Archiwum elektroniczne umów – archiwizować wersje robocze czy tylko finalne
Zarządzaniu wersjami umów w elektronicznym archiwum nieodłącznie towarzyszy pytanie: „Które wersje archiwizować?” Istnieje, bowiem, ryzyko zaśmiecenia e-archiwum zbyt dużą ilością bezwartościowych dokumentów, co zmniejszy efektywne zarządzanie dokumentacją i wydłuży czas dotarcia do właściwej pozycji.
Dostępne na rynku DMS (document management systems) oferują różnorodne funkcje edycji i opracowywania kolejnych wersji umowy. Większość z nich proponuje pracę indywidualną z dokumentem, a następnie zapisanie go jako kolejnej wersji (w tym przypadku roboczej). Dopiero na tym etapie dokument jest dostępny dla kolejnej osoby do wprowadzania kolejnych zmian. Powyższy schemat pracy ma swoje plusy – zmiany są wprowadzane w sposób przemyślany i staranny. Z pewnością jednak niepotrzebnie wydłuża opracowywanie dokumentu i utrudnia analizę wprowadzanych kolejno zmian.
Osobiście jestem za rozwiązaniami, które pozwalają na szybką, efektywną pracę z możliwością bieżącej współpracy nad dokumentem dla pracowników bez względu na ich lokalizację. Sugerowałbym wybór archiwum elektronicznego pozwalającego na wspólną edycję dokumentu, gdzie każdy z edytujących ma swój odrębny kolor czcionki, by odróżnić wprowadzanie zmian przez daną osobę. Podstawową korzyścią takiej funkcjonalności jest na pewno możliwość konsultacji „na gorąco” w trakcie wprowadzania zmian, co pozwoli na wychwycenie potencjalnych pomyłek lub dodanie niezbędnych informacji (w myśl zasady „Co dwie głowy to nie jedna”) – kluczowe w przypadku umów! Ponadto, eliminuje ona niepotrzebnie tworzone wersje robocze. Arytmetyka jest prosta – w przypadku trzech pracowników współdzielących dokument to jedna wersja dokumentu w archiwum, w przypadku opracowywania zmian w dokumencie w pojedynkę w elektronicznym archiwum lądują trzy wersje. Nie jest to optymalne ani z punktu widzenia obciążania pamięci serwera, ani nie gwarantuje przy dużych archiwach szybkiej pracy bazy danych (która przecież przy wyszukiwaniu musi także „przerzucić” te dodatkowe wersje), nie wspominając o odszukaniu właściwego dokumentu przez pracownika.
Podczas gdy dokument jest nadal podstawą negocjacji i zmian, dobrze jest mieć pod ręką różne jego wersje, by móc rozważyć wątpliwości, porównać warunki, odnieść się do zmian, cofnąć się do wcześniejszych ustaleń. Warto także sprawdzić czy system gwarantuje podgląd zmian (z zaznaczonymi fragmentami podlagającymi zmianie) – taka funkcja gwarantuje ekspresową analizę poszczególnych wersji i szybkie odszukanie właściwego dokumentu. Pozostaje jednak jeszcze pytanie: „Jak powinniśmy zarządzać wersjami umowy kiedy została ona już podpisana?”. Czy wersje robocze powinny zostać całkowicie zlikwidowane czy pozostawione w ramach tradycyjnego „w razie gdyby”? Powinniśmy ustalić rozróżnienie na 2 typy umów: z dostawcami i klientami. Umowy z dostawcami powinny pozostać w archiwum jedynie w formie podpisanych wersji końcowych. Nie ma potrzeby wglądu w wersje robocze skoro nie stanowią one dokumentów wiążących, a praca nad ich opracowywaniem została zakończona.
Odrębnym tematem są umowy dla klientów firmy. W trakcie trwania prac nad dokumentem, mogą powstawać wersje, które w przyszłości mogłyby stanowić opcję do podstawowego wzorca umowy, bądź propozycję zmian dla kolejnego klienta. Poza tym, nawet gdy umowa jest podpisana warto zachowywać główne wersje dokumentujące proces modyfikacji umowy. Klient może w trakcie trwania współpracy odnosić się do trybu zmian umowy przed jej podpisaniem. Warto mieć możliwość przypomnienia co było proponowane przez obie strony. Kluczowa jest tu selektywna ocena pozostawianych dokumentów. Pozostawienie danej wersji dokumentu powinno zawsze mieć swoje uzasadnienie.
