Elektroniczne archiwum umów

Podejście do archiwizacji umów

Sposób przechowywania umów, moment archiwizacji, opcja archiwizacji tylko podpisanych umów, bądź archiwizowanie wersji roboczych – to bardzo ważne decyzje na etapie analizy przedwdrożeniowej przed uruchomieniem elektronicznego archiwum umów w firmie. Nie ma tutaj decyzji lepszych czy gorszych – powinny one jak najbardziej odpowiadać strategiom działania organizacji. Poniższy materiał to kilka przykładów sposobów organizacji e-archiwum umów. Przygotowałem tę analizę by ułatwić zapoznanie się z możliwościami systemu przed rozpoczęciem jego wdrożenia.

Opis umów – atrybuty

Dobór atrybutów to zawsze kompromis pomiędzy osobami opisującymi i wyszukującymi dokumenty w archiwum elektronicznym. Poniżej przedstawiamy listę najczęściej wybieranych atrybutów w kartotece umów:

• Kod kreskowy
• Nr umowy
• Typ Umowy
• Umowa
  • Aneks
  • Wypowiedzenie
• Nr umowy, której dotyczy aneks/wypowiedzenie
• Rodzaj umowy
  • Zakupowa
  • Sprzedażowa
  • Poufnościowa
  • Darowizny
  • Inna
  • …
• Data podpisania umowy
• Strona umowy
• Okres obowiązywania od
• Okres obowiązywania do
• Ilość dni wypowiedzenia
• Negocjator/właściciel umowy (osoba odpowiedzialna, osoba do której wysyłane jest powiadomienie przed okresem wypowiedzenia)
• Poufność (różne poziomy poufności mogą mieć wpływ na widoczność dokumentu dla grup użytkowników)
• Dział, którego umowa dotyczy (użytkownicy z danego działu widzą tylko „swoje” umowy)
• Przedmiot umowy
• Status
• Uwagi
• Miejsce przechowywania
• Status wypożyczenia
• Wypożyczający
• Karton
• Segregator
• Dokument powiązany (możliwość powiązania np. z fakturą do umowy)

Moment archiwizacji umowy

Przed wdrożeniem kartoteki umów należy określić moment archiwizacji. Oto kilka możliwości:

• archiwizacja draftu umowy – wspólna praca nad ostatecznym kształtem umowy w archiwum
• archiwizacja ostatecznej wersji umowy w formie edytowalnej
• archiwizacja umowy w wersji nieedytowalnej
• archiwizacja umowy podpisanej jednostronnie z wydrukowanym bądź naklejonym kodem kreskowym (jeśli kolejnym krokiem będzie archiwizacja podpisanej przez wszystkie strony umowy – system będzie po kodzie kreskowym odnajdował opisaną już umowę i „spinał je za sobą”)
• archiwizacja finalnej, podpisanej przez wszystkie strony wersji umowy

Uprawnienia do dokumentów

Najłatwiejszym modelem organizacyjnym do konfiguracji  jest dostęp do dokumentów w trzech trybach: tylko do odczytu, edycja, edycja i usuwanie dokumentów. Administracja w takim przypadku ogranicza się do przydzielenia odpowiednich użytkowników do jednej z trzech grup. Takie rozwiązanie ma niestety spore ograniczenia.

Najczęściej używany jest system uprawnień oparty na działach, tzn. każdy dział ma dostęp tylko do swoich umów, dodatkowo jest pewna grupa użytkowników (np. Zarząd), która posiada prawa do wyszukiwania i podglądu wszystkich umów.

Bardziej skomplikowaną konfiguracją uprawnień jest oparcie uprawnień na właścicielach umów (negocjatorach). Negocjator ma dostęp tylko do swoich umów. Przełożony negocjatorów widzi dokumenty swoje i swoich podwładnych.

Często stosowana jest poufność dokumentu, w zależności od wyboru pola poufność w czasie archiwizacji dokumentu – grupa użytkowników mających dostęp do umowy jest odpowiednio zawężana.

Możliwe jest również podejście hybrydowe – kombinacja powyższych modeli uprawnień.

Proces przygotowania i archiwizacji umowy

Część naszych klientów implementuje proces przygotowania, opiniowania i akceptacji umów. Przykład takiego procesu przedstawia poniższy rysunek:

Proces ten jest dość skomplikowany rozpoczyna się od negocjatora, który ustala ze stroną umowy jej warunki. Jeśli strona nie istnieje w systemie ERP (np. SAP), zwraca się z wnioskiem o założenie nowego kontrahenta. W przypadku niestandardowych warunków (wysoka kwota, krótki termin płatności, długi czas trwania), umowa jest opiniowana przez Dyrektora Finansowego i/lub Głównego Księgowego. Następnie umowa jest w ścieżce równoległej komentowana przez kilka osób jednocześnie, np. dyrektora działu, którego umowa dotyczy, negocjatora, prawnika, opiekuna kontrahenta. Negocjator zbiera wszystkie komentarze, uwzględnia je w umowie i przekazuje do ostatecznej akceptacji. Jeśli wszystkie zainteresowane osoby zaakceptują umowę, jest ona drukowana, przedstawiana Zarządowi do podpisu i ostatecznie archiwizowana.

Powyższy proces jest poglądowym przykładem służącym uproszczeniu analizy przedwdrożeniowej – w każdej organizacji wygląda on inaczej . Konkretny model i strategia wdrożenia elektronicznego archiwum umów powinny być dostosowane do unikalnych wymagań i struktury danej organizacji. Przed wdrożeniem elektronicznego archiwum umów zaleca się przeprowadzenie szczegółowej analizy i konsultacji z zespołem odpowiedzialnym za zarządzanie dokumentacją w celu określenia optymalnego podejścia i konfiguracji systemu.

Elektroniczne archiwum umów jest nie tylko narzędziem ułatwiającym zarządzanie dokumentacją, ale także przyczynia się do poprawy efektywności, precyzji i bezpieczeństwa procesów związanych z umowami w organizacji. Dzięki możliwości łatwego wyszukiwania, filtrowania i udostępniania dokumentów, elektroniczne archiwum umów umożliwia szybki dostęp do istotnych informacji, minimalizując czas i wysiłek potrzebny na przetwarzanie i odnajdywanie dokumentów. W rezultacie, elektroniczne archiwum umów staje się niezastąpionym narzędziem dla organizacji, przyczyniając się do skutecznego zarządzania umowami i usprawnienia całego procesu dokumentacyjnego.