Archiwum elektroniczne w biurze księgowym – miejsce niezwykle obciążone z punktu widzenia procesowania i przetwarzania dokumentów. Zarządzanie dokumentami stanowi w biurze najwyższy priorytet. Czy można je jeszcze bardziej usprawnić? Oczywiście, że można, pytanie – jak zrobić to najefektywniej, aby przynieść firmie jak największy zysk?
Co można zyskać?
Więcej czasu na obsługę większej ilości firm, zwiększenie portfolio usług, a przede wszystkim rozszerzenie obszaru działalności z biura księgowego obsługującego firmy lokalnie na biuro o zasięgu krajowym.
Jak?
Wykorzystując elektroniczne archiwum dokumentów.
Archiwum elektroniczne w biurze księgowym gwarantuje:
• szybki wgląd do dokumentów
• dostępność dla pracowników biura i klientów
Jak bardzo zależy nam na pozbyciu się papierów z biurka i pokoju, w którym przebywamy? Pomyśleć tylko, że wcale nie trzeba każdorazowo sięgać do papierowych wersji dokumentów kiedy potrzebujemy zweryfikować ich dane.
Ile czasu zyskamy jeśli klient nie będzie musiał prosić nas o fakturę za sprzęt, by zgłosić reklamację? (Wyszukiwanie tego jest stratą czasu, jeśli wystarczy udostępnić klientowi jego własne dokumenty online i wyposażyć go w intuicyjną wyszukiwarkę).
A co jeśli klient jest w znacznej odległości od biura księgowego i nie chce dowozić do niego dokumentów? Może je przecież zeskanować i samodzielnie wrzucić do archiwum elektronicznego a pakiet ze spokojem wysłać pocztą.
Nierzadko zdarzają się sytuacje, gdy uda się na ostatnią chwilę zorganizować istotny koszt pozwalający zaoszczędzić na podatku. Natychmiastowa archiwizacja dokumentu w archiwum elektronicznym dokonana przez klienta zmniejsza stres związany z presją czasu dostarczenia i zaksięgowania dokumentu.
Integracja z systemem finansowo-księgowym gwarantuje:
• zero powielania czynności
• podgląd dokumentów z poziomu systemu F-K
• wymiana danych między e-archiwum i systemem F-K
Czy praca w biurze księgowym nie stałaby się prostsza gdyby:
- klient wprowadzał dokument i opisując go parametrami zgodnymi z wymaganiami systemu F-K np.w zamian za rabat/albo nielimitowany zdalny dostęp do swoich danych?
- wszystkie dane można było wysłać jednym kliknięciem do systemu F-K w ramach księgowania (po ich wcześniejszej weryfikacji)
- w systemie F-K pod danym klawiszem można było wyświetlić skan dokumentu (zamiast wertować segregator po raz dziesiąty tego dnia)
Lepsza oferta?
Te kilka prostych opisanych powyżej rozwiązań daje mnóstwo możliwości rozwoju.
Oferta biura księgowego może zostać rozszerzona o zdalny dostęp do dokumentów 24h w ramach dodatkowej drobnej opłaty miesięcznej, która pokryje koszt licencji dostępowej dla danego klienta (może nawet pozwoli Twojej firmie nieco zarobić). Klienci dla których czas to pieniądz, z chęcią dopłacą, jeśli tylko nie będą musieli tracić czasu i dodatkowo pieniędzy na dojazdy kilka razy w miesiącu celem sprawdzenia danych, dowiezienia lub wypożyczenia dokumentów do biura.
Poza tym wszystkie dokumenty (nie tylko faktury, ale także umowy, gwarancje, instrukcje etc.) będą w jednym miejscu. Jeśli umowa jest czasowa – dokument może mieć określony termin ważności i np. 3 tygodnie przed upływem terminu e-archiwum przypomni o renegocjacji lub wypowiedzeniu umowy wysyłając klientowi e-mail. Podobne przypomnienie można zastosować z niezwykle istotnymi płatnościami – za taką opcję klient też chętnie dopłaci kilka złotych, ponieważ straty z powodu niedotrzymania terminu bywają znacznie bardziej kosztowne.
Ile czasu zostaje zaoszczędzone z punktu widzenia pracowników biura i jak ten czas zainwestować, pozostawiam pod indywidualną analizę każdego z Państwa. Jedno jest pewne – posiadając takie narzędzia, każde biuro księgowe będzie znacznie poważniej postrzegane na rynku – spokojnie można zacząć walczyć o klienta większego kalibru.
Jeśli chciałbyś dowiedzieć się więcej na temat elektronicznego archiwum przeczytaj ten wpis, albo skontaktuj się z nami.
