Wykorzystanie sztucznej inteligencji z chatGPT w optymalizacji procesów w systemie JobRouter
“The question of whether computers can think is like the question of whether submarines can swim.” E.W. Dijkstra
Sztuczna inteligencja (ang. artificial intelligence, AI) to dziedzina nauki, która zajmuje się tworzeniem systemów komputerowych zdolnych do podejmowania działań i decyzji, które do tej pory były zarezerwowane dla człowieka. Sztuczna inteligencja wykorzystuje technologie takie jak uczenie maszynowe, przetwarzanie języka naturalnego czy sieci neuronowe, by procesować i analizować dane, a w rezultacie dokonywać na ich bazie predykcji i wnioskowań. AI jest jednym z najszybciej rozwijających się obszarów technologii, który może przynieść wiele korzyści w zarządzaniu i rozwoju organizacji, niezależnie od ich branży.
Przełomowym narzędziem AI jest ogólnodostępny od końca 2022 roku ChatGPT (Chat Generative Pre-training Transformer). ChatGPT jest modelem językowym, który został wytrenowany na ogromnej ilości danych znajdujących się w internecie. Dzięki temu ChatGPT jest w stanie generować wysokiej jakości treści i odpowiadać na wszelkie, nawet bardzo skomplikowane pytania.
Jak Chat GPT sprawdzi się w optymalizacji procesów biznesowych?
Zintegrowany z odpowiednim systemem, ChatGPT może pomóc w optymalizacji procesów biznesowych poprzez automatyzację części zadań, które zazwyczaj pracownik wykonuje manualnie. Na chwilę obecną, ChatGPT sprawdzi się przede wszystkim wdrożony do procesu obsługi korespondencji.
Czytanie maili, otrzymanych pism, a następnie konstrukcja odpowiedzi zajmuje zwykle wiele czasu i jest to zadanie często odkładane “na później”, zwłaszcza gdy odpowiadają na nie pracownicy odpowiedzialni za różne obszary.
Na czym polega wsparcie ChatGPT?
ChatGPT może wesprzeć pracowników w procesie interakcji z klientami, kontrahentami, czy też innymi pracownikami. A dokładniej, pomóc w przygotowaniu odpowiedzi na przychodzące wiadomości, umożliwiając zaoszczędzenie nawet do kilkunastu minut czasu pracownika, w przypadku każdej jednej odpowiedzi na korespondencję przychodzącą. ChatGPT jest elastyczny i może dostosować się do indywidualnych potrzeb i wymagań firmy, co zapewnia spójność i profesjonalizm w procesie korespondencji.
Dotychczas wykorzystywane chatboty są w stanie szybko i efektywnie odpowiadać na pytania klientów oraz wykonywać proste zadania, takie jak przyjmowanie zamówień czy planowanie spotkań. Jednak mają one znacznie bardziej ograniczoną bazę danych. Natomiast baza danych ChatGPT zawiera m.in. artykuły, książki, strony internetowe, artykuły naukowe oraz wiele innych źródeł tekstowych. Co więcej, baza danych czatu jest stale aktualizowana i powiększana o nowe źródła tekstowe. Dzięki temu ChatGPT jest bardzo wszechstronnym narzędziem, z którym ciężko konkurować innym chatbotom.
Proces obsługi korespondencji z pomocą ChatGPT w JobRouter
JobRouter jest jednym z systemów, który już może wykorzystać ChatGPT w optymalizacji procesu obiegu korespondencji. Korzyści z tej integracji, to nie tylko zaoszczędzony czas pracowników, ale również zwiększona efektywność pracy oraz zredukowane koszty.
Na czym polega udział ChatGPT w procesie korespondencji w systemie JobRouter?
- Proces w systemie rozpoczyna się po otrzymaniu wiadomości lub pisma.
- Użytkownik systemu będący adresatem korespondencji określa potrzebę przygotowania odpowiedzi. W kolejnym kroku użytkownik musi opisać w kilku słowach przekaz planowanej odpowiedzi.
- Na podstawie otrzymanej korespondencji oraz opisu dostarczonego przez użytkownika, ChatGPT opracowuje szkic odpowiedzi. Następnie, z wykorzystaniem modułu systemu JobRouter – JobPDF, system JobRouter przygotowuje treść dokumentu w oparciu o firmowy szablon MS Word, z numerem sprawy oraz szatą graficzną.
- Dzięki modułowi JobLinkForOffice użytkownik otrzymuje zadanie przygotowania odpowiedzi w systemie JobRouter, z przygotowanym wzorem dokumentu. W tym momencie użytkownik może wprowadzić ewentualne zmiany i wysłać przygotowaną przez ChatGPT odpowiedź.
Dokąd zmierza AI w optymalizacji procesów?
Sztuczna inteligencja ma także ogromny potencjał w innych obszarach procesów biznesowych, takich jak optymalizacja procesów produkcji, logistyki i sprzedaży. ChatGPT może zostać w przyszłości wykorzystany nie tylko do przygotowania odpowiedzi na korespondencję, ale również do analizy danych i generowania raportów, co może znacznie usprawnić również wiele innych procesów.
W niedalekiej przyszłości wyobrażamy sobie workflow, gdzie sztuczna inteligencja będzie wspierać w podejmowaniu lub sugerowaniu i formułowaniu decyzji. Pamiętajmy, że już teraz SI to zwinny asystent dostępny 24h/dobę wyposażony w bazę wiedzy dostępnej w całej organizacji oraz źródłach zewnętrznych.
