Blog

Bezpieczeństwo dokumentów w archiwum

Bezpieczeństwo dokumentów w archiwum
Ryzyka związane z przechowywaniem oryginalnych dokumentów wyłącznie w formie papierowej

Chyba nikogo nie trzeba przekonywać, że z punktu widzenia bezpieczeństwa dokumentów w archiwum posiadanie skanu czy elektronicznej kopii oryginału dokumentu chroni przed potencjalną utratą danych. Oczywiście zgodnie z polskim ustawodawstwem część dokumentów nadal musi być w firmach przechowywana w oryginalnej wersji  w formie papierowej, jednak posiadanie elektronicznej kopii nie jest zabronione.

Do większości zastosowań, jak na przykład sprawdzenie terminu wygaśnięcia umowy, wykonanie przelewu za fakturę czy weryfikacji daty ostatniego badania lekarskiego pracownika, praca na elektronicznej kopii dokumentu jest nie tylko w zupełności wystarczająca ale też zdecydowanie wygodniejsza.

Dodatkowo praca z dokumentami papierowymi to zwiększone ryzyko ich zagubienia w czasie przekazywania pomiędzy różnymi działami i osobami w firmie, podatność na zniszczenie, zalanie kawą, spalenie, zniszczenie, wyblaknięcie, zniszczenie umyślne czy zwyczajne zagubienie. Do tego wszystkiego dochodzi cenny czas na wyszukiwanie dokumentów – czyż nie łatwiej wypełnić formularz podając kontrahenta i nr faktury niż przeszukiwać grube segregatory?

Sposoby przechowywania dokumentacji elektronicznej a ich bezpieczeństwo

Uczestnicząc w wielu wdrożeniach e-archiwum zastawałem organizacje na różnych etapach digitalizacji dokumentów (przejścia na pracę z elektronieczną formą dokumentów). Z grubsza można je podzielić na kilka poziomów digitalizacji:

Pliki na komputerze jednego pracownika

Zazwyczaj od tego się zaczyna – w firmie pracuje ambitna osoba, która nie chce tracić czasu na wyszukiwanie dokumentów w teczkach segregatorach itd. Zaczyna zachowywać wszystkie dokumenty elektroniczne w zorganizowanej strukturze katalogów. Dodatkowo, jeśli tylko nadarza się okazja przekonuje decydentów o potrzebie zamówienia skanera. Ważniejsze dokumenty są skanowane i umieszczane w katalogach.

W przypadku, kiedy w firmie w pilnej potrzebie poszukuje się dokumentu owa osoba pyta czy wystarczy skan. Po krótkim czasie coraz więcej współpracowników zwraca się do niej po dokumenty.

Taka sytuacja nie jest do końca komfortowa dla naszego przykładowego pracownika – coraz więcej czasu traci na przesyłanie mailem dokumentów na prośbę współpracowników. W czasie urlopu musi odbierać telefony i tłumaczyć współpracownikom w którym folderze, podfolderze, pod-podfolderze, pod-pod-podfolderze, …. znajduje się niezbędna na tu i teraz umowa. Dodatkowo po aktualizacji systemu okazuje się, że nawalił dysk twardy i sumiennie organizowane dokumenty wyparowują.

Pliki na dysku sieciowym

Bardziej doświadczeni tworzą na serwerze (bądź zwykłym PC-cie, włączonym 24 godziny na dobę) udział sieciowy. Udział sieciowy, to nic innego jak zainstalowany na komputerach wszystkich pracowników pracujących z dokumentami dodatkowy dysk widoczny z okna „Mój komputer”, na którym współdzielone są dokumenty. W porównaniu do poprzedniej sytuacji – wszyscy pracownicy są zachwyceni – mogą w końcu bez potrzeby proszenia odnaleźć dokumenty.

Niestety struktura katalogów nie dla wszystkich jest przejrzysta, często wyszukanie dokumentu nadal trwa długo – zwłaszcza dla osób, które z udziału sieciowego korzystają rzadko.

Dodatkowo, kiedy próbujemy edytować dokument, który jest otwarty przez innego użytkownika – pojawia się problem – niemożliwe jest zapisanie zmian, które zostały wprowadzone. Z drugiej strony, dokumenty są narażone na zmiany wprowadzone przez jednego z pracowników, co uniemożliwia dotarcie do poprzedniej wersji dokumentu (jeśli byłaby ona potrzebna). Nie ma możliwości sprawdzenia rejestru zmian czy tego, kto te zmiany na poszczególnych etapach wprowadzał.

Taki udział to fizycznie nadal jeden dysk twardy narażony na awarie, problemy z zasilaniem i wirusy. Ryzyko utraty wszystkich danych nadal jest wysokie.

Archiwum elektroniczne w firmie

Organizacje, które po kilkunastu miesiącach pracy z udziałem sieciowym, dojrzewają do zakupu systemu DMS (Document Management System) bądź ECM (Enterprice Content Management)
po pierwsze, stają przed problemem dużego kosztu zakupu licencji systemu,
po drugie, często po postępowaniu przetargowym/zakupowym okazuje się, że muszą zakupić niezbędne serwery oraz dodatkowe licencje – baz danych systemów operacyjnych, systemów do wirtualizacji, systemów  antywirusowych, etc.
po trzecie, często muszę zmierzyć się z procesem wdrożenia systemu, który poza oczywistym kosztem firmy wdrażającej, wiąże się z ogromem czasu poświęconym konsultantom podczas okresu wdrożenia.

Zaangażowanie jednak się opłaca:

  • posiadając taki system dokumenty są optymalnie zorganizowane,
  • organizacja może zarządzać poziomem dostępu do poszczególnych typów (klas) dokumentów,
  • czas dostępu do dokumentu jest zredukowany do minimum,
  • bardziej zaawansowane systemy umożliwiają grupową edycję dokumentu,
  • często systemy optymalizują proces umieszczania dokumentu w archiwum poprzez integracje z innymi systemami informatycznymi, integrację ze skanerami, itd.

Minusem takiego rozwiązania jest potrzeba utrzymywania systemu przez specjalistę – administratora systemu. Należy zapewnić tworzenie backupów, monitorowanie serwera, itd. W przypadku dużej ilości dokumentów należy zakupić dodatkowe dyski lub dokonać migracji systemu na bardziej wydajny serwer. Dodatkowo w przypadku awarii zasilania bądź sieci (Internetu) część użytkowników może stracić możliwość dostępu do systemu.

Warto także upewnić się czy system jest wyposażony w narzędzia pozwalające na samodzielną administrację i modyfikację systemu. Okazuje się, bowiem, w niektórych przypadkach, że chcąc zorganizować dokumenty kolejnego działu lub dodać/zmodyfikować formularze, użytkowników etc. firma jest zmuszona zlecić prace dostawcy i ponosić kolejne koszty. Nawet jeśli powyższe narzędzie jest dostępne to przeważnie wymaga administratora systemu, który będzie na bieżąco z dokumentacją techniczną systemu i dokonywaniem w nim zmian.

Archiwum elektroniczne w zewnętrznej serwerowni – hosting

Zawsze polecam klientom model licencjonowania SaaS (Software as a Service) – jest to namiastka chmury. Rozbijamy koszty na miesięczne opłaty. Coraz więcej firm oferuje model licencjonowania w oparciu o miesięczny abonament. Każdy producent oprogramowania ma swoją politykę cenowo – licencyjną, jednak w większości przypadków takie rozwiązanie jest zdecydowanie bardziej elastyczne i opłacalne.

Wyobraźmy sobie sytuację, kiedy raz w roku np. w miesiącu grudniu zwiększamy zatrudnienie o 30{9ddb6e07ceb22b243e55c1316d0a90c577f076d03922ea8988637097512dda15}. W sytuacji licencji na stałe musielibyśmy zakupić  o 30{9ddb6e07ceb22b243e55c1316d0a90c577f076d03922ea8988637097512dda15} więcej licencji niż przy standardowym obciążeniu. W przypadku modelu licencjonowania SaaS, na 11 miesięcy w roku wykupujemy standardową ilość licencji, a na 1 krytyczny z punktu widzenia działalności zwiększamy ilość licencji. Za dostęp do serwera, licencje systemów operacyjnych, baz danych – płacimy stałą miesięczną opłatę.

Serwerownie zazwyczaj oferują dostęp do sieci co najmniej z kilku niezależnych źródeł – w przypadku awarii jednego dostawcy – nie tracimy dostępu do dokumentów. Praktycznie każda serwerownia wyposażona jest w agregator prądotwórczy – nie ma więc ryzyka związanego z wyłączeniem prądu na dłuższy czas. Dość popularne jest również automatyczne i cykliczne tworzenie kopii bezpieczeństwa (backupów) na wypadek awarii dysku twardego.

Niestety w takim modelu nadal istnieje ryzyko awarii serwera, dość często w prasie czytamy o kolejnym polskim dostawcy usług hostingowych, który bezpowrotnie utracił dane swoich klientów. Proszę zwróćcie uwagę na backupy – najczęściej serwerownia oferuje serwer, za backupy należy dodatkowo płacić (większość klientów nie wie, że należy wykupić taką opcję i ją skonfigurować). Czas reakcji na zgłoszenie problemu z dostępem do serwera jest różny, ale zazwyczaj, kiedy najpilniej potrzebujemy dostępu do dokumentu, ciągnie się w nieskończoność.

Elektroniczne archiwum dokumentów w chmurze

Jedyną opcję zapewniającą ponad 99,99{9ddb6e07ceb22b243e55c1316d0a90c577f076d03922ea8988637097512dda15} czasu dostępności do dokumentów (dokumenty mogą być niedostępne maksymalnie 52 minuty rocznie!!!) jest wykorzystanie infrastruktury chmury obliczeniowej. Na świecie najpopularniejsi dostawcy infrastruktury w chmurze to Google, Amazon oraz Microsoft. Oferują oni od kilkunastu do kilkudziesięciu serwerowni rozmieszczonych na różnych kontynentach, każda z serwerowni jest zazwyczaj wyposażone we własne (często odnawialne) źródło energii, podłączona do internetu światłowodami wychodzącymi w różne strony świata. Zabezpieczenia takich serwerowni są na najwyższym dostępnym obecnie poziomie.

Dodatkowo dostawcy chmury gwarantują, że nasze dane znajdują się jednocześnie nie w jednej takiej serwerowni, ale w przynajmniej w trzech.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

[contact-form-7 404 "Nie znaleziono"]

    Aplikuj do nas







    Przekazane przez Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez e-MSI Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu, KRS 0000387940, w celach związanych z udzieleniem odpowiedzi na Państwa żądanie zgłoszone za pośrednictwem formularza kontaktowego. Więcej informacji w polityce prywatności.


    * Pola oznaczone gwiazdką są obowiązkowe




      Przekazane przez Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez e-MSI Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu, KRS 0000387940, w celach związanych z udzieleniem odpowiedzi na Państwa żądanie zgłoszone za pośrednictwem formularza kontaktowego. Więcej informacji w polityce prywatności.


      *Pola oznaczone gwiazdką są obowiązkowe


        Opisz procesy, które chcesz zdigitalizować.





        Przekazane przez Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez e-MSI Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu, KRS 0000387940, w celach związanych z udzieleniem odpowiedzi na Państwa żądanie zgłoszone za pośrednictwem formularza kontaktowego. Więcej informacji: https://e-msi.pl/polityka-prywatnosci


        * Pola oznaczone gwiazdką są obowiązkowe