Der Rechnungs- und
Schriftverkehr funktioniert im Unternehmen jeder Größe. JobRouter-System
ermöglicht eine individuelle Prozessanpassung und schnelle Automatisierung.
Die Zeit der
Implementierung von IT-Lösungen wie digitaler Dokumentenworkflow ist unter
jetzigen volkswirtschaftlichen Umständen von zentraler Bedeutung. Daher stellen
wir Ihnen das fertige Mustermodell für den Rechnungs-, Vertrags- und
Schriftverkehr bereit.
Der Prozess wird über
Cloud abgewickelt und die Anlaufphase dauert nur einen Tag.
JobRouter Abonnement umfasst:
Eingehende Post
mit Unterscheidung von Rechnungen, Verträgen und sonstigen Dokumenten.
Freigabeprozess
von Rechnungen zur Kostenzusammenstellung, OCR-Automatik, Kundendatenbank,
Erstellen von Dateien mit dem Überweisungsauftrag
Erfassen von eingehender Post
Digitale Dokumentenarchivierung
Berichterstattung
Vorteile für Klein- und Mittelunternehmen:
Schnellere Freigabe und Erfassen von Rechnungen
Durch OCR-Funktion müssen die Daten aus der Rechnung nicht mehr manuell ins System übertragen werden
Kosten im Zusammenhang mit Dokumentenumlauf werden reduziert
Durch Prozessdigitalisierung wird Ihr Geschäft auf die Fernarbeit vorbereitet sein
Online-Zugriff auf Unternehmensdokumentation
Autorisierte Einsicht in alle im Netz archivierten Dokumente von jedem Ort
Einfacher Zugriff auf die Software über Browser
Nutzerfreundliche Schnittstelle
Berichterstattung anhand der bearbeiteten Dokumente
JobRouter kann sowohl über Cloud, als auch Firmenserver abgewickelt werden
Mit anderen Systemen integrierbar
Wie
funktioniert JobRouter Abonnement?
JobRouter-Mustermodell
ist das zur Verfügung stehende Tool, das Prozesse für Geschäfte jeder Art
umfassen kann. Die Prozesse können auf Ihre Bedürfnisse angepasst werden, aber
die Lizenz ist auf die Bearbeitung von Rechnungen, Verträgen und Korrespondenz
eingeschränkt. Im Laufe der Entwicklung Ihres Geschäfts kann die Lizenz und
dadurch die Form unserer Zusammenarbeit geändert werden. Wir werden die
erforderlichen Änderungen durchführen und an Ihre aktuellen Bedürfnisse
anpassen.
JobRouter Abonnement kann
bis zu 300 Mitarbeiter umfassen.
Was sind automatisierte Prozesse?
1. Rechnungslauf
Die Rechnung wird
als PDF-Datei durch den Kunden oder direkt vom Scanner an die mit der
JobRouter integrierte E-Mail-Adresse geschickt.
Auch die Barcodes
können eingesetzt werden; ein umfangreiches Dokumenten-Input wird in
einzelne Unterlagen eingeteilt
Nachdem der
Benutzer im System eingeloggt wurde, empfängt er die Rechnung auf seiner
Post und trägt dieses Dokument ins System ein.
Die Rechnung wird
mittels OCR bearbeitet und die Daten abgelesen. Es erfolgt die
automatische Eingabe in Systemfelder, wo die Daten durch den Benutzer
überprüft und bei Bedarf korrigiert werden.
OCR bietet eine intelligente Lösung mit lernenden
Algorithmen. Das bedeutet, dass bei der Vornahme jeweiliger Korrekturen
die Korrektheitswahrscheinlichkeit des nächsten Inhaltserkennungsvorgangs
höher sein wird, wenn die Rechnung von dem gleichen Empfänger kommt.
Wenn die Rechnung
ins System eingetragen werden soll, wird sie einem Bearbeiter zugeordnet,
der sie inhaltlich beschreibt.
Der Bearbeiter bekommt
gleich per System-Post die Aufgabe zugeteilt.
In der
Beschreibung der Rechnung wird der Zuständige angegeben, der für die
Freigabe verantwortlich ist. Anschließend wird die Rechnung an diesen
Zuständigen weitergeleitet.
Die Rechnung wird
freigegeben oder zurückgenommen, indem es darauf hingewiesen wird, die
Korrekturen durch die vorherigen Bearbeitungsstufen vorzunehmen.
Nach Freigabe geht
die Rechnung in die Buchhaltung. Die Daten können auch nach
Buchhaltungssystem exportiert werden.
Es werden
systemseitig Dateien mit dem Online-Überweisungsauftrag erstellt, wodurch
die Daten nicht überschrieben werden müssen.
Wurde die Rechnung
buchmäßig erfasst, wird sie entsprechend gekennzeichnet und ans Archiv
gesendet.
Die Software wurde
dafür rechtstechnisch ausgelegt, die Rechnungen langfristig in
elektronischer Form zu speichern.
2.
Vertragsworkflow
Hier verhält sich
die Sache genauso wie bei der Rechnungsbearbeitung: der Vertrag geht bei
der System-Post ein.
Um das Dokument
ins System einzugeben, wird zuerst dessen Art angewählt.
Nachdem das
Dokument beschrieben wurde, wird dieses dem zuständigen Unterzeichner
zugeordnet.
Der Zuständige
bekommt den Bearbeitungsauftrag auf seinem Nutzer-Konto.
Der freigegebene
Vertrag geht ans digitale Archiv.
So wird der
Vertragsworkflow nur an zwei Personen verteilt, ohne die Rechtskanzlei zu
belasten.
3. Erfassen
von Ein- und Ausgangsnachrichten
Bei der
Beschreibung werden Angaben des Geschäftspartners, das Datum und der
Zuständige angegeben.
Dabei kann die Kopie
in einer beliebigen Form, z.B. Scan bzw. Bild, beigelegt werden.
Der Nutzer wählt
die Person, die systemseitig zu benachrichtigen ist, wenn die
Eingangsnachricht erfasst wird.
Diese Angaben
gehen dann ins digitale Archiv.
Das System
erstellt automatisch die Korrespondenzhistorie.
4.
Berichterstattung
Der autorisierte
Nutzer kann anhand von bearbeiteten Dokumenten Berichte erstellen.
Berichte enthalten folgende Informationen:
Der aktuelle
Rechnungslauf und die Zahlungen inkl. Rechnungen, die noch nicht erfasst
wurden
Die Anzahl laufender Bearbeitungsprozesse
Informationen zu
den eingegebenen und unterschriebenen Verträgen
Informationen zu der erfassten
Eingangskorrespondenz
Bearbeitungszeit beim jeweiligen
Mitarbeiter
Wie viel
kostet JobRouter Abonnement?
Das vollständige
Funktionsset JobRouter Abonnement, welches oben aufgeführt wurde, ist im Rahmen
des monatlichen Abonnements verfügbar. Beim langfristigen Vertrag beginnt der
Preis ab XXXX EUR monatlich.
Warum JobRouter?
JobRouter gehört zu der Low-Code-Plattform, welche von mehr als 100
Unternehmern weltweit benutzt wird. JobRouter AG ist ein deutsches Unternehmen,
in dem die
JobRouter-Umgebung im Jahre 2003 entstanden ist. Seitdem hat sich ein
Partnernetzwerk entwickelt, welches JobRouter vertreibt. e-MSI ist der
zertifizierte Premium Partner und der führende JobRouter-Anbieter in Polen. Es
ist unser Anliegen, die Wünsche unserer Kunden zu nach bestem Wissen und
Gewissen erfüllen. Daher wird die JoubRouter-Plattform ständig weiter
entwickelt. Um unser Angebot den Kleinunternehmen leicht zugänglich zu machen,
wird JobRouter im Rahmen des monatlichen Abonnements angeboten. Die
Prozessautomatisierung und Suche nach den besten IT-Lösungen sind unsere große
Leidenschaft. Wir wissen um die Wirkung der Informatisierung auf die Wirtschaft
und verstehen, welche Bedürfnisse im Zusammenhang mit der Digitalisierung unterschiedlicher
Branchen bestehen. Wir wollen uns als Unternehmen ständig entwickeln und kommen
den Wünschen unseres wachsendenden Kundenkreises entgegen.
Testen Sie schon jetzt
die beschriebenen Prozesse kostenlos als Demo-Version!
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Czym jeszcze się zajmujemy?Systemy IT
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