierowych. Niestety, w praktyce wiele instytucji wciąż nie używa Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówień.
Co tak naprawdę zmieni się z dniem 18 października 2018?
– Nie będzie można kontaktować się pisemnie w sprawach zamówień publicznych powyżej progu unijnego, obowiązywać będzie faks i e-mail.
– Oferty i inne dokumenty (JEDZ, pytania do Zamawiającego, uzupełnienia, itd.) będą wysyłane elektronicznie i będą musiały być podpisane bezpiecznym podpisem elektronicznym pod rygorem nieważności.
– Wersja nieelektroniczna (papierowa) będzie dopuszczona tylko w poniższych wypadkach:
- Gdy zamawiający będzie wymagał przedstawienia wraz z ofertą fizycznego modelu lub próbki, której można przesłać przy użyciu środków komunikacji elektronicznej,
- Gdy ze względu na wyspecjalizowaną specyfikę zamówienia konieczne będzie użycie takich formatów plików, które nie są ogólnie dostępne lub obsługiwane za pomocą ogólnie dostępnych aplikacji.
- Gdy będzie to niezbędne ze względu na naruszenie bezpieczeństwa środków komunikacji elektronicznej lub gdy będzie dotyczyło to bezpieczeństwa informacji szczególnie wrażliwych.
Próba ustanowienia umowy w inny sposób, niż zatwierdzenie jej bezpiecznym podpisem elektronicznym, poskutkuje unieważnieniem oferty, lub wniosku.
Podsumowując, 1 października Urząd Zamówień Publicznych wprowadzi nieodpłatny miniportal, z którego będą mogli korzystać wszyscy zamawiający. Miniportal będzie funkcjonował do czasu wprowadzenia przez Urząd bardziej zaawansowanej platformy służącej do składania e-zamówień. Wszystkie ogłoszenia powyżej progu unijnego będą publikowane online w Biuletynie Zamówień.
Zamawiający będzie mógł wymagać lub oferować możliwość złożenia ofert w formie katalogu elektronicznego. Specyfika takiego katalogu zostanie ustalona przez zamawiającego zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia, sposobu organizacji informacji zawartych w ofercie i formatu ich przedstawienia.
