Dokumenty kadrowe w elektronicznym archiwum dokumentów
Dokumentacja kadrowa jest bazą dokumentów, która nieustannie się zmienia, z roku na rok przyrasta w tempie geometrycznym, a jej zarządzanie wiąże się dodatkowo z kontrolą kompletności i aktualności poszczególnych dokumentów pracowniczych. W dużej firmie obraca się dziennie setkami, a nawet tysiącami dokumentów kadrowych. Codzienne administrowanie dokumentacją opiera się na wymianie korespondencji i dokumentów w różnej postaci (wniosków, CV, umów, maili etc.). W nowoczesnych firmach o rozproszonej strukturze, działy HR nie wyobrażają sobie sprawnego zarządzania dokumentacją bez centralnego elektronicznego archiwum dokumentów. Przepisy prawne, które wymagają od pracodawcy przechowywania dokumentacji pracowniczej nawet przez 50 lat, powodują niewiarygodnie czasochłonne przeszukiwanie archiwów w przypadku konieczności sięgnięcia do historii zatrudnienia danego pracownika. Jak zatem efektywnie zarządzać dokumentacją kadrową z wykorzystaniem narzędzi centralnego e-archiwum? Jakie e-archiwum wybrać, by optymalnie dopasować jego funkcje do potrzeb firmy? Po analizie produktów obecnych na rynku przygotowaliśmy poniżej praktyczne wskazówki.
Właściwe indeksowanie dokumentów gwarantuje ich sprawne wyszukanie
Przede wszystkim dokumentacja HR (o każdym charakterze) właściwie opisana i zarchiwizowana w centralnym e-archiwum może zostać odszukana w kilka sekund. Dodatkowo można nią dowolnie zarządzać i filtrować dane. Dlatego w początkowej fazie wdrożenia szczególnie istotna jest analiza zakończona wytycznymi konfiguracji właściwego formularza z indeksami opisującymi dokument. Przede wszystkim filtr powinien definiować typ dokumentu (wniosek urlopowy, cykliczne badanie lekarskie, kwestionariusz osobowy etc.). Indeksy powinny także zawierać imię i nazwisko pracownika, datę wprowadzenia dokumentu oraz termin jego ważności. Dzięki właściwej konfiguracji, w jednej chwili pracownik kadr może wyświetlić dokumenty związane z wnioskami urlopowymi wszystkich pracowników danego działu dla określonego przedziału czasu. W kolejnej chwili, to samo e-archiwum udostępni mu komplet dokumentów dla wskazanego pracownika.
Bezpieczeństwo przede wszystkim
E-archiwum powinno w łatwy sposób udostępniać funkcję tworzenia back-upów bazy danych w zakresie pozwalającym także na odtworzenie struktury przechowywania dokumentów (sugerowany wybór, w tym przypadku, to e-archiwum, które do każdego dokumentu załącza plik xml z sumami kontrolnymi oraz opisem indeksów nadanych dokumentowi, powiązań dokumentu z innymi, dodatkowych komentarzy i treści załączonych do dokumentu etc.).
Najlepszą opcją zabezpieczenia byłoby kilka serwerów działających równolegle. W przypadku jakiegokolwiek zdarzenia losowego, równoległy serwer przejmowałby funkcję referencyjną bazy danych dla systemu e-archiwum i pozwalałby na nieprzerwaną pracę użytkowników z dokumentami. Przywrócenie systemu z back-upu jest bowiem czasochłonne, z punktu widzenia pracownika (który tradycyjnie chce mieć niemalże natychmiastowy dostęp do systemu tuż po awarii serwerów). Wiele firm nie zawsze może pozwolić sobie na zagwarantowanie takiej serwerowni, która pozwalałaby na powyższe rozwiązanie. W tym przypadku rozwiązaniem alternatywnym do kosztownego zakupu własnych zasobów serwerowni jest wykorzystanie e-archiwum w chmurze. Mamy wówczas gwarancję, że nasze dane znajdują się na renomowanych serwerach zlokalizowanych na różnych kontynentach, co zapewnia bezpieczeństwo nawet w przypadku takich zdarzeń losowych jak powodzie, trzęsienia ziemi czy ataki terrorystyczne. Serwery te posiadają wysokiej jakości zabezpieczenia przed nieuprawnionym dostępem do danych, na które większość z firm nie mogłaby sobie pozwolić ze względu na wysoki koszt takich zabezpieczeń.
Sam system elektronicznego archiwum powinien także zapewnić bezpieczeństwo przechowywanym dokumentom kadrowym. Nie wszyscy, bowiem, pracownicy powinni mieć dostęp do dokumentacji, co powinno być zagwarantowane przez uprawnienia nadawane indywidualnie pracownikom przez administratora systemu. Dokumenty poufne będą, tym samym, widoczne dla zdefiniowanej grupy lub pojedynczych pracowników.
Przy wprowadzaniu dokumentów do zasobów archiwum, powinny one mieć nadawaną niepowtarzalną numerację, historię wykonywanych na dokumencie operacji, historię wersji wraz z autorem zmian.
Dodatkowe narzędzia czyli argumenty wyższości elektronicznego archiwum nad dokumentem papierowym
Bardziej zaawansowane systemy dostępne na rynku poza standardową funkcją archiwizacji, udostępniają także szereg narzędzi pozwalających na:
- edycję dokumentu bezpośrednio z poziomu systemu, naniesienie zmian i automatyczny zapis kolejnej wersji dokumentu w systemie tuż po zapisie i zamknięciu programu, w którym dokument został edytowany (bez konieczności dodatkowych działań ze strony użytkownika – jedynie edycja i zapis),
- pobranie dokumentu na dysk komputera lub dysk zewnętrzny,
- wydruk dokumentu bezpośrednio z aplikacji,
- wysyłkę dokumentu jako linka do elektronicznego archiwum dokumentów.
Administracja systemem czyli tzw. koszty ukryte
Systemy e-archiwum obecne na rynku zapewniają całe spektrum opcji oferowanych w zakresie usług administracji systemem. Część z nich udostępnia kompletny panel administracyjny. Co ciekawe, nawet z dostępnym panelem administracyjnym działy IT w ofercie otrzymują wycenę administracji systemem i dodatkowych konfiguracji, które są dostępne w ramach dodatkowo płatnych usług. Najoptymalniejszym wyborem, jaki sugeruję, jest taki system, którego intuicyjna administracja pozwala na kompletne wyeliminowanie z cennika oferty usługi administracji i konfiguracji systemu w trakcie jego użytkowania w ramach standardowych funkcjonalności. Zrozumiałe jest bowiem, jeśli w ramach dodatkowej usługi wycenia się produkcję na zlecenie dodatkowych funkcjonalności (nie objętych w standardowych funkcjach systemu) pod indywidualne wymagania firmy.
