Jak skutecznie wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów w firmie? – Wybór odpowiedniego partnera i systemu

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów (EOD) to kluczowy krok w cyfrowej transformacji firmy. Dzięki odpowiednio dobranemu systemowi można zautomatyzować procesy, zwiększyć efektywność pracy i zminimalizować ryzyko błędów. Jednak sukces wdrożenia zależy od solidnych przygotowań.

W poprzednim artykule na naszym blogu (Jak skutecznie wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów w firmie? – Przygotowanie do wdrożenia) omówiliśmy poszczególne kroki implementacji systemu EOD. Teraz skupimy się na praktycznych aspektach wyboru partnera oraz systemu elektronicznego obiegu dokumentacji. Źle dobrane oprogramowanie może generować dodatkowe koszty, frustrację pracowników i problemy z przepływem dokumentów. Dlatego warto podejść do tego procesu metodycznie.

Dlaczego to ważne?

• Nie każdy system EOD jest uniwersalny – każda firma ma specyficzne potrzeby i wymagania, warto zwrócić uwagę czy proponowane rozwiązanie w pełni je pokryje Koszty zmiany systemu są wysokie – warto zwrócić uwagę czy proponowane rozwiązanie będzie w stanie pokryć przyszłe potrzeby związane z rozwojem firmy i będzie wraz nią rosło.  

Kluczowe kryteria wyboru systemu EOD

Wybór odpowiedniego systemu EOD wymaga kompleksowej oceny pod kątem kluczowych funkcjonalności, które powinny być dopasowane do specyfiki i potrzeb organizacji. Poniższe kryteria stanowią fundament świadomego wyboru optymalnego rozwiązania, gwarantującego zarówno efektywność obecnych procesów, jak i możliwość rozwoju w przyszłości.

1. Skalowalność

• Czy system może obsłużyć wzrost liczby użytkowników i dokumentów?
• Czy można łatwo dodać nowe moduły (np. archiwizację, zarządzanie umowami)?
• Czy dostawca oferuje elastyczne modele licencjonowania (np. subskrypcja z możliwością zwiększenia liczby licencji)?

2. Integracje z innymi systemami

• Jak system EOD współpracuje z istniejącymi narzędziami? (np. ERP, CRM, program kadrowo-płacowy).
• Czy obsługuje standardowe formaty wymiany danych (API, XML, CSV)?
• Czy wymaga dodatkowych nakładów na integrację (np. przez zewnętrznych developerów)?

3. Bezpieczeństwo danych

• Szyfrowanie dokumentów (w trakcie przesyłania i przechowywania).
• Mechanizmy kontroli dostępu (np. role użytkowników, uwierzytelnianie dwuetapowe).
• Zgodność z przepisami (RODO, eIDAS dla podpisów elektronicznych, archiwizacja zgodna z KPA).
• Polityka backupu i odzyskiwania danych (czy system automatycznie tworzy kopie zapasowe?).

4. Funkcjonalności kluczowe dla Twojej firmy

• Podpisy elektroniczne – czy system obsługuje:
  • Podpis kwalifikowany (QES) – równorzędny z podpisem odręcznym.
  • Podpis zaawansowany (AES) – do wewnętrznej akceptacji dokumentów.
• Workflow (przepływy dokumentów) – czy można łatwo konfigurować ścieżki akceptacji?
• Wersjonowanie dokumentów – czy system śledzi zmiany i pozwala wrócić do poprzednich wersji?
• Wyszukiwanie i indeksowanie – czy dokumenty można szybko znaleźć (np. po metadanych, pełnotekstowo)?

5. Wsparcie techniczne i model licencjonowania

• Jak wygląda pomoc techniczna? 
• Czy dostępne są aktualizacje i nowe funkcje?
• Jaki jest model płatności? (jednorazowa licencja vs. subskrypcja).
• Czy są ukryte koszty? (np. za dodatkowe moduły, wsparcie, aktualizacje).

Podsumowanie fazy 2. Jak wybrać najlepsze rozwiązanie? 

Kluczem do skutecznego wdrożenia systemu elektronicznego obiegu dokumentów jest świadomy wybór rozwiązania, które w pełni odpowiada na zidentyfikowane potrzeby firmy. Aby podjąć optymalną decyzję, warto zastosować się do sprawdzonych praktyk: przetestować demo lub wersję próbną, co pozwoli zweryfikować funkcjonalności w rzeczywistych warunkach; przeanalizować opinie innych użytkowników i case studies, by zrozumieć mocne i słabe strony systemu; poprosić dostawcę o referencje, które dadzą wgląd w długoterminową skuteczność rozwiązania; oraz zorganizować spotkanie z przedstawicielem firmy, podczas którego można szczegółowo omówić wymagania i dopasować ofertę do specyfiki organizacji. Dzięki tym krokom wybór systemu EOD będzie nie tylko przemyślany, ale również maksymalnie zorientowany na realne korzyści biznesowe.