Bezpieczeństwo archiwum dokumentów w chmurze
Archiwum dokumentów w chmurze a bezpieczeństwo
Nie raz zastanawiałem się czy powierzyć swoje dokumenty chmurze. Spotykam się z wieloma bardzo podejrzliwymi osobami, które nie chcą udostępnić najważniejszych ustaleń, kosztów żadnej firmie zewnętrznej – co najwyżej mogą przechowywać dokumenty na własnym serwerze w swojej firmie. Jeden z moich stałych kontrahentów, z którym od dawna współpracuje jest do tego stopnia podejrzliwy, że po zasugerowaniu mu przeniesienia dokumentów do systemu obiegu dokumentów workflow, krzyknął „Jakich dokumentów?!? Kto będzie miał do nich dostęp? To są kluczowe z punktu widzenia mojej spółki informacje”
Takie podejście jest zrozumiałe – boimy się tego czego nie znamy. Jest to tym bardziej zrozumiałe, jeśli pomyślimy o ostatnich głośnych wydarzeniach, tytułach prasowych typu „Awaria w chmurze” związanych z awarią serwerowni Beyond. Fakt, iż część danych nie została odzyskana tym bardziej zwiększa powszechną nieufność do chmury. Warto jednak kolejny raz podkreślić, że pojęcie chmury jest w prasie oraz Internecie nadużywane. Chmura to sieć serwerowni, rozmieszczonych na całym świecie. Dostawca chmury nie wskazuje konkretnego miejsca na świecie, gdzie znajdują się nasze dane, ze względów bezpieczeństwa. Z tego samego powodu dostawcy chmury tacy jak Google czy Microsoft gwarantują, że nasze dane znajdują się jednocześnie na minimum 3 różnych serwerach, z czego dwa znajdują się w Europie, a trzeci na innym kontynencie. Z tego powodu nawet klęska żywiołowa, która ogarnęłaby cały kontynent nie jest w stanie zagrozić naszym danym.
Z drugiej strony warto zastanowić się i oszacować jakie jest ryzyko utraty lub kradzieży danych z serwera w naszej firmie w stosunku do tego ryzyka w przypadku przetrzymywania dokumentów w chmurze (prawdziwej chmurze). Jest to pytanie retoryczne – różnica prawdopodobieństwa wystąpienia takiego ryzyka jest oczywista.
Archiwum dokumentów w chmurze – pomimo swej krótkiej historii zyskuje coraz większą akceptację u osób decydujących się na wdrożenie obiegu dokumentów. Coraz więcej organizacji decyduje się na podejście „cloudowe”. Oprócz kwestii bezpieczeństwa kluczowe jest też rozłożenie kosztów w czasie oraz możliwość szybkiej reakcji na zmiany zatrudnienia (zmieniająca się ilość użytkowników), a także praktycznie zerowy czas wdrożenia. O ile w przypadku małych i średnich firm – jest to już praktyka powszechna, to w przypadku dużych instytucji jeszcze raczkująca. Wartą uwagi jest decyzja największego banku hiszpańskiego BBVA. Z reguły instytucje finansowe nie są otwarte na najnowsze technologie. Dokonując wielokrotnie wdrożeń w bankach zauważyłem, że powszechnym systemem operacyjnym jest Windows XP, jedyną dostępną przeglądarką internetową – IE8. Z tego powodu decyzja o migracji w chmurę hiszpańskiego banku BBVA zasługuje moim zdaniem na szczególną pochwałę.
Jest to też dla nas jasny sygnał – skoro tak wrażliwa na kwestie bezpieczeństwa branża jak banki – zaczynają migrację danych na „clouda”, to chmura osiągnęła już taki poziom bezpieczeństwa, który jest niemożliwy do uzyskania we własnych serwerowniach.
