Elektroniczny Obieg Korespondencji Wewnętrznej
Znaczącą część biznesu stanowi nieustanny obieg korespondencji, bez względu czy są to dokumenty tekstowe, arkusze kalkulacyjne, e-maile, notatki czy strony internetowe. Wszystkie te pliki stanowią potężne źródło informacji w firmie. Problem pojawia się, gdy dokumenty giną, niezależnie czy z powodu usterki komputera, czy z powodu własnej nieopatrzności. Nieuporządkowane dokumenty lub awarie sprzętu mogą spowodować problem z odnalezieniem ważnej treści. W konsekwencji, uniemożliwienie sklasyfikowania i udostępnienia informacji pracownikom jako zasobu wiedzy.
Jak zwykle wygląda proces korespondencji wewnętrznej w firmie?
Proces korespondencji wewnętrznej w organizacji zazwyczaj wygląda następująco:
- Osoba A chcąc przekazać dokument do osoby B przenosi dane informacje “z biurka na biurko”. Ryzykuje przy tym narażenie dokumentów na czynniki zewnętrzne, takie jak zagubienie wśród innych informacji, a nawet wylanie na dany dokument kawy.
- Osoba A wysyła e-mail do osoby B.
W obu przypadkach istnieje ryzyko zagubienia dokumentu, brak możliwości podglądu statusu sprawy (na przykład, kiedy dokument został przeczytany i przekazany kolejnej osobie) oraz ryzyko braku reakcji adresata na dany e-mail.
Aby uniknąć wymienionych sytuacji i sprawić by praca w firmie była bardziej zorganizowana i efektywniejsza, wiele przedsiębiorców sięga po narzędzia umożliwiające elektroniczny obieg korespondencji wewnętrznej. Elektroniczny obieg dokumentów wymusza odpowiedź od adresata, dodatkowo eliminując ryzyko zagubienia pliku.
Takie możliwości daje system JobRouter, o którym dowiesz się więcej tutaj.
Jak wygląda modelowy proces w Elektronicznym Obiegu Dokumentów?
Na przykład, gdy kierownik działu produkcji zgłasza zapotrzebowanie kierownikowi działu zamówień. Takie pismo jest opatrzone unikalnym numerem kancelaryjnym, opisane ustalonymi parametrami. (Np. przedmiot pisma, data wpływu, osoba kierująca pismo, dział do którego jest skierowane pismo itp.).
Osoba, która otrzymuje dany dokument, może na nie odpowiedzieć, lub przekazać dalej. System nie pozwoli jednak aby adresat o danym pliku zapomniał, dopóki nie podejmie odpowiedniego działania. Z kolei nadawca ma dostęp do pełnego monitoringu przebiegu danej sprawy, a wszystkie osoby zaangażowane w ten proces otrzymują automatyczne powiadomienia o przekroczonych terminach.
Wartym uwagi przykładem, jest komunikacja zarządu z pracownikami. Gdy zarząd wydaje rozporządzenie, dotyczące np. nowej polityki bezpieczeństwa, bądź przekazuje informację o dniu wolnym od pracy, administracja nie ma pewności do kogo ta informacja dotrze i czy zostanie przeczytana. Natomiast, gdy ten sam proces odbędzie się w elektronicznym obiegu korespondencji, administracja uzyska stały wgląd, do tego, kto, kiedy przeczytał daną informację. Ponadto, będzie miała możliwość wysłania przypomnienia do osób, które nie odczytały doręczonej informacji.
Co więcej, aby ułatwić weryfikację i akceptację dokumentów, system obsługuje również podpis elektroniczny, który może zostać dodany do każdego pliku.
System do elektronicznego obiegu dokumentów pozwala również na tworzenie raportów korespondencji z podglądem osób, przez które pismo zostało zaakceptowane.
Rozwiązanie, jakim jest elektroniczny obieg dokumentów, wpłynie pozytywnie na efektywność pracy Twoich pracowników, skrócenie czasu akceptacji dokumentów i stałą kontrolę nad ważnymi sprawami, które są zazwyczaj przekazywane “z ręki do ręki” lub udostępniane większej grupie pracowników.
Elektroniczny obieg korespondencji przyczynia się również do usprawnienia procesów biznesowych, minimalizacji kosztów związanych z drukiem i wysyłką tradycyjnej korespondencji oraz zwiększenia bezpieczeństwa i poufności danych.
Warto podkreślić, że elektroniczny obieg korespondencji nie tylko odnosi się do dokumentów wewnętrznych w firmach, ale również do komunikacji między przedsiębiorstwami, instytucjami publicznymi oraz klientami. Współczesne technologie umożliwiają automatyzację procesów, śledzenie statusu dokumentów i przyspieszenie reakcji na różnego rodzaju zapytania i żądania.
Jako firma z doświadczeniem we wdrażaniu systemów informatycznych i rzeszą zadowolonych klientów, polecamy zapoznanie się z nasza oferta. Przede wszystkim pełnego spersonalizowanych projektów i rekomendacji portfolio. Skontaktuj się z nami poprzez formularz kontaktowy u góry strony lub adres e-mail biuro@e-msi.pl, a my dopasujemy nasze narzędzia do potrzeb Twojej firmy.
