Automatyzacja procesów z udziałem kontrahentów – szyte na miarę rozwiązania od e-MSI

Firmy coraz częściej zastanawiają się, jak usprawnić współpracę z klientami, dostawcami i partnerami – tak, aby nadążyć za tempem zmian technologicznych. Odpowiedzią na te potrzeby są dedykowane portale internetowe, które pozwalają na integrację z wewnętrznymi systemami workflow, np. JobRouter. 

Takie podejście umożliwia nie tylko transparentną wymianę informacji z kontrahentami, ale również znacząco redukuje czas pracowników na wprowadzenia i walidację danych. Firma e-MSI, bazując na wieloletnim doświadczeniu i licznych wdrożeniach, oferuje rozwiązania webowe szyte na miarę, doskonale wpisujące się w wymagania nowoczesnych organizacji.

Dlaczego warto postawić na dedykowany portal zintegrowany z workflow?

1. Dane z zewnątrz jako punkt wyjścia dla procesów wewnętrznych

Jedną z największych zalet budowy dedykowanego portalu dla klientów lub dostawców jest możliwość pozyskiwania danych wejściowych bezpośrednio od podmiotów zewnętrznych – niezależnie od tego, czy są to klienci indywidualni, firmy współpracujące, czy inne organizacje.

Wprowadzone dane inicjują zdefiniowane procesy w systemie workflow, co eliminuje konieczność ręcznego przetwarzania zgłoszeń i zmniejsza ryzyko błędów. Co więcej walidacja odbywa się na poziomie portalu. Dzięki temu redukujemy czas pracy naszych zespołów. 

Dobrym przykładem jest proces reklamacji. Udostępniając formularz reklamacji dla klientów, automat weryfikuje czy proces reklamacji może być zainicjowany np. poprzez weryfikację, czy okres reklamacji nie zakończył się lub czy reklamowany produkt lub usługa kwalifikują się do zainicjowania procesu reklamacji. Nasze doświadczenie w branży przesyłek potwierdza, że ponad 20% składanych przez klientów reklamacji dotyczy usług, które zgodnie z regulaminem nie powinny być złożone.

2. Automatyzacja przetwarzania danych

Wdrożone przez e-MSI portale automatycznie przekazują dane do centralnego systemu workflow, gdzie są przetwarzane zgodnie z logiką procesu biznesowego. To oznacza szybszą realizację spraw, lepszą kontrolę nad danymi oraz pełną spójność operacyjną. Automatyzacja obejmuje także walidację danych, przypisanie zadań do odpowiednich osób oraz monitorowanie postępów realizacji.

3. Dwukierunkowa komunikacja z klientami i dostawcami

Po zakończeniu procesu wewnętrznego, system umożliwia zwrotne informowanie interesariuszy o wynikach przetwarzania – czy to poprzez portal, czy z wykorzystaniem innych kanałów komunikacji, takich jak e-mail, powiadomienia push czy SMS. Klient otrzymuje jasną informację, a firma zwiększa transparentność i jakość obsługi.

Rozwiązania architektoniczne stosowane przez e-MSI

Tworzone od podstaw systemy webowe są projektowane z myślą o wysokiej elastyczności i niezawodności. Ich skuteczność opiera się na przemyślanej i każdorazowo dopasowanej do potrzeb klienta architekturze IT, która obejmuje m.in.:

✔ Dwukierunkową komunikację przez REST API

Dzięki zastosowaniu centralnego mikroserwisu komunikacyjnego, system umożliwia wymianę danych w czasie rzeczywistym między portalem a systemem workflow. Pozwala to nie tylko na szybki przepływ informacji, ale też na łatwe rozszerzanie i skalowanie systemu.

✔ Technologię mikrofrontendową

Portal budowany jest w architekturze mikrofrontendowej, co umożliwia niezależny rozwój poszczególnych sekcji – np. panelu reklamacyjnego, formularzy zakupowych czy dashboardów dla dostawców. To podejście znacząco skraca czas wdrożeń i ułatwia utrzymanie systemu.

✔ Integrację z chmurą (Microsoft Azure lub inną)

Rozwiązania e-MSI mogą być zintegrowane z chmurą wykorzystywaną przez klienta, np. Microsoft Azure. Daje to dostęp do zaawansowanych narzędzi monitorowania, raportowania i zabezpieczeń, co zwiększa stabilność i bezpieczeństwo systemu.

Gdzie sprawdza się to rozwiązanie?

Dedykowane portale zintegrowane z workflow są z powodzeniem wykorzystywane w takich obszarach jak:

• Obsługa reklamacji klientów
• Składanie i obsługa wniosków (np. serwisowych, informacyjnych)
• Zarządzanie siecią dostawców
• Komunikacja z dostawcami w ramach postępowań zakupowych
• Wspieranie onboardingu nowych partnerów biznesowych

Doświadczenie, które procentuje

e-MSI od lat specjalizuje się w projektowaniu i wdrażaniu rozwiązań IT szytych na miarę. Zrealizowaliśmy wiele projektów obejmujących portale zintegrowane z systemami workflow, dostarczając naszym klientom realne korzyści w postaci zwiększonej efektywności, lepszej komunikacji i automatyzacji działań.