Elektroniczne archiwum faktur z punktu widzenia urzędu skarbowego

Nowy Rok 2013 niesie za sobą nowelizacje przepisów dotyczących faktur VAT (Broszura fakturowanie z dnia 21 grudnia ). Przepisy wchodzące w życie od 1. stycznia 2013r. jednoznacznie definiują, że fakturę VAT stanowi zarówno dokument wersji papierowej jak i elektronicznej. Istotne jest, by faktury wystawiane w formie elektronicznej przez systemy księgowe lub edytory tekstu zostały udostępnione odbiorcy konsekwentnie w formie elektronicznej. Dostarczenie odbiorcy wydruku faktury jest jednoznaczne ze zmianą jej definicji na fakturę papierową. Poprzez „udostępnienie” mamy na myśli przekazanie faktury drogą elektroniczną (e-mail, fax otrzymany w formie elektronicznej, nośniki zewnętrzne, możliwość pobrania e-faktury z portalu internetowego). Co ciekawe, wydrukowane i zeskanowane faktury, które zostały dostarczone drogą elektroniczną mają status faktury elektronicznej jeśli nie zostały wprowadzone do obrotu w wersji papierowej.

Zmiany dotyczące faktur w formie elektronicznej dotyczyć będą przede wszystkim domniemanej akceptacji otrzymywania faktur elektronicznych (do tej pory, bowiem, wymagana była formalna zgoda na otrzymywanie faktur w tej formie). Za dostarczoną e-fakturę uznaje się pobranie dokumentu z portalu internetowego lub potwierdzenie dostarczenia wiadomości e-mail. W takim przypadku, w celu otrzymywania faktur w formie papierowej, adresat faktury będzie musiał zgłosić formalny sprzeciw.

Nowelizacja dotyczy także przeniesienia odpowiedzialności za wybór sposobu zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur (czy to w formie elektronicznej czy papierowej). Warto, zatem, wybrać nie tylko odpowiedni system, ale również jego doświadczonego dostawcę, który na bieżąco śledzi zmiany w przepisach. Mamy wówczas pewność, że konfiguracja elektronicznego archiwum gwarantuje spełnienie wymagań prawnych.

Elektroniczne archiwum, w którym przechowujemy faktury powinno spełniać następujące kryteria (zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów regulującego przesyłanie faktur w formie elektronicznej oraz ich przechowywanie i tryb udostępniania organowi podatkowemu oraz organowi kontroli skarbowej http://www.dziennikustaw.gov.pl/DU/2012/1528/1 ):

• gwarantować autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury,
• gwarantować przechowywanie faktur i dokumentów w formie elektronicznej z podziałem na okresy rozliczeniowe,
• zapewniać bezzwłoczny dostęp do faktur i dokumentów dla organu podatkowego oraz organu kontroli skarbowej na żądanie.

Przyjrzyjmy się w/w wymaganiom bardziej szczegółowo.

Autentyczność pochodzenia e-faktury może być zagwarantowana np. poprzez integrację adresu e-mail dedykowanego e-fakturom z elektronicznym archiwum dokumentów (np.: faktury@firma.pl). Wówczas, każda kolejna faktura, która wpłynie na wskazany adres mailowy zostanie automatycznie zarchiwizowana w e-archiwum z automatycznym pobraniem indeksów opisujących pochodzenie dokumentu.

Integralność treści powinna być zagwarantowana nie tylko poprzez odpowiedni format dokumentu np.: pdf, ale także właściwe uprawnienia do dokumentu (np. odczyt w trybie read-only uniemożliwiający jakąkolwiek edycję dokumentu). Czytelność treści, natomiast, to nie tylko wyraźna czcionka czy pieczątka lub podpis, ale także format pozwalający na odczyt dokumentu. Warto zaopatrzyć się w bezpieczny i rzetelny system, który rozwija się zgodnie z bieżącą technologią, ale także pozwala na odczyt formatów „wychodzących z użycia” (lub takich, które już nie są stosowane). Przy obecnym tempie rozwoju techniki może się okazać, że za 4 lata system napisany przez niewielką firmę programistyczną nie pozwoli na wyświetlenie formatu sprzed 5-ciu lat lub nie będzie wyświetlał nowych formatów plików. Niestety sytuacja wymagać może całkowitej wymiany systemu, który nie będzie mógł zostać rozbudowany o kolejne funkcje ze względu na likwidację firmy, która system dostarczyła.

Organa kontroli

Systemy obecne na rynku pozwalają na konfigurację użytkownika odpowiadającemu urzędnikowi organu kontroli skarbowej lub podatkowej. Wówczas użytkownik może mieć dostęp bezpośrednio z komputera biurowego, laptopa, lub nawet w trybie pracy zdalnej. System powinien pozwalać na wygodne i szybkie przeszukiwanie dokumentów z podziałem na okresy rozliczeniowe. Dobrze byłoby, gdyby były odstępne także inne parametry wyszukiwania np. typ dokumentu (faktura proforma, faktura, faktura korekta etc.), choć nie jest to funkcja oficjalnie wymagana przez organy.

Czy warto zaopatrzyć się w system elektronicznego archiwum dokumentów? Pomijamy oczywiste aspekty oszczędności czasu wynikającej z szybkiego dostępu do faktu o każdej porze z każdego miejsca i automatyzacji wielu procesów z udziałem dokumentacji (co sprawdza się także dla zarządzania w e-archiwum także dokumentacją papierową). W obliczu bieżących zmian w przepisach, faktury elektroniczne są nieuchronne. Trudno wyobrazić sobie, że firmy wystawiające hurtowe ilości faktur miesięcznie (dostawcy energii, operatorzy sieci teleinformatycznych, firmy kurierskie etc.) nie skorzystają z szansy na oszczędności sięgających milionów złotych rocznie. Takie właśnie oszczędności można poczynić jedynie dzięki przejściu na e-faktury. Kalkulacja jest prosta skoro koszt pojedynczej faktury papierowej szacuje się między 2 a 8 zł (w zależności od skomplikowania struktury firmy, kosztów wydruku, papieru, koperty oraz przesyłki pocztowej i ewentualnej konieczności wysyłki duplikatu faktury). Przygotujmy się od początku roku 2013 na zalew przez e-faktury zaopatrując się w porządne e-archiwum (które wcale nie musi być kosztowną inwestycją). Dzięki temu unikniemy niepotrzebnie nawarstwionej pracy związanej z wsteczną archiwizacją faktur, w przypadku podjęcia tematu w połowie roku. Brzmi to niczym dobre postanowienie noworoczne