Dyrektywa unijna w zakresie e-faktur w administracji publicznej

Parlament Europejski wraz z Radą przyjęły nową Dyrektywę dot. fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych (2014/55/EU) mającą na celu rozliczanie zamówień publicznych wyłącznie z udziałem e-faktur w standardzie umożliwiającym ich automatyczne przetwarzanie.

Standard ten, ma wejść w życie w 26 listopada 2018, kiedy to każdy zamawiający będzie miał obowiązek posiadania systemu umożliwiającego odbiór i przetwarzanie faktury o standardzie unijnym.

Dlaczego powstała ta dyrektywa?

Dyrektywa powstała w odpowiedzi na problem braku dominującej normy dotyczącej faktur elektronicznych we wszystkich państwach członkowskich. Dzięki ujednoliceniu norm i stworzeniu unijnego standardu możliwe będzie zmniejszenie kosztów operacyjnych i redukcja przeszkód w handlu wewnątrzunijnym. Oprócz unijnego wzoru dokumentu, będą obowiązywać także krajowe standardy faktur.

Na skutek wdrożenia dyrektywy, wszystkie systemy biznesowe, niezależnie od wykorzystywanych technologii, aplikacji i platform, muszą zostać dostosowane do obsługi standardowego dla Unii Europejskiej formatu e-faktury.

Dyrektywa unijna a wprowadzenie jej w Polsce

Polska rozpoczęła przygotowania do przyjęcia Nowej Dyrektywy. Na przygotowanej przez Ministerstwo Rozwoju stronie http://efaktura.gov.pl znajdziemy informacje o szkoleniach prowadzonych przez Instytut Logistyki i Magazynowania dotyczących obsługi e-faktur. Na powyższej platformie, będzie istniała również możliwość korzystania z podstawowych rozwiązań do obsługi e-faktur. Jakkolwiek, zwłaszcza w przypadku średnich i dużych firm, zalecane jest dopasowanie własnego systemu informatycznego do obsługi e-faktur.

Jakie znaczenie dla krajów UE ma wprowadzenie ów Dyrektywy?

Wprowadzenie jej będzie zobowiązywało administrację państwową do przyjmowania od wykonawców zamówień publicznych i koncesjonariuszy faktur w postaci elektronicznej w standardzie umożliwiającym automatyzację procesów przetwarzania danych, takich jak np. księgowanie czy ewidencja podatkowa.

W praktyce oznacza to, iż po wejściu nowych przepisów przedsiębiorcy realizujący zamówienia publiczne będą mogli posługiwać się w komunikacji z administracją ustrukturyzowaną fakturą elektroniczną. Natomiast administracja będzie musiała dostosować swoje systemy IT i wewnętrzne procesy do automatycznej obsługi e-faktur.

Wprowadzone nowe normy mają umożliwić automatyzację procesów przetwarzania danych, takich jak księgowanie czy ewidencja podatkowa. Wiąże się to z oszczędnością czasu, wynikającą z braku konieczności ręcznego przepisywania faktur.

Zmiany są potrzebne, ponieważ:

Będący w powszechnym użyciu w gospodarce PDF, jako format e-faktury, nie spełnia wymogu określonego w Dyrektywie
W UE, w tym także Polsce nie ma rozpowszechnionych, a tym bardziej dominujących standardów e-fakturowania, które spełniałyby wymogi Dyrektywy

Dzięki wprowadzeniu ogólnoeuropejskiego standardu faktury elektronicznej możliwe stanie się rozpowszechnianie i promocja specyfikacji krajowych faktur elektronicznych stosowanych przez dostawców usług elektronicznego fakturowania oraz producentów oprogramowania, spełniających podstawowe wymagania prawne obowiązującego w Polsce.

Pierwszą firmą, która przeszła pozytywną weryfikację KWFEF – Krajowe Wielostronne Forum Elektronicznego Fakturowania, była firma Sage udostępniająca standard e-fakturowania w systemie Symfonia oraz Systemie Zarządzania Forte, a także będąca twórcą i operatorem serwisu internetowego do wymiany e-faktur i innych dokumentów elektronicznych między podmiotami gospodarczymi serwisu miedzyfirmami.pl.

Na chwilę obecną rozwiązań pojawia się więcej, jednym z nich jest nasz nowoczesny system do OCR faktur – IDR, o którym możesz dowiedzieć się więcej tutaj.

Dlaczego PDF nie jest standardowym plikiem e-faktury?

Będący dziś w powszechnym użyciu format e-faktury (zwykły PDF) w myśl Dyrektywy nie może być uznany za standard, ponieważ PDF nie umożliwia systemom informatycznym rozpoznawania zawartych w dokumencie danych takich jak nazwa kontrahenta, przedmiot sprzedaży, kwota netto, VAT, brutto, itd. Standardem zweryfikowanym przez KWFEF jest wzbogacony PDF , w którym obok obrazu dokumentu zawarte są tzw. metadane rozpoznawalne przez systemy finansowo-księgowe i ERP, zarówno po stronie nadawcy jak i odbiorcy faktury. Elementy rozpoznawalne w takim formacie to:

identyfikatory procesu i faktury;
okres, którego faktura dotyczy;
informacje dotyczące sprzedawcy;
informacje dotyczące nabywcy;
informacje dotyczące odbiorcy płatności;
informacje dotyczące przedstawiciela podatkowego sprzedawcy;
odniesienie do umowy;
szczegółowe informacje dotyczące dostawy;
instrukcje dotyczące płatności;
informacje dotyczące kwot uznań lub potrąceń;
informacje dotyczące poszczególnych pozycji faktury;
łączne kwoty faktury;
podział na stawki VAT.

Tego typu dokument można przesyłać podobnie jak zwykły PDF. Użytkownik patrząc na fakturę nie zauważy żadnej różnicy między ,,zwykłym”, a ,,wzbogaconym” PDF.

Kto już zaczął obsługiwać e-faktury?

Pierwszym urzędem w Polsce, który zdecydował się na wdrożenie systemu obsługującego e-faktury zgodne z Dyrektywą, był Urząd Miejski we Wrocławiu. W ubiegłym roku firma e-MSI, wdrożyła tam system EOF- Elektroniczny Obieg Faktur. EOF umożliwia przyjmowanie e-faktur od wykonawców w formacie zgodnym z Dyrektywą. Więcej na temat projektu przeczytasz tutaj.

JobRouter na którym bazuje EOF obsługuje wiele standardów faktur, w tym m.in. formaty wynikające z dyrektywy dot. fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych (2014/55/EU). Sam system ma również możliwość konwersji „zwykłych” faktur (np. skanu papierowej wersji lub pliku PDF) do formatu e-faktur zgodnych z dyrektywą.

Dyrektywa unijna w zakresie e-faktur w administracji publicznej