Skany dokumentów a archiwum elektroniczne

Skany dokumentów a elektroniczne archiwum dokumentów

Skany dokumentów odgrywają kluczową rolę w tworzeniu elektronicznego archiwum. Kiedy myślimy o takim archiwum, zazwyczaj wyobrażamy sobie archiwizację dokumentów i plików w formacie cyfrowym, takich jak Word, Excel czy PDF. Jednak prawdziwą wartością, jaką oferuje oprogramowanie archiwum elektronicznego, jest cyfryzacja dokumentów papierowych poprzez skany dokumentów. W tym momencie pojawia się pytanie, jak przekształcić te dokumenty do postaci elektronicznej – czyli do obrazka.

Odpowiedź jest prosta – należy je zeskanować.

Proces skanowania jednak może przebiegać w różny sposób i trwać krócej lub dłużej, w zależności od ilości dokumentów.

Dla małej liczby dokumentów nie ma większego znaczenia, czym przeniesiemy papier do formy cyfrowej – w przypadku kilku kartek wystarczy płaski skaner.

Gdy jednak mamy do czynienia z kilkudziesięcioma, kilkuset lub nawet kilkoma tysiącami kartek dziennie, problem staje się bardziej złożony. Dotyczy to również sytuacji, gdy istniejące papierowe archiwum trzeba przenieść na formę cyfrową.

W takich przypadkach pomocne są maszyny wielofunkcyjne (drukarka, ksero, skaner w jednym) oraz specjalistyczne skanery dokumentów.

Maszyny wielofunkcyjne spełniają swoją rolę pod warunkiem, że posiadają interfejs sieciowy i podajnik dokumentów z opcją skanowania dwustronnego.

Pozwala to na wygodne skanowanie dokumentów bezpośrednio do wybranej lokalizacji sieciowej, takiej jak serwer lub konkretny komputer. Niestety, takie urządzenia często mają niską wydajność – kilkanaście kartek na minutę – oraz ograniczone możliwości konfiguracyjne.

Pierwsza wada może być pominięta przy skanowaniu kilku dokumentów dziennie, ponieważ nie obciąża to zbytnio pracownika. Druga natomiast może mieć już poważniejsze konsekwencje.

Skany dokumentów – jak wykonać?

Aby archiwum było naprawdę wydajne, proces skanowania dokumentów musi uwzględniać kilka kluczowych parametrów jakościowych oraz technicznych. Dowiedz się więcej na temat archiwum elektronicznego i jak je wdrożyć w swojej firmie.

Parametry jakościowe obejmują przede wszystkim jakość skanu oraz wyrazistość obrazu. Ogólnie zalecane ustawienia to 150 dpi oraz skan czarno-biały (1 bit), które zapewniają odpowiednią jakość obrazu. Parametry techniczne natomiast dotyczą formatu pliku oraz jego wielkości. Plik powinien być możliwie mały, zachowując jednocześnie wysoką jakość. Zazwyczaj dla jednej strony dokumentu rozmiar pliku powinien wynosić od 50 do 150 kB.

Ważne jest również, aby plik był przechowywany w formacie umożliwiającym łatwy podgląd przez użytkowników archiwum, np. w formacie PDF lub TIFF. Archiwum cyfrowe może także posiadać własną przeglądarkę plików graficznych i obsługiwać specjalistyczne formaty.

Podane powyżej parametry skanowania dokumentów gwarantują nie tylko odpowiednią jakość zeskanowanych obrazów, ale również ich niewielki rozmiar. Jeśli zignorujemy te aspekty, może się okazać, że bardzo szybko zabraknie nam przestrzeni dyskowej przeznaczonej na archiwum. Jedna strona A4 zeskanowana w pełnym kolorze i wysokiej rozdzielczości może osiągnąć rozmiar nawet 30-40 megabajtów (MB).

W przypadku dokumentu liczącego 100 stron, np. umowy, przestrzeń dyskowa potrzebna do jego przechowywania może wynieść aż 3,5 GB! Dla porównania, na tej samej przestrzeni 3,5 GB mogłoby się zmieścić około 37 tysięcy stron poprawnie zeskanowanych dokumentów.

Skanowanie dokumentów – jaki skaner wybrać?

W tym momencie dochodzimy do profesjonalnych skanerów. Jest to oczywiście najlepsza opcja, zwłaszcza że obecnie nie jest już niedostępna cenowo. Przyzwoite urządzenia do wykonywania skanów dokumentów, estetyczne, niewielkie, z wydajnością około 40-50 kartek (skan dwustronny), można kupić za około 2 tysiące złotych. Tego typu sprzęt można postawić na biurku, a jednocześnie oferuje on szerokie możliwości konfiguracyjne, zapewniając spełnienie kryteriów jakościowych i technicznych dla przygotowanych skanów dokumentów.

Oczywiście są to najprostsze modele, a ceny rosną w zależności od wymagań jakościowych oraz ilościowych. Ważnym parametrem każdego takiego urządzenia, na który należy zwrócić uwagę przy zakupie, jest sugerowana przez producenta dzienna graniczna ilość możliwych skanów. Liczba ta wiele nam powie o wydajności dobowej urządzenia oraz o jego przeznaczeniu.

Znając swoje potrzeby oraz ilość potrzebnych zeskanowanych dokumentów, możemy w przybliżeniu obliczyć trwałość urządzenia oraz jego wydajność.

Dla bardziej wymagających użytkowników dostępne są oczywiście urządzenia z wyższej półki, przeznaczone do tworzenia skanów dokumentów. Są to zazwyczaj bardzo drogie urządzenia, charakteryzujące się wysoką niezawodnością i wydajnością nawet kilkaset kartek na minutę.

Podsumowując, jakość i rodzaj sprzętu zależy bezpośrednio od ilości potrzebnych zeskanowanych kartek. Archiwizować dokumenty papierowe można na dowolnym urządzeniu – ale wygoda i ergonomia pracy mogą zdecydowanie zwiększyć wydajność oraz przyczynić się do oszczędności finansowych i zasobów w firmie. Jeżeli jesteś zainteresowany archiwum elektronicznym dla swojego biznesu, kliknij w ten link.