JobRouter 5.2 jest już z nami!

JobRouter® 5.2: Większa produktywność i bezpieczeństwo Twojej pracy

JobRouter wypuściło najnowszą wersję JobRouter 5.2 w wersji beta. Nowa wersja oznacza nowe funkcje. W tym poście dowiecie się co dokładnie, co czeka na Was w JobRouter 5.2.

JobRouter skupił się na ulepszeniu doświadczeń w systemie zwłaszcza użytkownikom końcowym. Ulepszona przeglądarka Office, dodatkowe opcje wyszukiwania, interaktywne przewodniki dla użytkowników systemu i sprawniejsze podpisywanie dokumentów. To tylko kilka z nowości.

Wyszukiwanie w przeglądarce systemu

JobViewer jako zintegrowana przeglądarka plików był nam znany już od wersji 4.2, w najnowszej wersji JobViewer zawiera funkcję wyszukiwania z wyróżnianiem terminów i tekstu w dokumencie. Nowa funkcja pozwala również na wyszukiwanie pełnotekstowe w dokumentach archiwalnych, znajdujących się w JobArchive.

Wyszukiwanie w menu nawigacyjnym

Firmy wykorzystujące JobRouter w wielu procesach mają bardzo złożone  menu nawigacyjne. W przypadku zaawansowanych użytkowników przełączanie między kategoriami i wyszukiwanie danej funkcji w systemie może być frustrujące. Z tego powodu w JobRouter 5.2 umieszczono wyszukiwarkę w menu nawigacyjnym, która filtruje dostępne opcje i wyświetla dokładnie to, czego szuka użytkownik, niezależnie od tego, czy są archiwa, raporty, czy narzędzia administracyjne.

Scalanie instrukcji

JobRouter® zapewnia przewodniki po platformie, w tym na przykład instrukcje instalacji, podręczniki użytkownika, dokumentację API i przewodniki modułowe. Aby ułatwić użytkownikom wyszukiwanie adekwatnych dla nich informacji, JobRouter zebrał je w cztery przewodniki. Dla użytkowników końcowych, administratorów, projektantów procesów i programistów.

Interaktywne przewodniki użytkownika

W Jobrouter 5.2 znajdziemy również interaktywne instrukcje krok po kroku, które poprowadzą użytkowników przez interfejs systemu i wyjaśnią nowe funkcje.

Interaktywne przewodniki to alternatywa dla tradycyjnych instrukcji, która umożliwia szybkie zapoznanie się z działaniem aplikacji w praktyce. Dzięki temu użytkownicy systemu szybciej rozumieją nowo wdrożone procesy i funkcje.

JobRouter Sign – podpisuj dokumenty jeszcze wygodniej

JobRouter Sign® to moduł integrujący podpisy elektroniczne z platformą JobRouter. Moduł umożliwia generowanie zadań podpisania dokumentu z dowolnego procesu i ich podpisywanie zarówno przez użytkowników JobRouter®, jak i przez strony zewnętrzne.

Do tej pory użytkownicy JobRouter mogli generować proces podpisu w word i pdf przez dowolną liczbę wewnętrznych i zewnętrznych użytkowników. W zakres podpisów wchodzą proste, zaawansowane oraz kwalifikowane podpisy. W najnowszej wersji systemu umożliwiono umieszczanie kilku podpisów jednocześnie w danym dokumencie. Dodano również funkcję umieszczania wielu dokumentów w kopercie do podpisania. Tym samym możliwe jest podpisywanie wielu dokumentów równocześnie. Może się to przydać zwłaszcza w przypadkach np. podpisywania umów z każdej strony lub podpisywania dokumentów wraz z ich załącznikami.

Edycja zarchiwizowanych dokumentów w Office Online

Za pomocą przeglądarki Office Viewer (moduł JobLink dla Office) można połączyć JobRouter® z Microsoft Office Online. Dzięki temu dokumenty pakietu Office, które są przechowywane w JobRouter®, mogą być edytowane online w przeglądarce. Integracja z Microsoft 365 (dawniej Office 365) jest możliwa przy JobRouter® w chmurze, w przypadku instalacji lokalnej można podłączyć serwer Office Online.

JobRouter® 5.2 dodaje możliwość otwierania i edytowania dokumentów Office przechowywanych w zintegrowanym systemie archiwizacji JobRouter® (JobArchive) przy użyciu widoków archiwum w Office Online. Dzięki temu dokumenty pakietu Office mogą być otwierane i bezpośrednio edytowane z widoków archiwalnych.

Proces edycji blokuje dokumenty, więc nikt inny nie może ich w tym czasie wprowadzać. Dodano również funkcje edycji zaszyfrowanych dokumentów. Nowe funkcje w module Office przydadzą się przy edycji zarchiwizowanych szablonów, m.in. wzorów umów lub prezentacji, zarchiwizowanych raportów excel, czy aktualizacji archiwalnych dokumentów np. instrukcji.

Bezpośrednie umieszczanie dokumentów w archiwum

JobRouter® oferuje dodatek Office, którego możesz użyć do przesyłania dokumentów na platformę z poziomu aplikacji Office. Obsługiwany jest zarówno Office w wersji desktopowej, jak i Office Online.

Dodatek pakietu Office został wydany w ostatniej wersji JobRouter 5.1. W tej wersji można było przesyłać dokumenty z pakietu Office do Document Hub w JobRouter®.

Począwszy od JobRouter® 5.2, można teraz również korzystać z dodatkowej opcji archiwizacji dokumentów Office w JobArchive.

SSO via SAML

SAML (Security Assertion Markup Language) to standardowy protokół przesyłania poświadczeń między dostawcą tożsamości (IdP) a aplikacją internetową. Użytkownik jest uwierzytelniany za pośrednictwem dostawcy tożsamości, który przekazuje te informacje połączonym dostawcom usług, umożliwiając jednokrotne logowanie (SSO). W porównaniu z logowaniem za pomocą nazwy użytkownika i hasła do poszczególnych aplikacji, SSO via SAML ma kilka głównych zalet:

• dane dostępowe należy wprowadzić tylko raz w IdP
• Dane dostępowe są utrzymywane i zarządzane centralnie
• Wytyczne dotyczące haseł mogą być ustandaryzowane

W środowisku chmurowym SAML-SSO umożliwia użytkownikom integrację własnego Active Directory, m.in. za pośrednictwem ADFS lub Azure AD, w ten sposób zapewniając użytkownikom prosty dostęp do zewnętrznych aplikacji SaaS.

Pozwala to na łączenie dowolnej liczby dostawców tożsamości, określając czy użytkownik powinien zostać przekierowany do dostawcy tożsamości w celu uwierzytelnienia, a jeśli tak, do którego. Ponadto, dla każdego dostawcy tożsamości określane jest indywidualnie, czy uwierzytelnieni użytkownicy, którzy nie istnieją jeszcze w JobRouter®, są automatycznie rejestrowani jako nowi użytkownicy.

Uwierzytelnianie dwuskładnikowe

Uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA) odnosi się do dowodu tożsamości użytkownika za pomocą kombinacji dwóch różnych, niezależnych czynników. W środowisku aplikacji chmurowych uwierzytelnianie dwuskładnikowe często polega na wprowadzeniu użytkownika i hasła oraz dodatkowego kodu PIN. Jest on wysyłany e-mailem, SMS-em lub aplikacją Authenticator na urządzenie końcowe użytkownika w celu uwierzytelnienia.

Od JobRouter® 5.2 istnieje możliwość aktywacji uwierzytelniania dwuskładnikowego dla poszczególnych grup użytkowników lub dla wszystkich użytkowników.