Przygotowanie do KSeF – Co musisz zrobić jeszcze tego lata?
16 czerwca 2023 r. sejm uchwalił nowelizację ustawy o VAT, która wprowadza od 1 lipca 2024 r. obowiązek stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), którego wykorzystanie do tej pory było dobrowolne. Ministerstwo Finansów szacuje, że obligatoryjny system KSeF będzie obsługiwał ponad 2,5 mld ustrukturyzowanych e-faktur rocznie. W związku z tym, przedsiębiorstwa muszą podjąć odpowiednie kroki, aby przygotować się na nadchodzące zmiany. W tym artykule przedstawiamy cztery zasadnicze czynności, które powinniście zrobić jeszcze tego lata, aby zdążyć z wdrożeniem KSeF na czas.
1. Wskaż osoby odpowiedzialne za proces e-fakturowania.
Ważne jest wyznaczenie kierownika projektu, który będzie nadzorował wdrożenie KSeF. Jest to również dobry moment na inwentaryzację procesu fakturowania i analizy poszczególnych jego etapów. Należy postawić pytania: Czy odbywa się on w najbardziej efektywny możliwy sposób? Czy przed wdrożeniem KSeF powinny zostać wprowadzone zmiany w sposobie procesowania i zatwierdzania faktur?
Następnie zaangażuj pracowników z różnych działów, którzy uczestniczą w procesach fakturowania, rozliczania zakupów i podatków, utrzymania systemów informatycznych oraz współpracy z dostawcami. W celu zachowania jasności w podziale obowiązków, każdy zaangażowany pracownik powinien mieć przypisane funkcje związane z obsługą KSeF.
2. Zapewnij dostęp do KSeF w swojej organizacji
Jeśli firma posiada elektroniczną pieczęć kwalifikowaną z numerem NIP, może korzystać z KSeF na podstawie uprawnień właścicielskich i nie musi zgłaszać w urzędzie skarbowym dodatkowych zawiadomień. W przypadku braku pieczęci, konieczne jest złożenie dokumentu ZAW-FA i wskazanie osoby fizycznej, która będzie uprawniona do korzystania z systemu w imieniu spółki.
Jeśli Twoja firma nie ma jeszcze dostępu do KSeF, to już najwyższy czas, aby zgłosić odpowiednie osoby, które będą uprawnione do obsługi systemu w imieniu spółki.
3. Przygotuj swoje oprogramowanie
W jaki sposób planujesz korzystać z KSeF? W przypadku większych organizacji możliwe jest pojawienie się konieczności integracji istniejącego oprogramowania z KSeF. Czy dotychczas wykorzystywane oprogramowanie jest zgodne z wymaganiami Ministerstwa Finansów dotyczącymi generowania, przetwarzania i odbierania faktur? Jeśli Twoje obecne oprogramowanie nie obsługuje faktur ustrukturyzowanych, konieczne będzie jego dostosowanie lub wymiana na nowe rozwiązanie.
Odpowiednim systemem, które spełnia wszystkie wymagania Ministerstwa Finansów jest JobRouter, system obsługuje faktury ustrukturyzowane, pozwala w pełni zautomatyzować obieg faktur, zapewnia bezpieczeństwo danych, takie jak szyfrowanie, kontrolę dostępu i audytowanie działań, a także ma niezliczone możliwości integracji z innymi systemami.
4. Zacznij testować wdrożone narzędzia do obsługi KSeF
Decydując się na rozwiązanie, które zintegruje KSeF z obecnym środowiskiem IT w Twojej organizacji, musisz się upewnić, że wdrożone narzędzie działa prawidłowo. Dlatego koniecznie przeprowadź testy wystawiania i odbierania faktur, aby zweryfikować, czy KSeF działa poprawnie. Podczas testów sprawdź, czy generowane e-faktury są zgodne z wymaganiami Ministerstwa Finansów i czy są prawidłowo przetwarzane. Testy umożliwią wykrycie ewentualnych błędów w procesach i pozwolą na ich korektę przed terminem obowiązkowego wdrożenia. Jest to również dobry moment, aby zaplanować i przeprowadzić szkolenia dla pracowników zaangażowanych w ten proces.
Dlaczego JobRouter?
Jak widać, przygotowanie do wdrożenia KSeF wymaga czasu i odpowiedniego planowania. Dlatego warto rozpocząć działania już teraz, aby być gotowym na tę zmianę, wybierając odpowiednie narzędzie integracyjne.
Wspomniany wcześniej system JobRouter pozwala na zebranie wszystkich otrzymywanych faktur niezależnie od formatu (w tym faktur ustrukturyzowanych pochodzących z KSeF) w jednym archiwum. System JobRouter automatycznie pobiera faktury z KSeF i wyświetla je w systemie wewnętrznym firmy, zachowując wszelkie wymogi bezpieczeństwa i wdrażając je w zdefiniowane procesy. JobRouter może zostać zintegrowany między innymi z systemem SAP, systemami ERP oraz systemami finansowo-księgowymi. Dzięki JobRouter wdrożenie systemu KSeF nie musi wiązać się z nowym obarczającym obowiązkiem, a wręcz przeciwnie, może stać się okazją do uefektywnienia dotychczasowego procesu obiegu faktur.
