Elektronizacja Zamówień Publicznych
Elektronizacja zamówień publicznych to temat, który od dnia 18 października 2018 roku nabrał szczególnego znaczenia. Unia Europejska w ramach swoich działań modernizacyjnych wprowadziła nową ustawę zobowiązującą firmy do komunikacji drogą elektroniczną w procesie zamówień publicznych. Pełna elektronizacja stała się koniecznością, co wprowadziło istotne zmiany w przepływie informacji pomiędzy zamawiającymi a wykonawcami. Zmiany te są istotne nie tylko z punktu widzenia procedur, ale także ze względu na efektywność, koszty, czy dostępność procesu zamawiania. Przyjrzyjmy się zatem bliżej temu, co oznacza elektronizacja zamówień publicznych, od kiedy została wprowadzona, jakie zmiany niesie i jakie są jej zalety.
Elektronizacja – najważniejsze informacje
Zgodnie z zarządzeniem Unii Europejskiej odnoszącym się do modernizacji procedur udzielania zamówień publicznych, od dnia 18 października 2018 roku weszła w życie nowa ustawa, nakazująca firmom w krajach członkowskich wprowadzenie obowiązkowej komunikacji drogą elektroniczną w postępowaniu o udzielenie zamówień. Oznacza to, że od 18 października nastąpiła pełna elektronizacja komunikacji, która objęła zamawiających, którzy realizują zamówienia publiczne powyżej progów unijnych.
Ministerstwo Cyfryzacji stworzyło platformę e-zamówienia. Wersja testowa platformy miała ruszyć już 1 sierpnia, natomiast od 1 października miała być dostępna dla wszystkich zamawiających. Jakkolwiek, doszło do zmiany terminu wdrożenia obowiązku komunikacji elektronicznej przy zamówieniach poniżej progu unijnego, co oznacza, że obowiązek całkowitej elektronizacji został przesunięty z dnia 18 października 2018 na 1 stycznia 2020 roku. Tym samym została opóźniona publikacja platformy mającej być docelowym rozwiązaniem w komunikacji dla zamawiających. Także platforma do tego czasu została zastąpiona miniportalem, zawierającym profile nabywców i biuletyn zamówień. Jednak obecnie jest już dostępna platforma E-zamówienia, która znajduje się pod adresem https://ezamowienia.gov.pl/pl/.
Dlaczego Ministerstwo dążyło do pełnej elektronizacji?
Elektronizacja zamówień publicznych miała na celu zmniejszenie kosztów, odciążenie administracji oraz ułatwienie procesu ubiegania się o dostęp do zamówień publicznych przez wykonawców.
Ponadto, od 18 kwietnia 2018, obowiązuje elektroniczne oświadczenie – „Jednolity Europejski Dokument Zamówień”. Dla wykonawców oznacza to, że mają możliwość złożenia zamówienia za pomocą jednego dokumentu elektronicznego, zamiast dostarczania fizycznie kilku dokumentów papierowych.
Co tak naprawdę zmieniło się z dniem 18 października 2018?
– Nie można kontaktować się pisemnie w sprawach zamówień publicznych powyżej progu unijnego, obowiązuje faks i e-mail.
– Oferty i inne dokumenty (JEDZ, pytania do Zamawiającego, uzupełnienia, itd.) są wysyłane elektronicznie i muszą być podpisane bezpiecznym podpisem elektronicznym pod rygorem nieważności.
– Wersja nieelektroniczna (papierowa) jest dopuszczona tylko w poniższych wypadkach:
- Gdy zamawiający będzie wymagał przedstawienia wraz z ofertą fizycznego modelu lub próbki, której można przesłać przy użyciu środków komunikacji elektronicznej,
- Gdy ze względu na wyspecjalizowaną specyfikę zamówienia konieczne będzie użycie takich formatów plików, które nie są ogólnie dostępne lub obsługiwane za pomocą ogólnie dostępnych aplikacji.
- Gdy będzie to niezbędne ze względu na naruszenie bezpieczeństwa środków komunikacji elektronicznej lub gdy będzie dotyczyło to bezpieczeństwa informacji szczególnie wrażliwych.
Próba ustanowienia umowy w inny sposób, niż zatwierdzenie jej bezpiecznym podpisem elektronicznym, skutkuje unieważnieniem oferty, lub wniosku.
Podsumowując, 1 października 2018 roku Urząd Zamówień Publicznych wprowadził nieodpłatny miniportal, z którego mogli korzystać wszyscy zamawiający. Jednak obecnie funkcjonuje już docelowa, zaawansowana platforma służąca do składania e-zamówień.
Wszystkie ogłoszenia powyżej progu unijnego są publikowane online w Biuletynie Zamówień.
Zamawiający mogą wymagać lub oferować możliwość złożenia ofert w formie katalogu elektronicznego. Specyfika takiego katalogu jest ustalana przez zamawiającego zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia, sposobu organizacji informacji zawartych w ofercie i formatu ich przedstawienia.
Elektronizacja i jej wpływ na rynek wykonawców od 2018 roku
Zmiany wprowadzone w 2018 roku wywarły ogromny wpływ na rynek wykonawców usług. Przejście na system elektroniczny oznaczało dla wielu firm konieczność dostosowania się do nowej rzeczywistości, co nie zawsze było proste, a czasami wymagało znaczących inwestycji.
Elektronizacja zamówień publicznych wpłynęła na to, jak firmy aplikują o projekty. Wymóg podpisywania ofert bezpiecznym podpisem elektronicznym zmusił firmy do zainwestowania w odpowiednie technologie i szkolenia pracowników. Wielu wykonawców musiało również dostosować swoje wewnętrzne procedury i systemy do nowych regulacji, co zazwyczaj wiązało się z dodatkowymi kosztami.
Pomimo początkowych wyzwań przejście na system elektroniczny przyniosło również wiele korzyści. Proces składania ofert stał się szybszy i bardziej efektywny, a elektroniczne systemy umożliwiły firmom łatwiejsze zarządzanie swoimi ofertami. Dla wielu firm przyspieszyło to proces ubiegania się o zamówienia publiczne, co pozwoliło na zwiększenie efektywności i konkurencyjności na rynku.
Co więcej, elektronizacja przyczyniła się do zwiększenia przejrzystości procesu zamówień publicznych. Wszystkie oferty są teraz publicznie dostępne online, co oznacza, że firmy mają łatwiejszy dostęp do informacji o konkurencji, co pomaga im lepiej zrozumieć rynek i dostosować swoje strategie.
Elektronizacja zamówień publicznych od 2018 roku z pewnością przyniosła wiele zmian na rynku usług. Niektóre z nich były trudne do przyswojenia, ale ostatecznie przyczyniły się do stworzenia bardziej efektywnego systemu.
