Elektroniczny obieg dokumentów w firmie. Co na to prawo?
Elektroniczny obieg dokumentów jest istotnym obszarem nowoczesnego biznesu. Przechowywanie dokumentacji firmowej w określony ustawowo sposób jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. Przepisy regulujące sposób archiwizowania dokumentów przez firmy są coraz bardziej przyjazne dla osób prowadzących biznes. Bieżąca legislacja ma na uwadze cyfrowy postęp i dąży do poziomu nowoczesności kompatybilnego z panującą erą digitalizacji.
Elektroniczny obieg dokumentów
Prawo nakłada na przedsiębiorców obowiązek archiwizowania dokumentów związanych z ich działalnością. Dotychczas jedynym sposobem było przechowywanie tych dokumentów w formie papierowej, jednak postęp technologiczny umożliwia obecnie korzystanie z systemów komputerowych do zarządzania dokumentacją firmową.
Krajowy System e-Faktur (KSeF), czyli elektroniczne fakturowanie, będzie obowiązkowy dla przedsiębiorców od 2026 r.
Dla sprawnego funkcjonowania firmy istotna jest możliwość wprowadzania nowoczesnych form działalności.
Jakie dokumenty można przechowywać elektronicznie zgodnie z prawem, a które muszą być zachowane w formie papierowej?
1 stycznia 2019 roku zaczęła obowiązywać ustawa dotycząca przechowywania dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z jej zapisami, elektroniczna forma akt pracowniczych została uznana za równoważną z papierową. W przypadku pracy zdalnej, posługiwanie się dokumentami w formie elektronicznej jest wręcz konieczne, jeśli pracodawca dysponuje odpowiednimi środkami do ochrony danych osobowych.
Przedsiębiorstwa mogą w formie elektronicznej archiwizować:
- osobowe akta pracownicze
- księgi rachunkowe lub podatkowe
- dowody księgowe – faktury
- kopie dokumentów kasowych
- dokumentacja inwentaryzacyjna
- sprawozdania finansowe
- listy płac
- dokumenty kadrowe – wnioski, dokumenty rekrutacyjne
- systemy ocen, awansów, nagród
- delegacje
- dokumentacja lekarska – zwolnienia, zaświadczenia
Przechowywanie elektroniczne możliwe jest także w przypadku wszystkich kopii dokumentów powstałych oryginalnie w tej formie.
Elektroniczny obieg dokumentów to opłacalna inwestycja
Świadomy przedsiębiorca zdaje sobie sprawę z konieczności podjęcia kroków prowadzących do unowocześniania firmy poprzez elektronizację przeprowadzanych w niej procesów.
Na rynku dostępne są narzędzia oraz infrastruktury dla małych i dużych przedsiębiorstw. Profesjonalny elektroniczny obieg dokumentów, obsługa wirtualnych archiwów, postępowań i systemów pozwala firmom rozwijać się w tempie dostosowanym do wymagań nowoczesnego świata cyfrowego biznesu.
Digitalizacja przedsiębiorstwa przy współpracy ze specjalistyczną firmą obsługującą tego typu procesy gwarantuje poprawne wprowadzenie zmian, mające na względzie spełnienie określonych warunków prawnych, technicznych, czy infrastrukturalnych. Zaświadczone jest również adekwatne zabezpieczenie przed utratą, zniszczeniem, a nawet zgubieniem czy kradzieżą dokumentów.
Racjonalne dopasowanie
Konsultacja z profesjonalnym doradcą może okazać się rozstrzygająca. Wspólne ustalenie wymagań i potrzeb oraz uwzględnienie planów biznesowych przedsiębiorstwa pozwala na zawodowe dopasowanie odpowiedniego narzędzia do wirtualnej obsługi firmy.
Elektroniczny obieg dokumentów a przyszłość
W 2019 roku w życie weszła ustawa regulujące kwestie elektronicznego prowadzenia dokumentacji w firmach. W 2026 roku ma obowiązywać KSeF. Z czasem regulacji uprawnień ułatwiających digitalizację biznesów będzie coraz więcej. Ministerstwo Cyfryzacji tworzy i powołuje do działania dalsze ordynacje.
Zautomatyzowanie procesów przechowywania i obiegu dokumentów doprowadzi do obniżenia kosztów, eliminacji błędów, przyspieszenia procesów, ułatwienia prowadzenia przedsiębiorstwa.
Zmieniające się prawo ma na celu ułatwić firmom dostosowanie się do wymagań cyfrowego świata i ekspresowo rozwijającej się gospodarki globalnej. Ma być motorem napędowym do śmiałego wdrażania koncepcji przemysłu 4.0 i cyfrowych technologii w gospodarce, które są przyszłością świata biznesu.
