Archiwum dokumentów

Elektroniczne archiwum - efektywność i bezpieczeństwo

Elektroniczne archiwum dokumentów to nowoczesne rozwiązanie, które umożliwia szybki dostęp do potrzebnych dokumentów, zwiększa bezpieczeństwo danych i redukuje koszty. Dzięki integracji z innymi systemami firmowymi eliminuje konieczność wielokrotnego wprowadzania tych samych informacji, co usprawnia pracę i minimalizuje ryzyko utraty dokumentów.

Zaufali nam

Tradycyjne archiwum dokumentów, a bezpieczeństwo?

Archiwum dokumentów elektronicznych — Firmy są zobowiązane archiwizować pewne dokumenty przez czas określony przez poszczególne ustawy. Po upływie terminu przydatności dokumenty można poddać utylizacji, ale gdzie je przechowywać przez te kilka lat?

Większość firm korzysta z tradycyjnego archiwum dokumentów — dokumenty są najpierw wkładane w koszulki, teczki, czy segregatory i pudełka. Następnie są umieszczane na półkach w pomieszczeniu przeznaczonym na archiwum. Na początku może być to przestrzeń biura. Jakkolwiek wraz ze wzrostem organizacji i długością jej działalności, dana przestrzeń może okazać się niewystarczająca. Zewnętrzne archiwa często mieszczą się w lokalizacjach daleko od siedziby firmy. Oznacza to, że potrzeba dotarcia do danego dokumentu łączy się z utratą wielu godzin na dojazd i poszukiwania. Jest to proces nie tylko kosztowny, ale też stresujący i męczący dla pracownika.

Kolejną kwestią jest bezpieczeństwo dokumentów w zewnętrznym archiwum. Dokumenty przechowywane wyłącznie w ten sposób nie posiadają swojej kopii, ponieważ wiązałoby się to z potrzebą wynajęcia kolejnej przestrzeni. Jeśli jednak dokument w archiwum ulegnie uszkodzeniu lub – co gorsza – zagubieniu, wtedy istnieje ryzyko, iż zainteresuje się tym kontrola skarbowa. Nieszczęśliwe wydarzenia potrafią zaskoczyć i może być to rozlana na dokument kawa, a może nawet zalanie pomieszczenia archiwum lub pożar. Jak zabezpieczyć się przed takimi sytuacjami a tym samym ułatwić wyszukiwanie i segregację dokumentów?

Elektroniczne archiwum dokumentów — czy się opłaca?

Dwa pierwsze pytania, które słyszymy podczas rozmów z klientami to „Co to jest elektroniczne archiwum dokumentów?” i „W jakim celu mielibyśmy je zastosować?”. Niestety, nadal istnieje przekonanie, że praca z dokumentem w formie papierowej nie stanowi ani problemu, ani zbyt dużej utraty czasu i pieniędzy. Wynika to z faktu, że bardzo trudno jest jednoznacznie określić, jak duże oszczędności osiąga się po wprowadzeniu elektronicznego archiwum. Zależy to od wielu czynników, które różnią się w każdej firmie. Na przykład: ilości dokumentów, ilości osób i działów oraz które działy są zaangażowane w pracę z dokumentacją i ewentualnym workflow (obiegiem dokumentów i zadań), fakt czy e-archiwum jest wzbogacone o elektroniczny obieg dokumentów i zadań, czy nie itp.

Aby rozwiać te wątpliwości, należy dowiedzieć się, w jaki sposób elektroniczne archiwum dokumentów może zmienić działanie w Państwa firmie. Następnie skupić się na konkretnych obszarach organizacji i przeanalizować jak wiele czasu i pieniędzy wypływa z firmy zupełnie niepotrzebnie.

Dostęp do dokumentu

Głównym zadaniem elektronicznego archiwum jest umożliwienie szybkiego dostępu do potrzebnego dokumentu. Niezależnie czy był on wprowadzony do archiwum wczoraj, czy 10 lat temu, dotarcie do niego powinno zająć kilka do kilkunastu sekund. Podgląd dokumentu powinien być dostępny nie tylko w samym systemie e-archiwum, ale także z poziomu innych programów. Np. dział księgowy sprawdzając kolejne pozycje faktur w systemie finansowo-księgowym (F-K), powinien mieć dodatkowy przycisk, którym wyświetli skan faktury. Przycisk ten pozwala na połączenie systemu finansowo-księgowego z elektronicznym archiwum.

Dzięki temu skan faktury może zostać bezpośrednio wyświetlony z poziomu systemu F-K. Poza dotarciem do pojedynczego dokumentu elektroniczne archiwum pomaga w weryfikacji czy posiadamy komplet niezbędnych dokumentów w ramach danej sprawy. Przy rekrutacji nowego pracownika komplet dokumentów do wypełnienia przez zrekrutowaną osobę może być wyświetlony za pomocą dwóch kliknięć. Następnie dostarczony mailem lub udostępniony jako zadanie za pomocą elektronicznego obiegu zadań.

Nie powielaj pracy – szkoda czasu!

Kolejnym zadaniem elektronicznego archiwum dokumentów jest eliminacja powielanych czynności przez pracowników różnych działów firmy. Faktura w formie papierowej zostaje najpierw wprowadzona w magazynie oraz w księgowości. Następnie jest odpowiednio opisana, by na końcu na jej podstawie po raz kolejny został wypełniony przelew do kontrahenta za zakupiony towar. To aż trzykrotne wprowadzenie tych samych informacji do różnych systemów. Podobny proces zachodzi w przypadku korespondencji. Reklamacja trafiająca do firmy jest wprowadzana do dziennika korespondencji, następnie trafia do działu obsługi klienta, gdzie jest odnotowywana w systemie CRM po uprzednim odszukaniu konta klienta. W ostatnim etapie odpowiedź zostaje stworzona na podstawie odszukanych parametrów (zamówienia, wydania z magazynu, faktury, listu przewozowego etc.). Wszystkie te dane znajdują się w formie papierowej w różnych działach firmy. Załatwienie jednej sprawy jest więc bardzo czasochłonne.

Elektroniczne archiwum dokumentów umożliwia wprowadzenie reklamacji lub faktury do systemu i automatyczne przesłanie danych do pozostałych systemów używanych w firmie, aby nie musiały być ponownie w nich opisywane. Pracownicy działu obsługi klienta nie muszą już biegać po firmie w poszukiwaniu poszczególnych dokumentów. Przeciwnie, sprawnie je odszukają w elektronicznym archiwum i odpowiadają w formie korespondencji, która automatycznie zostaje zaimportowana do książki nadawczej.

Archiwum dokumentów — Opłaca się!

Powyższy przykład ujawnia nam kolejne 2 zalety elektronicznego archiwum dokumentów. Wprowadzane dokumenty do systemu są dostępne nie tylko dla samej osoby wprowadzającej (np. księgowej czy logistyka), ale dla wszystkich pozostałych działów uprawnionych do tych dokumentów ze względu na pełnione funkcje w firmie. Dokumenty zarchiwizowane elektronicznie nie giną, nie zawieruszają się na czyimś biurku, nie są wypożyczane przez pracowników. (Przez co inni nie mają do nich dostępu). Znacznie przeważa to nad argumentem: „I co? Mamy tak każdy dokument opisywać? Czy wie Pan, ile to zajmie czasu?”. Moja odpowiedź zawsze jest taka sama: „Na pewno jest to mniej czasu, niż reszta firmy traci na odszukanie tego dokumentu za każdym razem, kiedy go potrzebują”.

Elektroniczne archiwum sprawia, że dokumenty są na każde zawołanie, bez względu na to, czy pracownik jest w firmie, czy poza nią. Osoby pracujące zdalnie, jeżdżące w delegacje doskonale wiedzą, jaka to częstotliwość i ile tematów należy odłożyć na tzw. później, bo tu i teraz nie ma potrzebnego dokumentu czy danych. Ten powrót do sprawy w późniejszym czasie zabiera o wiele więcej czasu i trudu niż załatwienie sprawy na bieżąco.

Archiwum dokumentów może być magazynem na wzory dokumentów, na dokumenty opracowywane (nawet przez kilku pracowników naraz, ponieważ pozwala na współdzielenie dokumentu podczas jego edycji), czy dokumenty, które są zatwierdzane elektronicznie (wówczas stosuje się określenie podpisu elektronicznego). Co istotne, archiwizuje się również dokumenty podpisane w wersji papierowej i zeskanowane. W jaki celu? By nie tracić czasu na podejście do regału czy sejfu i przeszukiwanie przepastnych segregatorów. Nawet jeśli regał jest blisko, tracimy na to, co najmniej 5 min. Za każdym razem! Nie wspominając o tym, że te wszystkie dokumenty kurzą się i zabierają sporo miejsca. Proponujemy zatem szybkie i skuteczne rozwiązanie –- elektroniczne archiwum dokumentów.

Co zrobić z oryginałami dokumentów?

Co się stanie z oryginałami dokumentów w wersji papierowej, zależy od decyzji zarządu. Zdecydowana większość firm decyduje się na przechowywanie oryginalnych kopii po wprowadzeniu ich do systemu.
Po zeskanowaniu i wcześniejszym oklejeniu dokumentów kodami kreskowymi umieszcza się je w kartonach (tak zwanych składach). Następnie kartony opisuje się początkowym i końcowym numerem kodu kreskowego. Część organizacji dzieli dokumenty na kartony zgodnie z typem dokumentu – np. prowadzi osobny skład dla faktur. W systemie istnieje możliwość umieszczenia informacji w jakim kartonie, na jakiej półce i w jakim pokoju znajduje się dokument. Służy to po to, aby po wyszukaniu wersji elektronicznej w systemie można było łatwo uzyskać informację dotyczącą lokalizacji fizycznej oryginalnej wersji danego dokumentu.

Dzięki elektronicznemu archiwum wprowadzone dokumenty nie muszą być przechowywane w lokalizacji znajdującej się w pobliżu firmy. Co więcej, z braku potrzeby regularnego przeszukiwania archiwum, istnieje możliwość skorzystania z usług firmy zewnętrznej zajmującej się zapewnianiem pomieszczeń do archiwizacji dokumentów. Warto również wiedzieć, że istnieją firmy, które wspierają usługą w ekspresowym skanowaniu i opisywaniu dokumentów w e-archiwum zgodnie z wymaganiami firmy.

Jakkolwiek zniszczenie dokumentów i po uprzednim wprowadzeniu do systemu również jest możliwe.

Jaki system do archiwum wybrać, aby nie przepłacić?

Przy wyborze systemu do archiwum dokumentów, należy się zastanowić nad planami i przyszłym rozwojem organizacji. Czy system do zarządzania dokumentacją wystarczy? Rozwijającym się firmom, często polecane jest dobieranie różnych systemów dla każdego z działów firmy zależnie od branży, ponieważ dane procesy są „specyficzne” czy to dla działu sprzedaży, marketingu, produkcji, czy HR. W przypadku archiwum dokumentów również łatwo można się spotkać z propozycją zakupu dedykowanego systemu.

Zastanówmy się jednak czy zakup kilku systemów i wynikający z tego częsty brak możliwości integracji między nimi, jak również potrzeba i koszt szkolenia pracowników z obsługi kolejnego oprogramowania, są warte swojej ceny? Na myśl przychodzi do głowy pomysł, aby wszystkie procesy zamknąć w jednym systemie. Zarówno obieg dokumentów, elektroniczne archiwum, które są zazwyczaj pierwszymi krokami w drodze do pełnej automatyzacji firmy, jak i inne procesy w niej występujące. W systemach typu workflow możliwe jest zamknięcie wszystkiego w jednym systemie. Mogłoby się wydawać, że takie rozwiązanie jest bardzo drogie, jakkolwiek jego cena i funkcjonalność jest dopasowana do obecnych potrzeb firmy, a poszczególne moduły mogą być dokupione w dowolnym momencie. Tak samo, jak procesy, które z łatwością mogą być dodawane i edytowane przez przeszkolonych pracowników firmy, która zdecydowała się na zakup systemu. Takim systemem jest JobRouter®.

Aby dowiedzieć się więcej o systemie workflow i elektronicznym archiwum dokumentów zapraszamy do kontaktu z zespołem naszych ekspertów, którzy doradzą i dobiorą najlepsze rozwiązanie dla potrzeb Państwa firmy, oferując przy tym darmową prezentację wersji pilotażowej systemu.