OCR für Rechnungen

Invoice Data Recognition ist ein System zur Automatisierung der Datenübernahme und -überschreibung anhand der Rechnungsdarstellung.

Das System wurde so ausgelegt, dass die auf der Rechnungen stehenden Daten nicht mehr manuell in ein Buchhaltungs- bzw. Workflowsystem überschrieben werden müssen. Egal, ob das Überschreiben durch Sekretariat oder Buchhaltung gemacht werden muss, wird dafür jeweils die Arbeitszeit beansprucht, welche wiederum mit entsprechend viel Kosten verbunden ist. Erreicht die Menge von Rechnungen mehrere Hundert pro Monat, sind die Kosten im ganzen Unternehmen spürbar.

Durch die OCR-Technologie in Verbindung mit intelligenten Algorithmen für Datenüberschreibung lassen sich diese Aufwendungen auf ein Minimum reduzieren.

WIE FUNKTIONIERT OCR FÜR RECHNUNGEN?

  • OCR-Engine (Optical Character Recognition) verwandelt ein Bid (generiertes PDF oder Scan) in den Text.
  • Die Verwandlung ist vorerst der erste Schritt. Die Daten müssen zunächst in ein Buchhaltungs- oder Rechnungslaufsystem übertragen werden, wo sie dann in entsprechende Felder einzufügen sind.
  • Die IDR- Algorithmen suchen in den erkannten Sachverhalten nach den Schlüssel- und Kontextwörtern, wie z.B. USt-IdNr., Rechnungsnummer, Netto- bzw. Bruttobetrag, Positionsnummer oder Datum.
  • Anschließend werden gewünschte Daten nach diesem Muster geortet. Die Inhalte rund um die Schlüsselwörter weisen den höchsten Wahrscheinlichkeitsgrad in Bezug auf ihre Korrektheit auf.
  • Jede abgelesene Rechnung trägt zur Bildung des Wahrscheinlichkeitsnetzes bei, die für Findung entsprechender Begriffe verantwortlich ist
  • Sind die Schlüsselwörter unlesbar, verwendet IDR historische Wahrscheinlichkeitsnetze, indem versucht wird, eine manuelle Datenüberschreibung zu vermeiden.
  • Da IDR mit beliebigem ERP-System integrierbar ist, besteht der Zugriff auf die Kundendatenbank, um mögliche Datenmängel abzudecken.
  • Die aus der Kunden- oder Auftragsdatenbank bezogenen Daten können zur Überprüfung der Zahlungsdaten unter Berücksichtigung möglicher Änderungen eingesetzt werden.
  • Alle vorausgehenden Operationen erfolgen automatisch. Erst auf dieser Stufe sind die Daten durch den Benutzer zu überprüfen.
  • Benutzer bekommt ein Formular angezeigt, welches durch den Administrator erstellt wurde. Die Daten im Formular werden systemseitig nach dem höchsten Wahrscheinlichkeitsgrad der Übereinstimmung ergänzt. Benutzer soll die Daten überprüfen und bestätigen.
  • Benutzer markiert die Daten und die auszufüllenden Felder auf der Rechnung, die durch das System nicht erkannt wurden. Der Vorgang ist einfach und intuitiv

VORTEILE

Durch Verbindung von OCR und Workflowsystem werden neue Spielräume hinsichtlich der Informationsflussverwaltung erschlossen:

  • Digitaler Dokumentenumlauf – durch Umstellung vom Papier auf die elektronisch bearbeiteten Daten können Freigabeprozesse innerhalb des Datenworkflowsystems digital stattfinden. Papier muss nicht mehr durch das ganze Unternehmen rotieren. Die Freigabe von digitalen Unterlagen oder einzelnen Positionen auf der Rechnung kann parallel ablaufen, wodurch die buchmäßige Erfassung von Rechnungen schneller läuft.
  • Kostenfreigabe – automatisierter Freigabevorgang anhand der Daten in der Unterlage und der Bestelldatenbank.
  • Berichterstattung – erweiterte Finanzberichte, die in Echtzeit erstellt werden; durch Integration der Daten aus dem Buchhaltungssystem und der Daten innerhalb des Freigabeprozesses wird das Liquiditätsbild unter Berücksichtigung noch nicht verbuchter Kosten vermittelt.

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