Integracje z archiwum elektronicznym – część II
Workflow
Obieg dokumentów wydaje się naturalnym i logicznym etapem następującym po wymianie archiwum papierowego na elektroniczne. Różnorodne scenariusze obiegu dokumentów stanowią praktycznie nieskończony zbiór. Idealnym rozwiązaniem jest system klasy BPM (Business Process Management) realizujący obieg zadań powszechnie znany pod pojęciem „workflow”. Systemy BPM różnią się funkcjami. Najwygodniejsze dla pracowników są te systemy, które elastycznie pozwalają na dokładne odwzorowanie mapy papierowego obiegu dokumentów na proces elektroniczny. Dzięki temu, system nie narzuca pracownikom potrzeby uczenia się nowych procedur. Pracownicy nie są zmuszani do zmiany przyzwyczajeń, a ich praca wymaga po prostu mniej działań i zabiera znacznie mniej czasu. Dołóżmy do tego jeszcze nieskomplikowany wygląd systemu z prostą obsługą i praktycznie nie mamy oporów ze strony pracowników, by wdrożyć elektroniczny workflow w firmie.
Nie każda firma jednak potrzebuje osobnego systemu pozwalającego na skomplikowane mapy obiegu jednego dokumentu, które przypominają prawie plan małego miasteczka. Bardzo często wystarczy system DMS zarządzający dokumentami z wbudowanym mechanizmem obiegu dokumentów, by osiągnąć oszczędności czasu i pieniędzy.
Wyobraźmy sobie prostą procedurę wpływu elektronicznej faktury, która ekspresowo zostaje wprowadzona do e-archiwum (wskazanie pliku do zaciągnięcia + opis, który częściowo automatycznie zostaje uzupełniony). Następnie dokument zostaje przypisany do właściwej osoby lub działu – wystarczy wybrać nazwisko lub dział w rubryce opisującej dokument. Kolejna osoba, do której trafia faktura do akceptacji, nie musi nawet być zalogowana w systemie. Może zostać powiadomiona o zadaniu związanym z dokumentem poprzez email lub sms z linkiem. Wystarczy kliknąć na link by znaleźć się w odpowiednim miejscu i jednym kliknięciem zatwierdzić koszt (lub go odrzucić). W zależności od decyzji dokument trafia właściwą osobę/dział jako kolejny krok procesu. Na końcu obieg jest zintegrowany z systemem finansowo-księgowym (F-K) i następuje automatyczne uzupełnienie opisu w systemie F-K zaciągniętymi danymi z systemu DMS. Księgowości pozostaje tylko i wyłącznie weryfikacja poprawności danych 9co zabiera znacznie mniej czasu niż samo ich uzupełnianie).
Kolejnym przykładem obiegu dokumentów wymagającym także edycji samego dokumentu może być przykład oferty, umowy, dokumentacji przetargowej lub uchwały zarządu czy regulaminu. Zredagowany projekt dokumentu może zostać wysłany do kolejnych zainteresowanych osób. W następnym kroku dokument może zostać współdzielony przez kilka osób, które równocześnie (bez względu na różną lokalizację) wprowadzają zmiany i poprawki, by następnie dostarczyć wersję do finalnej akceptacji. W przypadku odrzucenia wersji, dokument powraca z komentarzem do dalszych poprawek (nawet kilkakrotnie) by wreszcie zostać zaakceptowany. Jeśli jest to np. regulamin lub uchwała zarządu w dalszym kroku dokument może zostać udostępniony do odczytu wszystkim pracownikom, którzy zatwierdzają elektronicznie zapoznanie się z dokumentem, co odpowiada podpisowi na tradycyjnym dokumencie papierowym.
W przypadku wszystkich powyższych przykładów akceptacja elektroniczna stanowi podpis elektroniczny niekwalifikowany. W świetle przepisów, nie ma konieczności stosować do wewnętrznego obiegu dokumentacji w firmie podpisu elektronicznego kwalifikowanego.
Ciekawym rozwiązaniem jest obieg korespondencji, który dodatkowo może zostać zintegrowany z aplikacją Poczty Polskiej (Elektroniczną Książką Nadawczą). Korespondencja wpływa do firmy różnymi źródłami. Pisma docierające przez listonosza zostają zeskanowane i stanowią początek założenia sprawy w e-archiwum lub zostają podłączone pod sprawę będącą w toku postępowania. Korespondencja docierająca za pomocą poczty e-mail lub z formularza zgłoszeń ze strony www, albo faxu zostaje automatycznie archiwizowana bez dodatkowych działań pracownika. Następuje automatyczne powiadomienie o nowej korespondencji. W ramach odpowiedzi na nią możemy zastosować wzór lub szablon, który czeka na użycie w e-archiwum, wystarczy go wyedytować i uzupełnić o właściwe dane. Ten etap może stanowić czynność kilku etapową z dowolnym stopniem skomplikowania (wielopoziomową/wielodziałową edycją pisma i taką samą akceptacją/weryfikacją). W ostatnim kroku pismo trafia do kancelarii/sekretariatu firmy z opisem nadawcy i definicją przesyłki (np. list polecony priorytet za potwierdzeniem odbioru). Pracownik kancelarii/sekretariatu drukuje pismo, po czym następuje import do aplikacji Elektronicznej Książki Nadawczej (autorstwa Poczty Polskiej), gdzie mamy uzupełnione wszystkie dane o wysyłce, a na podstawie danych teleadresowych możemy wydrukować kopertę lub etykietę z danymi adresata. Pozostaje jedynie pod koniec dnia zgrać EKN na pendrive i podejść na pocztę z korespondencją. Pracownik poczty wykorzystując dane z pendrive’a nie musi wpisywać wszystkiego ręcznie i cały proces wysyłki znacznie się skraca (co przynosi ulgę nie tylko pracownikowi poczty, pracownikowi sekretariatu w firmie, ale także wszystkim stojącym w kolejce na poczcie J).
Zastosowanie mechanizmu obiegu dokumentów nie musi stanowić jedynie zagadnienia wewnątrz firmy, ale może okazać się skutecznym narzędziem współpracy z kontrahentami.
Kilka przykładów z praktyki:
- małe biuro księgowo – podatkowe w odległej lokalizacji od swoich klientów organizuje obieg korespondencji i zarządzanie e-fakturami z integracją do systemu finansowo-księgowego,
- firma deweloperska wykonując projekty „pod klucz” wysyła do akceptacji lub weryfikacji projekt lokalu (czy to projekt budowy, instalacji czy aranżacji wnętrza),
- firmy usługowe (projektowe, copywriter’skie, graficzne, konsultingowe) – elektroniczna akceptacja projektów online przez klienta
W ostatniej części, zgodnie z obietnicą, słów kilka o sposobach integracji e-archiwum i workflow z zewnętrznymi bazami danych i systemami (np. formularzem na stronie www, systemem ERPczy finansowo-księgowym).
