Akceptacja faktur kosztowych

Akceptacja faktur kosztowych jest procesem obecnym w każdej firmie. Może on przyjąć najrozmaitszy scenariusz od najprostszego do najbardziej czasochłonnego i wielopoziomowego obiegu  w zależności od:

• poziomu rozbudowania firmy o różnorodne działy,
• ilości pracowników,
• poziomu i jakości organizacji procesów obiegu dokumentów w firmie.

Im dłuższa droga do przebycia dla faktury, im więcej osób zaangażowanych w jej akceptację, tym większe ryzyko niepotrzebnej zwłoki, popełnienia błędu czy zagubienia się dokumentu papierowego. Nawet jeśli zagubienie jest chwilowe i związane z prozaicznym przysypaniem przez „stosik” innych dokumentów znajdujących się na biurku pracownika, czas akceptacji kosztów zostaje w tym momencie zwielokrotniony. Pomnóżmy to przez ilość pracowników, dokumentów i dni roboczych w miesiącu, a zbędne koszty wkrótce okażą się równowartością co najmniej jednej pensji pracownika.

Wiele firm nie jest świadomych podobnych sytuacji. Wiele firm zaprzecza ich istnieniu. Wystarczy jednak poprosić Dział Księgowości o opis każdorazowego zamknięcia miesiąca. Nagle okazuje się, że w ostatnim momencie faktury napływają w nieproporcjonalnych ilościach, co oznacza nadgodziny do późnych godzin wieczornych. Na tym etapie Księgowość także odkrywa pierwsze przypadki brakujących faktur, nad którymi należy spędzić następne godziny, by otrzymać od dostawcy duplikat faktury. I proces akceptacji rozpoczyna się na nowo, a licznik kosztów firmy cały czas nieubłaganie nalicza kolejne straty.

Poza tym, któż z nas lubi robić porządek z dokumentami na naszym biurku? Segregować je? Podpisywać? Wędrować przez biuro żeby przekazać je kolejnym pracownikom?

Większość firm tak bardzo przyzwyczaiła się do podobnego przebiegu wydarzeń, że nie biorą pod uwagę alternatywy. Czy sytuacja może wyglądać inaczej? Oczywiście! Jak najbardziej lubimy pracować? Szybko, sprawnie i bezproblemowo. A co gdyby akceptacja faktur kosztowych oznaczała otwarcie maila, kliknięcie na link i kolejne kliknięcie na button [Akceptuję] lub [Odrzucam]?

Akceptacja faktur kosztowych, a System Obiegu Dokumentów

Istnieją na rynku bezpieczne, rzetelne i stabilne systemy, które pozwalają na obieg faktur w wersji elektronicznej. Nawet jeśli dysponujemy fakturą papierową, zawsze możemy dokonać obiegu na podstawie jej skanu. Dokument papierowy po zeskanowaniu spoczywa bezpiecznie w segregatorze na półce w Dziale Księgowości, podczas gdy obraz dokumentu wędruje po właściwej ścieżce od pracownika do pracownika. Samodzielnie się przemieszcza i wyręcza nas eliminując konieczność dostarczenia dokumentu osobiście współpracownikowi.

Jaki system obiegu faktur jest najlepszy?

Wielu pracowników ma poważne obawy przed zmianą obiegu dokumentów z wersji papierowej na elektroniczną. Ich obawy dotyczą konieczności uczenia się funkcji nowych programów, przekształcenia znanych już procedur, zmiany przyzwyczajeń, bezpieczeństwa dokumentów i zgodności z przepisami prawnymi. Obawy  w tym przypadku są zbędne, pod warunkiem doboru właściwego systemu. Dostępne na rynku rozwiązania gwarantują:

• prostą obsługę przypominającą pocztę e-mail,
• dokładne odwzorowanie (lub nawet uproszczenie) dotychczasowych procedur i scenariuszy obiegu dokumentów i spraw w firmie,
• zgodność z aktualnymi przepisami i regulacjami prawnymi oraz standardami kontroli jakości (ISO, TUV, wewnętrznymi standardami firmy etc.)

Większość z systemów pozwala na tzw. liniową ścieżkę obiegu dokumentu do akceptacji, a więc po zaakceptowaniu przez jednego pracownika faktura w dalszym kroku pojawia się u kolejnej osoby. Zdaje to egzamin w przypadku firm o nieskomplikowanej strukturze organizacyjnej i prostym trzy-/czteroetapowym obiegu dokumentu. Nie wpływa, bowiem, na wydłużenie się czasu akceptacji.

Bardziej zaawansowane systemy pozwalają na aranżację obiegu dokumentu w tzw. ścieżce równoległej, gdzie dokument równocześnie trafia do akceptacji wszystkich pracowników niższego szczebla, by nie tracić czasu na decyzję każdego z osobna. Osoby mogą widzieć wszystkie dane lub wyłącznie te, które dotyczą bezpośrednio ich decyzji (by niepotrzebnie nie rozpraszać ich zbędnymi informacjami). Ponadto, w jednym oknie razem z danymi pracownik podejmujący decyzję może otrzymać wszystkie niezbędne załączniki (np. budżet), pliki, umowy (etc.), a w sąsiadującym oknie pojawia się oczywiście skan faktury do wglądu.

Scenariusz obiegu dokumentu może posiadać także zdefiniowane warunki (tzw. reguły). Dla faktur przekraczających np.: 30 000 zł netto wymagana jest dodatkowa akceptacja dyrektora finansowego, a przy wartości faktury powyżej np. 50 000 zł dodatkowa akceptacja prezesa. Ponieważ ten etap decyzyjności wymaga wglądu w komplet informacji, system zbiera wszystkie decyzje od pracowników niższego szczebla by zaprezentować komplet danych dyrektorowi i prezesowi, a w dalszym kroku księgowości. W przypadku wymaganych dodatkowych zabezpieczeń, niektóre dostępne na rynku systemy pozwalają na podpięcie podpisu elektronicznego kwalifikowanego pod przycisk akceptacji. System powinien w każdym momencie udostępnić informacje związane z podpisem elektronicznym kwalifikowanym (szczegóły certyfikatu, na kogo został zarejestrowany etc.).

W kroku „Księgowania” następuje weryfikacja danych przez Dział Księgowości i decyzja o eksporcie danych bezpośrednio do systemu finansowo-księgowego, by pracownicy Działu Księgowego nie musieli ponownie wprowadzać danych do programu księgowego. Dodatkowym ułatwieniem dla działu księgowego może być krok „Do płatności”, w którym księgowość selekcjonuje wybrane kwoty do uregulowania. Zaznaczone płatności za pomocą jednego przycisku mogą zostać wyeksportowane do systemu bankowości internetowej firmy, gdzie zostają przygotowane przelewy oczekujące na wszystkie zaznaczone płatności. Przelewy oczekujące mają uzupełnione wszystkie dane i są gotowe do akceptacji przelewu przez upoważnione w firmie osoby.

Proces obiegu faktury kończy się załączeniem do skanu faktury drugiego pliku – dekretki. Dekretka to odpowiednik tzw. tradycyjnej zielonej pieczątki na papierowej formie faktury. Dekretka załączona do formatu elektronicznego faktury zawiera dokładny opis kto podejmował decyzje w jakim terminie, o której godzinie, jaka była decyzja oraz ewentualnie treść załączonego uzasadnienia/komentarza. Powyższa forma dokumentująca akceptację kosztów jest zgodna z wymaganiami prawnymi Ministerstwa Finansów i jednostek nadzorujących zgodność działań firmy z obowiązującymi wytycznymi.

Oparcie powyższego scenariusza na powiadomieniach mailowych, jest wygodne i stanowi dodatkową oszczędność czasu. Mail zawierający w treści linkiem do właściwego okna akceptacji faktury przypomina teleport, który przenosi pracownika bezpośrednio do danej decyzji bez względu na to czy siedzi on za biurkiem czy jest w delegacji. Jeżeli system ma dedykowaną aplikację mobilną to miejsce pracy nie jest żadnym problemem. to Pozostali uczestnicy procesu akceptacji faktury nie muszą czekać na powrót współpracownika do biura, by właściwe tempo obiegu zostało zachowane.

Wydawałoby się, że nie można chcieć już niczego więcej, jednak niektórzy producenci systemów byli na tyle przezorni, że wyposażyli swoje produkty w dodatkowe systemy tzw. eskalacji, która gwarantuje zakończenie procesu w określonym czasie. Planując każdy krok, można także określić ile czasu dany pracownik powinien mieć na jego wykonanie.

System, bowiem, samodzielnie przypomina pracownikowi mailem o kończącym się lub przekroczonym czasie wykonania czynności np. akceptacji naszej faktury kosztowej. Większość z nas o wiele skuteczniej funkcjonuje znając konsekwencje za niesubordynację w  terminowym wykonywaniu zadań. Dlatego system w momencie przekroczenia przez nas czasu poza nami, wyśle także donosicielskiego maila do naszego zwierzchnika i Głównej Księgowej (co niektórym z pracowników dodaje elektryzującej szczypty adrenaliny  w sytuacji balansowania na granicy terminowego wykonania obowiązków, a Księgowej zostaje nadana władza śledzenia procesu i „zmotywowania” pracownika, który zwleka z akceptacją dokumentu). W tym miejscu zachęcamy do zapoznania się z naszym wpisem na temat integracji, które warto wdrożyć podczas implementacji elektronicznego obiegu faktur.

Dostępne funkcje systemu służą przyspieszeniu tempa i efektywności pracy. Jeśli mamy dostępne narzędzia, które pozwolą nam nie odwlekać decyzji opracowania dokumentu, tylko wykonamy czynność natychmiast, chwila oddechu i przerwa na gorącą kawę nie będzie problemem w miejscu pracy. Zachęcamy do zapoznania się z korzyściami wynikającymi z wprowadzenia elektronicznego obiegu faktur w firmie.