Sprawna ewidencja czasu pracy zdalnej — wyzwanie, nie problem

Ostatnie dwa lata to czas wielkich zmian. Pandemia wpłynęła na otaczający nas świat, w mniejszym lub większym stopniu zmieniając niemal każdy jego aspekt. Sfera zawodowa jest tego doskonałym przykładem. Rozwój pracy zdalnej wymusił stosowanie wielu nowych rozwiązań, mających na celu jej uporządkowanie i nadzór. Istotnym problemem okazała się ewidencja czasu pracy zdalnej w sposób skuteczny oraz miarodajny. Jak go rozwiązać? O tym poniżej.

Trudności związane z pracą zdalną dotyczą przede wszystkim sektorów biurowych, określanych jako white collar. To praca o charakterze umysłowym, do której realizacji tak naprawdę wystarczy biurko i komputer. Z tego powodu stosunkowo łatwo przenieść ją w tryb zdalny, nie generując wielu dodatkowych kosztów. 

Na początku pandemii zakładaliśmy przejściowy charakter pracy z domu, jednak dziś wiadomo już, że wiele firm utrzyma ten stan. Wynika to m.in. z faktu opłacalności takiego rozwiązania, jak również zachowania wydajności na dotychczasowym lub nawet wyższym poziomie.

Potwierdzeniem tego trendu są m.in. zmiany w polskim prawie pracy. Ustawodawca w Tarczy Antykryzysowej wprowadził przepisy normujące na poziomie podstawowym pracę zdalną w jej najważniejszych aspektach. Jednak już wówczas jasne było, że te uregulowania to rozwiązanie chwilowe, wymuszone bieżącymi potrzebami. 

23 lipca tego roku opublikowano drugą, poprawioną wersję projektu nowelizacji Kodeksu pracy. Opracowano w nim przepisy, które mocno standaryzują pracę zdalną, również w kwestii jej ewidencjonowania. W konsekwencji pracodawcy będą musieli mierzyć się z dużo większą odpowiedzialnością.

Rozliczanie czasu pracy z domu — wyzwanie, o którym trzeba pamiętać

Już dziś wiadomo, że ogromnym wyzwaniem będzie sprawna, a przede wszystkim wiarygodna ewidencja czasu pracy zdalnej. Pracodawcy — zwłaszcza zatrudniający większą liczbę osób — muszą wybrać jedno z dostępnych rozwiązań i zadbać o jego prawidłowe wdrożenie w struktury przedsiębiorstwa.

Podejściem, jakie rozważa wielu pracodawców, jest wykorzystanie do tego celu systemów rejestracji czasu pracy (RCP) bądź wdrożenie dodatkowych modułów w rozbudowanych systemach służących do zarządzania procesami i przepływem informacji.

Wydaje się, że to słuszna droga, natomiast należy pamiętać, że wiąże się ona z koniecznością stosowania jednego systemu zaimplementowanego u wszystkich pracowników. Tylko wówczas możemy liczyć na pełną automatyzację pomiaru oraz rozliczania czasu pracy.

Przegląd najczęściej spotykanych rozwiązań

Istnieje wiele opcji, które pozwolą nam na rejestrację czasu pracy zdalnej, jednak większość z nich ma swoje wady. Poniżej prezentujemy rozwiązania na ten moment najczęściej wykorzystywane w przedsiębiorstwach, które w całości bądź częściowo przeszły na tryb zdalny.

• Rejestracja czasu logowania — jedna z najprostszych metod, jednak również najmniej wiarygodna. Pracownik może się zalogować, by przez następne godziny nie robić nic. To sposób, z którego korzystają raczej mniejsze firmy, pozbawione wyższej klasy rozwiązań systemowych.

• Raportowanie czasu pracy — polega na okresowym (np. codziennym lub cotygodniowym) raportowaniu przez pracownika, jakie zadania wykonał w danym dniu, tygodniu czy też ile czasu poświęcił na dany projekt.. Niestety to rozwiązanie regularnie generuje dodatkowe koszty, zajmując pracownikowi czas, który mógłby wykorzystać w bardziej produktywny sposób.

• Liczba wykonanych zadań — to rozwiązanie ma dwa wyzwania: po pierwsze wymaga realizacji zadań w obrębie systemu co eliminuje przydzielanie zadań np mailowo lub telefonicznie a po drugie wymaga określenia czasu potrzebnego na zrealiowanie zadania. To z kolei prowadzi do uśredniania i w związku z tym staje się nieprecyzyjne. 

Czy można inaczej?

Okazuje się iż najbardziej efektywnym sposobem analizy czasu realizacji zadań jest automatyczna rejestracja czasu spędzonego na każdym z nich. Jest to nie tylko najbardziej precyzyjny sposób rozliczania czasu pracy ale jednocześnie możliwość analizy opłacalności inwestycji w poszczególne projekty czy w obsługę określonych klientów. Wymaga jednak konkretnej klasy systemu aby umożliwić takie działanie organizacji. 

• System po pierwsze musi umożliwiać wykonanie każdego zadania w obrębie jednego formularza bezpośrednio w aplikacji z której korzysta użytkownik. Dzięki temu każde uruchomienie formularza oznacza podjęcie zadania i pracę nad nim aż do momentu jego zakończenia/wysłania. To oznacza z kolei że wybrane rozwiązanie musi umożliwiać budowanie formularzy w dowolny sposób który będzie odpowiadał specyfice każdego zadania. 
• System musi umożliwiać prostą integrację z innymi aplikacjami niezbędnymi w pracy użytkownika i dostarczenia mu wszelki informacji niezbędnych do wykonania zadania w tym samym widoku. Każda konieczność logowania się do innej aplikacji jest nieefektywna i jako taka powinna być w miarę możliwości eliminowana. W innym przypadku raporty czasochłonności będą wymagały scalania danych z różnych systemów. 
• System nie może być ograniczony do jakiegokolwiek typu zadań czy procesów. Uniwersalność i swoboda w kreowaniu przepływów pracy jest kluczowa gdy chcemy stworzyć system realnie pokazujący efektywność nie tylko pracowników ale i całej organizacji. 
• Rozwiązanie powinno być elastyczne – procesy i formularze powinny być możliwe do łatwej modyfikacji aby zmieniająca się organizacja i rynek mogły mieć odzwierciedlenie w zmieniających się procesach. 

Jak widać, rejestracja czasu pracy zdalnej rodzi wiele wyzwań. A to nie jedyna przestrzeń która wymaga szybkiego dopasowania się do zmian jakie niesie zmieniający się nagle rynek. 

Dziś bardziej niż kiedykolwiek wybór odpowiednich narzędzi definiuje szansę organizacji na rozwój. Decyzje podejmowane na bazie danych, przede wszystkim z wewnątrz organizacji okazują się kluczową przewagą konkurencyjną. 

Jeżeli chcielibyście Państwo dowiedzieć się, jak przygotować się na zbliżające się wyzwania i zobaczyć jakie możliwości daje optymalne narzędzie do zarządzania procesami, zapraszamy do kontaktu.