Automatyzacja procesów do obsługi sieci serwisów samochodów ciężarowych

W 2018 roku e-MSI ukończyło projekt dla Volvo Skrzypa. Zlecenie objęło zautomatyzowanie procesów do obsługi sieci serwisów samochodów ciężarowych VOLVO i Renault w dwóch obszarach działania firmy.

Do zautomatyzowanych procesów w pierwszym obszarze należały:

umawianie na serwis,
wstępna wycena przez kierownika serwisu,
rejestracja przyjazdu samochodu, wyznaczenie mechanika, blacharza oraz elektryka do realizacji poszczególnych zadań,
proces informowania klienta o ewentualnych dodatkowych usterkach i akceptacja klienta,
weryfikacja finalizacji naprawy,
poinformowanie klienta o gotowości pojazdu do odbioru
fakturowanie.

Po wystawieniu faktury w przypadku braku płatności, zautomatyzowane zostały również kroki związane z miękką windykacją.

Natomiast, w drugim obszarze funkcjonowania firmy zautomatyzowany został obieg faktur kosztowych i magazynowych (proces zakupów).

Należały do niego procesy, takie jak:

import faktur z poczty e-mail, skanera i z portalu importerów poprzez API,
OCR – Inteligentne odczytywanie, skanowanie i procesowanie informacji ze zdjęcia faktury,
automatyczne przydzielanie osoby odpowiedzialnej za opis merytoryczny dokumentów,
transfer danych do systemy księgowego Sage Symfonia,
akceptacja faktur do płatności,
automatyczne generowanie plików przelewu,
tworzenie metryczki faktury.

Dodatkowo, system dzięki inteligentnym algorytmom, umożliwił łatwe generowanie raportów na podstawie wybranych filtrów. Na przykład: faktur zakupów i sprzedaży oczekujących na płatność, według typu kosztu, daty, czy NIP.

Wdrożony system został zintegrowany z programem finansowo-księgowym Sage Symfonia.

Rok: 2018