Obieg faktur wraz z systemem IDR dla HOMANIT

Dla dwóch dynamicznie rozwijających się spółek grupy: Homanit Karlino oraz Homanit Krosno Odrzańskie zespół e-MSI wdrożył system JobRouter workflow, tym samym automatyzując dotychczasowe procesy biznesowe. Platformą JobRouter został objęty proces akceptacji faktur kosztowych i magazynowych. Proces rozpoczyna się od automatycznego pobrania faktur elektronicznych w momencie wysyłania ich przez klientów mailowo lub po zeskanowaniu dokumentu papierowego.

Jednym z elementów wdrożenia był mechanizm IDR (Invoice Data Recognition), który automatycznie znajduje kluczowe dane na skanach faktur i sam umieszcza je w formularzach. Po weryfikacji rozpoznanych danych, system przekazuje fakturę do akceptacji właściwych komórek organizacyjnych.

Ponadto, proces jest zintegrowany z systemem SAP w zakresie wspólnej bazy kontrahentów, zamówień oraz zleceń. Dodatkowo, jeśli istnieją różnice w kwotach pomiędzy zamówieniem i fakturą, system oznacza kolorami takie pozycje. W takiej sytuacji uruchamiane są dodatkowe kroki akceptacji zarządu dla danej faktury.

Po zakończeniu akceptacji system generuje metryczkę faktury z pełnymi danymi, a po weryfikacji przez księgowość faktura jest automatycznie księgowana w systemie SAP.

Poza samym procesem system wyposażono w serię kluczowych raportów.

Podsumowanie wdrożenia:

1. Proces akceptacji faktur

2. 120 użytkowników

3. 6 usług integracyjnych SAP, takich jak:

zapis dokumentów (osobno faktury usługowe bez zamówień i faktury z powiązanym dokumentem zamówienia),
pobieranie słowników (terminy płatności, ośrodki kosztów, numery zleceń, środki trwałe)

4. Automatyczne rozczytywanie faktur (IDR)

5. Kontrola statusu podatnika VAT dla każdego kontrahenta (dla polskich kontrahentów – z usługi udostępnionej przez Ministerstwo Finansów, dla zagranicznych: z usługi VIES)

Korzyści płynące z wdrożenia:

1. Kontrola organizacji faktur i kosztów od momentu położenia na skaner/otrzymania maila

2. Znaczna redukcja czasu procesowania faktury od wpływu do zaksięgowania w SAP

3. Zmniejszenie czasu i kompleksowości pracy przy wprowadzaniu danych do systemu dzięki IDR

4. Pełen monitoring procesu, wąskich gardeł