Der Rechnungs- und Schriftverkehr funktioniert im Unternehmen jeder Größe. JobRouter-System ermöglicht eine individuelle Prozessanpassung und schnelle Automatisierung.

Die Zeit der Implementierung von IT-Lösungen wie digitaler Dokumentenworkflow ist unter jetzigen volkswirtschaftlichen Umständen von zentraler Bedeutung. Daher stellen wir Ihnen das fertige Mustermodell für den Rechnungs-, Vertrags- und Schriftverkehr bereit.

Der Prozess wird über Cloud abgewickelt und die Anlaufphase dauert nur einen Tag.

JobRouter Abonnement umfasst:

• Eingehende Post mit Unterscheidung von Rechnungen, Verträgen und sonstigen Dokumenten.
• Freigabeprozess von Rechnungen zur Kostenzusammenstellung, OCR-Automatik, Kundendatenbank, Erstellen von Dateien mit dem Überweisungsauftrag
• Erfassen von eingehender Post
• Digitale Dokumentenarchivierung
• Berichterstattung

Vorteile für Klein- und Mittelunternehmen:

• Schnellere Freigabe und Erfassen von Rechnungen
• Durch OCR-Funktion müssen die Daten aus der Rechnung nicht mehr manuell ins System übertragen werden
• Kosten im Zusammenhang mit Dokumentenumlauf werden reduziert

• Durch Prozessdigitalisierung wird Ihr Geschäft auf die Fernarbeit vorbereitet sein
• Online-Zugriff auf Unternehmensdokumentation
• Autorisierte Einsicht in alle im Netz archivierten Dokumente von jedem Ort

• Einfacher Zugriff auf die Software über Browser
• Nutzerfreundliche Schnittstelle
• Berichterstattung anhand der bearbeiteten Dokumente

• JobRouter kann sowohl über Cloud, als auch Firmenserver abgewickelt werden
• Mit anderen Systemen integrierbar

Wie funktioniert JobRouter Abonnement?

JobRouter-Mustermodell ist das zur Verfügung stehende Tool, das Prozesse für Geschäfte jeder Art umfassen kann. Die Prozesse können auf Ihre Bedürfnisse angepasst werden, aber die Lizenz ist auf die Bearbeitung von Rechnungen, Verträgen und Korrespondenz eingeschränkt. Im Laufe der Entwicklung Ihres Geschäfts kann die Lizenz und dadurch die Form unserer Zusammenarbeit geändert werden. Wir werden die erforderlichen Änderungen durchführen und an Ihre aktuellen Bedürfnisse anpassen.

JobRouter Abonnement kann bis zu 300 Mitarbeiter umfassen.

Was sind automatisierte Prozesse?

1. Rechnungslauf

• Die Rechnung wird als PDF-Datei durch den Kunden oder direkt vom Scanner an die mit der JobRouter integrierte E-Mail-Adresse geschickt.
• Auch die Barcodes können eingesetzt werden; ein umfangreiches Dokumenten-Input wird in einzelne Unterlagen eingeteilt
• Nachdem der Benutzer im System eingeloggt wurde, empfängt er die Rechnung auf seiner Post und trägt dieses Dokument ins System ein.
• Die Rechnung wird mittels OCR bearbeitet und die Daten abgelesen. Es erfolgt die automatische Eingabe in Systemfelder, wo die Daten durch den Benutzer überprüft und bei Bedarf korrigiert werden.
• OCR bietet eine intelligente Lösung mit lernenden Algorithmen. Das bedeutet, dass bei der Vornahme jeweiliger Korrekturen die Korrektheitswahrscheinlichkeit des nächsten Inhaltserkennungsvorgangs höher sein wird, wenn die Rechnung von dem gleichen Empfänger kommt.
• Wenn die Rechnung ins System eingetragen werden soll, wird sie einem Bearbeiter zugeordnet, der sie inhaltlich beschreibt.
• Der Bearbeiter bekommt gleich per System-Post die Aufgabe zugeteilt.
• In der Beschreibung der Rechnung wird der Zuständige angegeben, der für die Freigabe verantwortlich ist. Anschließend wird die Rechnung an diesen Zuständigen weitergeleitet.
• Die Rechnung wird freigegeben oder zurückgenommen, indem es darauf hingewiesen wird, die Korrekturen durch die vorherigen Bearbeitungsstufen vorzunehmen.
• Nach Freigabe geht die Rechnung in die Buchhaltung. Die Daten können auch nach Buchhaltungssystem exportiert werden.
• Es werden systemseitig Dateien mit dem Online-Überweisungsauftrag erstellt, wodurch die Daten nicht überschrieben werden müssen.
• Wurde die Rechnung buchmäßig erfasst, wird sie entsprechend gekennzeichnet und ans Archiv gesendet.
• Die Software wurde dafür rechtstechnisch ausgelegt, die Rechnungen langfristig in elektronischer Form zu speichern.

2. Vertragsworkflow

• Hier verhält sich die Sache genauso wie bei der Rechnungsbearbeitung: der Vertrag geht bei der System-Post ein.
• Um das Dokument ins System einzugeben, wird zuerst dessen Art angewählt.
• Nachdem das Dokument beschrieben wurde, wird dieses dem zuständigen Unterzeichner zugeordnet.
• Der Zuständige bekommt den Bearbeitungsauftrag auf seinem Nutzer-Konto.
• Der freigegebene Vertrag geht ans digitale Archiv.

So wird der Vertragsworkflow nur an zwei Personen verteilt, ohne die Rechtskanzlei zu belasten. 

3. Erfassen von Ein- und Ausgangsnachrichten

• Bei der Beschreibung werden Angaben des Geschäftspartners, das Datum und der Zuständige angegeben.
• Dabei kann die Kopie in einer beliebigen Form, z.B. Scan bzw. Bild, beigelegt werden.
• Der Nutzer wählt die Person, die systemseitig zu benachrichtigen ist, wenn die Eingangsnachricht erfasst wird.
• Diese Angaben gehen dann ins digitale Archiv.
• Das System erstellt automatisch die Korrespondenzhistorie.

4. Berichterstattung

• Der autorisierte Nutzer kann anhand von bearbeiteten Dokumenten Berichte erstellen. 

Berichte enthalten folgende Informationen:

• Der aktuelle Rechnungslauf und die Zahlungen inkl. Rechnungen, die noch nicht erfasst wurden
• Die Anzahl laufender Bearbeitungsprozesse
• Informationen zu den eingegebenen und unterschriebenen Verträgen
• Informationen zu der erfassten Eingangskorrespondenz
• Bearbeitungszeit beim jeweiligen Mitarbeiter

Wie viel kostet JobRouter Abonnement?

Das vollständige Funktionsset JobRouter Abonnement, welches oben aufgeführt wurde, ist im Rahmen des monatlichen Abonnements verfügbar. Beim langfristigen Vertrag beginnt der Preis ab XXXX EUR monatlich.

Warum JobRouter?

JobRouter gehört zu der Low-Code-Plattform, welche von mehr als 100 Unternehmern weltweit benutzt wird. JobRouter AG ist ein deutsches Unternehmen, in dem die

JobRouter-Umgebung im Jahre 2003 entstanden ist. Seitdem hat sich ein Partnernetzwerk entwickelt, welches JobRouter vertreibt. e-MSI ist der zertifizierte Premium Partner und der führende JobRouter-Anbieter in Polen. Es ist unser Anliegen, die Wünsche unserer Kunden zu nach bestem Wissen und Gewissen erfüllen. Daher wird die JoubRouter-Plattform ständig weiter entwickelt. Um unser Angebot den Kleinunternehmen leicht zugänglich zu machen, wird JobRouter im Rahmen des monatlichen Abonnements angeboten. Die Prozessautomatisierung und Suche nach den besten IT-Lösungen sind unsere große Leidenschaft. Wir wissen um die Wirkung der Informatisierung auf die Wirtschaft und verstehen, welche Bedürfnisse im Zusammenhang mit der Digitalisierung unterschiedlicher Branchen bestehen. Wir wollen uns als Unternehmen ständig entwickeln und kommen den Wünschen unseres wachsendenden Kundenkreises entgegen.

Testen Sie schon jetzt die beschriebenen Prozesse kostenlos als Demo-Version!

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